Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать

Полная информация на тему: "Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать" в помощь грамотному гражданину.

Трудовая книга. Учет движения трудовых книжек и вкладышей

Документ, подтверждающий статус работающего гражданина – трудовая книжка – выдается при оформлении работников и хранится у работодателя. Все передвижения этого документа должны фиксироваться в специальном регистре – книге/журнале учета движения трудовых книжек. Аналогично самим трудовым книгам, положено учитывать вкладыши к ним.

Законодатель не делает разницы между организациями по величине финансовых оборотов или численности персонала – обязанность вести регистр учета трудовых формуляров одинакова и для огромной корпорации, и для мини-предприятия со скромным штатом.

Имейте в виду: проверка, проводимая трудовой инспекцией, начинается с просмотра обязательных регистров, в том числе книги/журнала учета движения трудовых документов. Отсутствие ее чревато наложением немалого штрафа – от 30 до 50 тысяч рублей.

Журнал/книга учета может быть изготовлена типографским способом, такой регистр можно купить в специализированных магазинах. Организация вправе использовать журнал, изготовленный самостоятельно, но при этом обязательно выдерживание всех необходимых атрибутов.

Принцип организации учета

Вместе с обязанностью ведения предписанного регистра учета, на предприятии следует должным образом организовать этот процесс. Для этого приказом, составленным в простой форме, назначается ответственный сотрудник – представитель ОК, бухгалтер или секретарь. В приказе прописываются мероприятия, которые предстоит выполнять уполномоченному лицу при ведении книги учета трудовых книжек и порядок передачи обязанностей при его временном отсутствии.

При смене лица, назначенного приказом в качестве ответственного за ведение книги учета, необходимо соблюсти следующую процедуру:

  • составить акт приема-передачи рудовых книжек и вкладышей, хранящихся на предприятии (в том числе и незаполненных бланков);
  • оформить новый приказ о назначении уполномоченного работника.

В акте необходимо отразить и количество книжек лиц, ранее уволенных из компании, но не востребовавших свои документы на момент оформления приема-передачи.

Оформление книги учета

Журнал учета трудовых книжек предстоит вести весь период существования субъекта хозяйственной деятельности, поэтому регистр надлежит оформить соответствующим образом:

  • облачить журнал в жесткий переплет;
  • пронумеровать по возрастающей;
  • прошить и опломбировать книгу, заверить сургучом или номерной разовой пломбой. Шнур для прошивки закрепляется на последней странице журнала с двух сторон – изнутри и снаружи.

Число листов фиксируется на задней обложке на приклеенном листке бумаги и удостоверяется визой руководителя.

Правила заполнения регистра

В книге учета трудовых книжек подлежит заполнению 13 колонок, каждая из которых имеет свое предназначение:

    в столбце 1 регистрируется порядковый номер вкладыша или трудовой книжки (без подразделения);

Надо знать: при выдаче работнику вкладыша трудовой книжки запись делается двумя строчками, с отдельным указанием каждого документа. Если у принятого работника уже вшит вкладыш в трудовую книжку, то в журнал записывается только первоначальный документ.

  • в колонках со 2 по 4 арабскими цифрами записывается дата (число/месяц/год) трудоустройства гражданина, фигурирующая в приказе о назначении;
  • колонка 5 – фамилия, имя и отчество владельца трудовой книжки/вкладыша, без сокращений;
  • столбец 6 – серийный номер документа (вкладыша или трудовой книжки). Для формуляров, изданных в 1938-1973 годах, нумерации книжек не предусмотрено, в графе проставляется прочерк. В документах, выпущенных с 1974 года, и в самых «свежих» – 2003 года указываются двузначная буквенная серия (АТ, ТК или ВК) и семизначный номер;
  • столбец 7 – трудовая функция принятого сотрудника или его должность, закрепленная в штатном расписании;
  • столбец 8 – название отдела или подразделения, куда принимается работник (по штатному расписанию);
  • столбец 9 – календарная дата и регистрационный номер приказа о трудоустройстве;
  • колонка 10 – подпись в принятии книжки/вкладыша, сделанная ответственным работником;
  • графа 11 – отражается сумма, уплаченная принятым на работу гражданином, за предоставление ему бланка трудовой книжки/вкладыша;
  • Важно: организация может издать локальный акт, по которому взимание стоимости трудовой книжки со вновь оформляемых работников не взимается.

