Образец приказа об изменении штатного расписания

Пример приказа об утверждении штатного расписания

Штатное расписание составляется на конкретную дату, которой обычно являются первые числа начала года. Документ вводится в действие распорядительной документацией, в которой должны быть отражены основные его положения. В штатное расписание следует своевременно вносить изменения по мере необходимости, связанной с изменениями в производстве, обусловленными увеличением объёмов работ, корректировкой структуры предприятия, или величины составляющих элементов оплаты труда.

Что такое штатное расписание

Штатное расписание является документом, отражающим структуру формирования штата наёмных работников, осуществляющих реализацию производственной деятельности на предприятии.

В нём также регламентируется численность сотрудников, с указанием наименования занимаемой должности или профессии, а также информации о должностных окладах, на основании которых формируется фонд оплаты труда субъекта предпринимательской деятельности. Трудовое законодательство не обязует работодателей составлять документ, однако Правительственные Постановления относят его к категории первичной учётной документации, которая должна присутствовать у каждого субъекта хозяйствования любой формы собственности, при условии использования наёмного труда.

Порядок утверждения штатного расписания

Простота составления документа обуславливается уже разработанной и утверждённой его формой унифицированного типа Т-3. Кадровому специалисту остаётся внести в неё структуру наёмных работников предприятия, определить и согласовать с руководством оптимальное количество сотрудников, которые бы выполняли бы производственные задачи, ведущие к реализации предпринимательской идеи. Важно указать порядок формирования заработной платы, которая может состоять из должностного оклада и дополнительной оплаты в виде премий и надбавок. После составления документа и согласования его с руководителем субъекта хозяйствования, следует утвердить его приказом.

Порядок документооборота в сфере распорядительной документации

Нормативно-правовые акты определяют отношение штатного расписания к документации учётного характера первичной категории. Приказ о её утверждении является распорядительной документацией, относящейся к основной деятельности предприятия, что обуславливает необходимость подписания документа первым руководителем субъекта хозяйствования или его уполномоченным лицом.

Приказ об утверждении штатного расписания оформляется на фирменном бланке компании. В документе отсутствует раздел, регламентирующий основания его составления. Также не нужно в него вносить дополнительных пояснений. Распорядительная документация начинается со слова «приказываю». Стоит отметить, что составитель документа может внести в него констатирующую часть, что является необязательным, а её отсутствие не будет считаться нарушением.

Поскольку отсутствует унифицированная форма распорядительной документации в этой сфере, то представитель субъект хозяйствования вправе оформлять его в произвольной форме. Предварительно следует изучить образец приказа об утверждении штатного расписания, который наверняка уже имеется в архиве предприятия.

С приказом необходимо ознакомить всех лиц, которых он касается, то есть всех сотрудников предприятия. Обязательна его регистрация в журнале регистраций распорядительной документации, касающейся основной деятельности. Законодательные нормы обязуют хранить его на предприятии постоянно, вместе с основной первичной учётной документацией.

Пример приказа об утверждении штатного расписания

В распорядительной документации должны содержаться обязательные разделы:

Как внести изменения

В процессе функционирования предприятия, могут произойти изменения в сфере сотрудничества с наёмными работниками. Они могут касаться:

• переименования структурных подразделений;
• смены названия должностей и профессий;
• изменения окладов;
• вменение работникам должностных обязанностей;
• добавление или сокращения количества наёмных работников.

Каждый случай требует отдельного оформления кадровой документации. Это обуславливает актуальность для работодателя вопроса о том, как правильно внести изменения в штатное расписание и утвердить новое. Изменение штатного расписания требует оформления нового документа по форме Т-3. Допускается внесение незначительных изменений в него посредством дополнений, утверждённых распорядительной документации.

Изменение в названии должности

Название должности является частью трудового соглашения, изменение условий которого требует предварительного получения согласия работника на такие действия. Оформление распорядительной документации возможно только через два месяца после завершения процедуры ознакомления с планируемыми изменениями.

Смена наименования или структуры производственных подразделений

Смена названия структурного подразделения не требует оформления согласия работника на такие действия работодателя, в случае, если трудовые обязанности сотрудника остаются без изменения. Однако, с целью снижения риска возникновения проблемных ситуаций с проверяющими органами, рекомендуется придерживаться 73 статьи Трудового Кодекса и не пренебрегать действиями, кажущимися лишними, касающимися предварительного ознакомления работника с грядущими переменами.

Изменения в оплате труда

При изменении окладов, в большую или меньшую сторону, работодателю не только придётся инициировать процедуру оформления уведомления работников о планируемом событии, но и подписывать с ними дополнительное соглашение к трудовому договору. К составлению приказа кадровый сотрудник может приступить только после выполнения законодательно предусмотренных процедур.

Приказ об изменении штатного расписания (образец)

Любая фирма имеет определенный должностной состав, закрепленный специальным документом, который, как известно, называется штатным расписанием. Внося в него коррективы, руководство осуществляет управление фирмой, занимается отладкой системы оплаты труда и оптимизацией организационной структуры. Давайте разберемся, как лучше всего оформить приказ об изменении штатного расписания, чтобы он не противоречил законодательству и содержал все необходимые позиции.

Основание для внесения изменений

Итак, что является основанием для обновления документа? От кого должен поступить сигнал, что нужно внести изменения в штатное расписание? Безусловно, это прерогатива руководителя предприятия. И хотя в работе по подготовке проекта изменений, анализа эффективности сложившейся организационной структуры, системы подчинения и оплаты труда могут участвовать самые различные специалисты, ключевая инициатива исходит непосредственно от руководства.

Директор дает устное распоряжение подготовить приказ об изменении штатного расписания отвечающим за это специалистам, знакомится с его содержанием и утверждает личной подписью.

Приказы, касающиеся штатного расписания, являются общими по предприятию, однако допускается задание им специального индекса, к примеру «ШР», и хранение в отдельной подшивке, чтобы ограничить доступ к личной информации работников (размеры окладов).

Варианты изменения штатного расписания

Как правило, характер корректив, вносимых в данный документ, определяется несколькими возможными причинами, а именно:

• необходимостью изменить оклад или тарифную ставку для одной или нескольких должностей;
• в связи с сокращением персонала;
• нуждой в переименовании должности или подразделения;
• необходимостью вывести из штатного расписания должность;
• потребностью в замене оклада тарифной ставкой или наоборот.

При этом, в зависимости от ситуации, повлиявшей на выбор варианта причины, может меняться преамбула документа (следует после заголовка и предшествует констатирующей части, является основанием для составления приказа). Преамбула чаще всего начинается со слов «во исполнение», «в связи с», «в целях» и т. п.

Кто составляет приказ?

После того как принято решение изменить штатное расписание, определены позиции, затрагиваемые корректировкой, за дело берется специалист, который воплощает задуманное в жизнь. Законодательство не ограничивает круг людей, которым разрешено осуществлять подобную деятельность.

Но, как правило, этим занимается должностное лицо, назначенное общим приказом по предприятию еще при составлении штатного расписания, ответственное за его формирование и редакцию. Данные обязанности также могут быть прописаны в трудовом соглашении и должностной инструкции определенного работника.

В мелких организациях функции по оформлению таких приказов чаще всего возлагают на кадровую службу или бухгалтерию, реже – на юриста. На крупных предприятиях приказ готовит планово-экономический отдел или отдел труда и заработной платы. Ну а у индивидуального предпринимателя эту работу выполняет кадровик, бухгалтер (если таковые имеются в штате) или же непосредственно сам предприниматель.

Изменение штатного расписания, увеличение окладов

Общество с ограниченной ответственностью

21 января 2015 г. № 2-ШР

О внесении изменений в содержание штатного расписания № ШР-1, утвержденного Приказом № 1 от 01.04.2014 г.

В связи с изменением объема выполняемых работ

Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-2:

1. С 1 февраля 2015 г. установить должностной оклад:

1.1. Инженеру-технологу Смирнову Ивану Петровичу в размере 55 000 (пятьдесят пять тысяч) рублей.

2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. подготовить дополнительное к трудовому договору соглашение.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить экономиста Нежную Л. И.

И. о. директора В.Ф. Кудрин

Рассылка: бухгалтерия, специалист по кадрам, экономист

Подготовила: экономист Нежная Л. И.

Изменение в штатное расписание, образец внесения которого продемонстрирован выше, может производиться как для одной, так и для нескольких должностей и работников единовременно в одном документе. При этом дата утверждения приказа необязательно должна совпадать с днем вступления его в силу.

Изменение должности в штатном расписании

Если нужно сменить наименование должности или целого подразделения, то преамбула приказа может, к примеру, звучать следующим образом: «В связи с необходимостью приведения наименования подразделения (должности сотрудника)» или «В соответствии с его функциональной нагрузкой (Общероссийским классификатором должностей служащих)».

Далее приказ-изменение штатного расписания, образец которого представлен ранее, будет содержать распоряжение приблизительно следующего характера:

1. С 1 августа 2014 г. изменить наименование должности «юрист» на «юрисконсульт».
2. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить юриста Крючкову Ю. М. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы.

Характерно, что фактически для переименования должности требуется письменное обоснование. Однако в том случае, если должность является вакантной, его наличие необязательно.

Исключение должности

Должности или отдельные штатные единицы могут быть исключены из штатного расписания в случае, если они вакантны, то есть не имеется сотрудника, который занимался бы соответствующей работой.

В качестве преамбулы можно использовать, к примеру, такие формулировки: «в целях оптимизации организационной структуры», «в связи с производственной необходимостью», «из-за сокращения объемов работ подразделения» и т. д.

Содержание распорядительной части выглядит примерно так:

«1. С 20 декабря 2014 г. исключить следующие должности из штатного расписания:

1.1. Слесарь-сантехник 3-го разряда с тарифной ставкой 82,50 (восемьдесят два рубля 50 копеек) – 2 штатных единицы».

В данном случае необязательно указывать сумму оклада или тарифной ставки. Если в разных подразделениях имеются схожие по наименованию должности или профессии рабочих, то в приказе необходимо обозначить, о каком именно подразделении идет речь.

Введение должности

Пример изменения штатного расписания, когда оно дополняется новой должностью или штатной единицей, очень похож на предыдущий. Как правило, внесение перемен в должностной состав обосновывается увеличением объема работ в подразделении, необходимостью повышения эффективности отдельной службы или предприятия в целом, открытием нового производственного объекта и т. п.

[2]

«1. С 1 апреля 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

1.1. Коммерческий директор с окладом 51 000 (пятьдесят одна тысяча) рублей – 1 шт. единица.

1.2. Тренер по продажам с окладом 42 000 (сорок две тысячи) рублей – 1 шт. единица».

Если на предприятии существует несколько подразделений, то в приказе нужно сделать пометку об отнесении вводимых должностей к одному из них. В случае, когда из вновь принятых работников создается новый отдел, на это также следует указать в данном распорядительном документе.

Сокращение штата

Приказ об изменении штатного расписания в этом случае обязательно должен быть общим по предприятию, с соответствующей нумерацией и индексом. Как правило, большинство таких документов в обосновании имеют приблизительно следующую причину: «В связи с затруднительным финансовым положением организации, в качестве мероприятия по оптимизации расходов на оплату труда».

Рассмотрим подробнее содержание распорядительной части приказа о сокращении штата:

«Внести следующие изменения в содержание штатного расписания № ШР-1 от 01.04.2011 г.:

1. С 1 августа 2014 г. из штатного расписания вывести должности:

1.1. Старший инженер – 1 шт. единица.

1.2. Кассир – 1 шт. единица.

Ответственный – экономист Нежная Л. И.

[3]

2. С 1 августа 2015 г. ввести в штатное расписание следующие должности:

2.1. Старший инженер – 0,5 штатной единицы.

Ответственный – экономист Нежная Л. И.

3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. в порядке, который установлен действующим трудовым законодательством:

— довести до сведения работников информацию о предстоящем увольнении по сокращению штата;

— предложить вакантные должности лицам, попадающим под сокращение;

— довести до сведения органов службы занятости информацию о высвобождении сотрудников.

4. Назначить комиссию по сокращению штата в следующем составе:

Председатель комиссии – директор Чугунов А. А.

Члены комиссии — специалист по кадрам Соловьева Л. В., юрисконсульт Крючкова Ю. М., экономист Нежная Л. И., главный бухгалтер Попова М. С.»

Отметим, что создание комиссии по сокращению штата очень важно, ее члены чаще всего присутствуют при вручении уведомлений работникам, а также отвечают за соблюдение правильности составления документов, касающихся сокращения.

Смена оклада на часовую тарифную ставку

Случаются ситуации, когда требуется изменить способ формирования заработной платы для одного или нескольких работников. Иными словами, в штатном расписании заменить сумму оклада или тарифной ставки суммой часовой тарифной ставки. Это может происходить, например, по причине регулярного возникновения переработок, а также увеличения продолжительности рабочего дня, для удобства расчета зарплаты и ведения учета отработанного времени.

Опять же подобные изменения требуют обоснования, производятся только по согласованию с работником, не должны уменьшать размер выплат. При этом распорядительная часть приказа будет выглядеть примерно так:

«1. С 16 августа 2012 г. из штатного расписания вывести должности:

1.1. Водитель 4-го разряда с тарифной ставкой 9082,50 руб. – 1 шт. единица.

2. С 16 августа 2012 г. ввести в штатное расписание должности:

2.1. Водитель 4-го разряда с часовой тарифной ставкой 55,04 руб. – 1 шт. единица.

3. Специалисту по кадрам Соловьевой Л. В. уведомить водителя 4-го разряда Иванова И. И. об изменении, подготовить соответствующие кадровые документы».

Порядок хранения приказов

Как уже упоминалось, приказ об изменении штатного расписания относится к приказам по основной деятельности, но допускается его издание под специальным индексом и хранение в отдельной папке для обеспечения конфиденциальности личных данных работников. Важно, чтобы документы могли быть оперативно предоставлены в случае какой-либо санкционированной проверки или по первому требованию руководства.

Что касается срока их хранения, то, согласно действующему законодательству, приказы по основной деятельности сохраняются на протяжении всего существования предприятия.

Приказ об изменении штатного расписания и его примеры

Штатное расписание является кадровым документом, в котором отражены сведения о составе штата. Обычно его составляют в конце года на следующий календарный год. Но иногда возникает необходимость во внесении в него изменений. Вне зависимости от причин, главное – правильно оформить документ и не допустить ошибок при его утверждении.

Причины внесения изменений

Отмечают ряд причин, на основании которых можно корректировать штатное расписание:

• Изменение структуры предприятия.
• Реорганизация.
• Изменение объемов деятельности.
• Проведение работ для улучшения деятельности предприятия.
• Изменение законодательной базы.
• Экономические расчеты, связанные с производственной и трудовой сферами работы организации.
• Сокращение штата.
• Оптимизация работы предприятия.
• Исключение или введение новых вакантных мест и должностей.
• Изменение заработной платы.
• Переименование должностей.

Способы и особенности внесения изменений

Выделяют два варианта, которые позволяют внести изменения в документ с расписанием штата организации:

1. Издание приказа о внесении изменений с перечислением изменений в тексте приказа. Применяется для мелких поправок.
2. Составление нового расписания и его утверждение. Применяется в случае существенных изменений.

При внесении изменений стоит также учитывать некоторые особенности:

1. Убрать из штатного расписания можно лишь вакантные должности, то есть те, которые не заняты человеком.
2. Если удаление вакансии из штатного расписания предполагает увольнение, необходимо уведомить об этом работника за два месяца до вступления в силу приказа.
3. Если изменение штатного расписания связано с изменениями условий труда, то работники, которых это касается, должны быть извещены за два месяца.
4. Если внесение изменений касается изменения названия должности или отдела, то работники, которых это изменение касается, должны быть предупреждены. Кроме того, в трудовую должна быть внесена соответствующая запись.
5. Если изменения касаются оплаты труда, то все изменения также дублируются в трудовом договоре и личной карточке Т-2.

В течение года можно вносить неограниченное количество изменений в штатное расписание. Главное – придерживаться законодательства и своевременно доносить сведения об изменениях трудовому коллективу.

Кто и как составляет приказ?

Приказ, на основании которого вносятся все необходимые изменения в штатное расписание, составляется в произвольной форме. Основные реквизиты документа:

1. Название организации или филиала. Указывается полное название.
2. Дата составления.
3. Номер бумаги. Проставляется согласно принятой на предприятии системы приказов.
4. Основания для изменений.
5. Дата вступления изменений в силу.
6. Перечисления изменений. При этом указывается:

• должность;
• оклад для конкретной должности;
• количество единиц штата, которые надлежит убрать или добавить.

1. Подпись ответственного лица.

Составлением бумаги и последующей реализацией приказа занимается:

• Отдел кадров.
• Бухгалтерия.
• Планово-экономический отдел.
• Отдел труда и заработной платы.

Все зависит от размера предприятия и функций каждого из отделов.

Образцы приказа в зависимости от вида изменений

Предлагаем вам образцы типичных приказов о внесении изменений в расписание штата предприятия.

Появление новой должности

Отмечается дата введения новой должности в штат:

Сокращение штата

В документе отмечаются лица, для которых действует сокращение, и дата его вступления в силу:

Переименование должности

В этом случае отмечается наименование нового названия:

Важно уведомить работников об изменениях следующим документом:

Изменение оклада или тарифной ставки

В приказе отмечается, насколько и когда изменится тариф:

Ликвидация вакантных должностей

Перечисляются исключаемые штатные единицы:

Существенные изменения документа

Как уже говорилось, внесение существенных изменений желательно проводить в виде составления и утверждения нового документа. При этом номер расписания будет следующий за ранее принятым. Утверждение расписания происходит согласно принятому порядку на основании общего приказа.

Видео: Изменение штатного расписания в ЗУП 3.0

С помощью видеоурока вы сможете узнать, как правильно вносить изменения в штатное расписание в программе ЗУП 3.0:

Внесение изменений в штатное расписание проводится на основании соответствующего приказа, составленного в произвольной форме и содержащего информацию о причине изменений.

Увеличиваем кадровый состав: приказ о новой должности в штатном расписании

Штатное расписание должно отражать текущую структуру организации, учитывая все структурные и обособленные подразделения, а также имеющиеся должности. Однако по экономическим и организационным причинам руководство компании может эту структуру изменять – в том числе и вводя новые должности.

Как в этом случае следует оформлять приказ о введении? Кто этим должен заниматься? Ответы на эти и другие вопросы найдете в этой статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (499) 938-47-92 . Это быстро и бесплатно !

Кто отвечает за ввод должностных единиц?

Как же ввести новую должность в штатное расписание? Приказ, с помощью которого она вводится, может быть подготовлен несколькими способами:

1. В небольших компаниях его может составить сам руководитель.
2. Подготовкой текста занимается подразделение, отвечающее за кадровые вопросы (отдел кадров, HR-служба и т. д.).
3. Текст готовит юрист. На предприятии может быть целый юридический отдел – и в таком случае уже начальник этого отдела решает, кому из сотрудников поручить составление приказа.
4. Проект приказа по типовому образцу составляется работниками канцелярии. Подобный подход более характерен для учреждений, чем для коммерческих компаний.

Поэтому кто конкретно будет готовить приказ о вводе новой должности в штатное расписание – зависит от должностных обязанностей, утверждённых в конкретной организации.

Документ о внесении изменений в связи с добавлением штата

Форма штатного расписания Т-3 утверждена постановлением Госкомстата РФ №1 от 2004 года. Хотя сейчас она не обязательна, но на практике используется. Но, в отличие от расписания, форма и структура приказа по его изменению законодательно не регламентируется. На каждом предприятии могут существовать свои правила, по которым готовится такой документ.

Максимум, на что здесь можно ориентироваться – это на требования Национального стандарта ГОСТ Р.7.0.97-2016. Согласно стандарту, бланк документа должен включать в себя:

1. Эмблему, товарный знак или логотип организации.
2. Название, ОГРН, ИНН и КПП (указываются обычно в качестве элементов фирменного бланка).
3. Дата и регистрационный номер приказа.
4. Место составления или регистрации (если не совпадает с местом нахождения организации в целом).
5. Гриф утверждения.
6. Название вида документа («Приказ») и заголовок («О внесении изменений в штатное расписание», «О введении должности» и т. д.).
7. Личная подпись лица, издавшего распоряжение (руководителя предприятия, на основании Устава наделённого такими полномочиями).

Приведённый выше перечень элементов не является обязательным. Стандарт введён для добровольного применения на территории России, никаких санкций за его несоблюдение закон не предусматривает.

Как добавить ставку?

Само содержание документа, утверждающего изменения в штатном расписании, стандарт не регламентирует. Однако на практике приказ обычно включает в себя следующие элементы:

1. Основания, по которым вводится новая должность. Они могут быть любыми: «В связи с увеличением объёма документооборота…», «В связи с оптимизацией структуры предприятия…» и т. д.
2. Указание на то, что документ является распоряжением. Обычно используется слово: «Приказываю».
3. Перечень изменений, вносимых в штатное расписание. Здесь указывается название должности, количество ставок по ней, объём оклада и т. д. («Внести в структурное подразделение «Администрация» должность «Заместитель директора о общим вопросам», количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 40 000 рублей…»).
4. Лица, ответственные за исполнение распоряжения. Обычно ими являются руководители кадровой службы.

Об изменении штатного расписания в связи с введением новой должности читайте тут.

Печать и подпись на распоряжении

Таким образом, чтобы определить, кто должен подписывать приказ, касающийся введения новой должности, нужно разобраться с объёмом полномочий руководства компании. Здесь возможны несколько вариантов:

• Подписывает непосредственно руководитель всей организации в целом (директор, генеральный директор и т. д.), действующий на основании Устава.
• Подписывает один из его заместителей (например, директор по кадрам), к чьей компетенции относится решение вопросов по кадровому составу предприятия. При этом полномочия такого заместителя должны исходить от руководителя организации в целом.
• Подписывает лицо, замещающее руководителя и действующее на основании специального уполномочивающего документа (например, доверенности).

Определяя объём полномочий, следует руководствоваться не только нормами ТК РФ, но и ГК РФ, а также законодательством об отдельных видах юридических лиц (например, ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Кроме подписи, средством индивидуализации документа является и печать организации. Надо отметить, что напрямую законодательство не содержит требования об обязательной простановке печати на письменных распоряжениях, касающихся кадровых вопросов. Единственный документ в трудовой области, в обязательном порядке скрепляемый печатью – это трудовая книжка (постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках», п. 35 Правил).

Однако закон также не содержит и запрета на простановку печати на такого рода документах. Поэтому для надёжности специалисты рекомендуют скреплять приказы оттиском печати (общей или же специальной, изготовленной для заверения кадровой документации).

Кого уведомить под роспись?

После того, как документ составлен, подписан и скреплён печатью, его содержание должно быть доведено до сведения:

• Лиц, ответственных за исполнение распоряжения (в соответствии с содержанием приказа и внутренними должностными инструкциями предприятия).
• Работников, чьи интересы он затрагивает.

Последнее касается тех случаев, когда одновременно с введением новой должности на неё переводится кто-то из уже работающих в организации сотрудников.

Приведём условный пример приказа, с помощью которого в организации вводится новая должность. Он будет выглядеть примерно так:

о внесении изменений в штатное расписание

г. Энск 20 марта 2018 г.

В целях оптимизации структуры предприятия,

[1]

1. Ввести в штатное расписание №ШР-1 от 20.12.2017 г. следующие изменения.

1.1. Ввести в структурное подразделение «Бухгалтерия» следующую должность: заместитель главного бухгалтера, количество штатных единиц – 1, должностной оклад – 30 000 рублей.

2. Ответственность за исполнение настоящего приказа возложить на начальника отдела кадров Зайцеву С. В.

Генеральный директор ООО «Транспоставка» Семёнов К. В.

С приказом ознакомлен: Начальник отдела кадров Зайцева С. В.

Заключение

Требования к приказу, с помощью которого в штатное расписание вводится новая должность, официально законодательством не определены. Однако есть ряд правил, которые следует соблюдать при подготовке этого документа. Это позволит в будущем избежать споров.

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

+7 (499) 938-47-92 (Москва)
+7 (812) 467-38-62 (Санкт-Петербург)

Приказ о введении новой должности в штатное расписание

Приказ о введении новой должности в штатное расписание – обязательный для заполнения документ при введении новой рабочей единицы (или нескольких).

ШР является одной из форм защиты прав работников от произвольного увольнения. Оно документально закрепляет структуру предприятия, определяет перечень должностей и окладов сотрудников. Зачастую в развивающемся коллективе возникает необходимость создания новой рабочей единицы, не предусмотренной штатными документами. Для этого руководителем выносится приказ о введении в устоявшийся кадровый состав нового рабочего места.

Порядок вынесения приказа

Необходимость внесения изменений в структуру компании может возникнуть:

• в результате введения нового направления деятельности;
• при привлечении новых специалистов из-за модернизации производства;
• ввиду сокращения должностей;
• в связи с повышением или понижением окладов и т.д.

Трудовое законодательство не устанавливает каких-либо специальных требований для срока и порядка внесения изменений в структуру компании. Поэтому данные вопросы отводятся на усмотрение руководителя. Если в организации необходимо создать новый отдел или иное структурное подразделение, то целесообразно поменять само штатное расписание. Если нужно добавить новую штатную единицу, вполне достаточно изменить кадровое расписание путем издания соответствующего документа.

Приказ о введении новой должности может быть разработан по распоряжению руководителя организации:

При разработке такого приказа необходимо:

1. Провести анализ общей информации:
   • о должностных обязанностях;
   • об оптимальных временных затратах;
   • о часовых нормах, предусмотренных для соответствующего типа труда.
2. Решить вопрос о допустимых часовых объемах работы (ставка, 0,5 или 0,25 ставки или менее) для нового сотрудника.
3. Разработать проект должностной инструкции.
4. Подготовить предложение на имя руководства об увеличении штата. Оно может быть направлено от имени:
   • начальника кадрового подразделения;
   • начальника отдела, в который предлагается новая единица.
5. Разработать форму приказа.

В служебной записке приводятся все данные статистики, которые удалось получить в обоснование оптимальности учреждения новых должностей.

Если новая структурная единица вводится в отдел компании, служебную записку должен подписывать начальник соответствующего отдела.

Служебная записка о необходимости введения нового рабочего места составляется начальником (или специалистом) отдела кадров:

• если новое должностное лицо будет подчиняться руководителю;
• если работник не будет иметь отношения ни к одному структурному подразделению.

К служебной записке в качестве приложения прикладывают приказ о введении новой штатной единице и подробную инструкцию с описанием обязанностей нового работника. После утверждения работодателем предложений, изложенных в докладной записке, им подписывается приказ о введении новой должности в штатное расписание.

Структура приказа

Трудовое законодательство не содержит утвержденной формы документа о введении в штат новой должности. На основании анализа требований к кадровой документации можно сделать вывод, что в приказе следует указать:

1. название организации (как в учредительных документах);
2. город составления, номер и дату составления;
3. наименование приказа (например: «Приказ о введении новой должности в штатное расписание», «Приказ о включении новой должности» и т.д.);
4. основание увеличения штата сотрудников (например, служебная записка, результаты статического анализа и т.д.);
5. наименование должности;
6. количество единиц, необходимых для выполнения имеющегося объема работы;
7. величину должностного оклада.
8. ответственных за выполнение приказа лиц (им могут быть бухгалтер или кадровый работник).

Документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным на то заместителем. Подписанный бланк передается в отдел кадров, а его копии – в бухгалтерскую службу и отделы, в которых будут работать данные специалисты.

Возможные ошибки

При утверждении приказа о введении новой должности работодатели не должны нарушать права действующих сотрудников или соискателей. Например, часто работодатель сначала «пробует» фактически ввести новую должность и возлагает обязанности по ней на кого-либо из сотрудников. Это нарушает право работника на выполнение только тех функций, которые прописаны трудовым договором и должностной инструкцией.

Важно! Поэтому новая штатная единица должна быть введена до момента обнародования вакансии в средствах массовой информации и тем более до момента фактического допуска лиц на работу.

Также кадровые работники зачастую избегают введения отдельных изменений в должностную структуру предприятия. В этом случае каждое новое повышение оклада, сокращение или введение рабочей единицы приводит к утверждению нового штатного расписания. Однако данный документ является основой всей кадровой структуры предприятия и не должен переиздаваться из-за незначительных корректировок. Менять штатное расписание целесообразно только в случае массовых кадровых перестановок.

Сроки хранения приказа

Основные требования к срокам хранения документации предприятий и организаций установлены Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения».

Согласно разделу 8, части 8.1 документы, подтверждающие необходимость привлечения новых работников, должны храниться у работодателей в течение 5 лет.

Более длительные сроки предусмотрены для хранения первичных документов об изменении окладов или введении новых ставок, которые должны сохраняться в течение 75 лет, если сами приказы о данных изменениях утеряны.

Для обеспечения прав работников на пенсионные и социальные выплаты кадровую документацию необходимо хранить в течение всего периода деятельности предприятия (но не более 75 лет). Если работодатель прекращает свою деятельность раньше, все кадровые документы целесообразно передавать в территориальные подразделения государственных архивов.

Таким образом, введение новой структурной единицы в штат работодателя имеет нюансы, которыми нельзя пренебрегать, так как это приведет к нарушению интересов сторон трудового договора или потенциальных работников.

Источники

1. 
   Давыденко, Дмитрий Как избежать судебного разбирательства. Посредничество в бизнес-конфликтах / Дмитрий Давыденко. — М.: Секрет фирмы, 2014. — 168 c.
2. 
   Марченко, М.Н. Общая теория государства и права. Академический курс. В 3-х томах. Том 3 / М.Н. Марченко. — М.: Зерцало, 2002. — 696 c.
3. 
   Василенко, А. И. Теория государства и права / А.И. Василенко, М.В. Максимов, Н.М. Чистяков. — М.: Книжный мир, 2007. — 384 c.
4. Хропанюк, Валентин Теория государства и права / Валентин Хропанюк. — М.: Димов, Ткачев, Дабахов, 1996. — 384 c.
5. Муранов, А. И. Российское регулирование отношений с иностранными элементами. Некоторые аспекты правового статуса и деятельности иностранных адвокатов / А.И. Муранов. — М.: Городец, 2014. — 144 c.