  • колонки 12-13 заполняются при увольнении. В 12 графе проставляется число возврата трудовой книжки, а в 13 – бывший сотрудник обязан расписаться в получении документа.
  • В отдельных ситуациях в графах 12-13 содержится информация о том, когда бывшему работнику почтовой связью отправляется заказное уведомление о необходимости получения трудового документа. Это происходит, если уволившийся сотрудник не выказывает желания забирать свою трудовую книжку, или не может это сделать по иным основаниям.

    Если после почтового приглашения гражданин отказался от личного получения трудовой книжки, формуляр отправляется ему по почте.

    Если в журнале допущена ошибка

    Процедура заполнения журнала учета трудовых книжек не отличается сложностью, но не исключает возможность описки или ошибки при внесении данных. Исправить неточность целесообразно одним из двух методов:

    • перечеркнуть неверную строку и, при наличии свободного места, написать правильные сведения. Тут же делается отметка о должности и фамилии работника, вносившего изменения, которая заверяется его подписью;
    • оставить ошибочную строчку, а под ней внести пометку, что предыдущая запись считается недействительной. Тут же прописывается верная информация.

    [3]

    Журнал учета трудовых формуляров ведется весь период существования юридического лица. Если все листы, присутствующие в книге, заполнены, необходимо оформить завершение журнала:

    • на первой (лицевой) странице указываются даты начала/окончания указанной книги, заверяются росписью ответственного лица;
    • полностью заполненный журнал подлежит передаче на архивное хранение, где он должен находиться 75 лет.

    Если в кадровом делопроизводстве используется неунифицированная форма книги учета трудовых книжек/вкладышей, и ее содержание не приведено в соответствие нормативным требованиям, следует закончить используемый журнал и приступить к ведению нового регистра.

    Книга учета трудовых книжек

    Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

    Читайте так же:  Юрлица и ип, применяющие енвд, и ип, применяющие псн, могут торговать алкоголем без использования кк

    Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

    Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

    Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

    Книга учета трудовых книжек

    Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

    Образец заполнения книги учета трудовых книжек

    Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

    Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

    Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

    В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

    2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

    5 – полное ФИО работника.

    6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

    7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

    8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

    9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

    10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

    11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

    12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

    Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

    К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

    Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

    Инструкция: заполняем книгу учета трудовых книжек

    Зачем нужен журнал учета

    Трудовая книжка по-прежнему представляет собой основной документ о рабочей деятельности. Все чаще поговаривают о том, что пора бы перейти на электронную версию документа — идти в ногу со временем в век информационных технологий. Но пока до этого дело не дошло, остается актуальным вопрос о том, что же такое книга учета движения трудовых книжек и обязательно ли ее вести.

    Это своего рода журнал, в котором фиксируются данные о приеме и увольнении — именно так подтверждается стаж и рабочая деятельность человека в целом. Речь при этом идет о работе по основному месту, так как именно у основного работодателя хранятся сами книжки.

    Норма императивная и не зависит от формы собственности или организационно-правовой формы юридического лица. Иными словами, учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях обязателен, равно как в ООО или ПАО.

    Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).

    Кто и как заполняет

    Все зависит от комплектации штата. Так, если есть отдел кадров, то учетом займется кадровик, при его отсутствии — бухгалтер. Если вменить обязанность некому, то сам руководитель. Если вы впервые столкнулись с подобным документом, то разобраться с заполнением вам поможет наша книга учета трудовых книжек, образец скачать вы сможете в конце статьи.

    В заполнении вопросов на практике не возникает, так как графы предельно просты и понятны. Записи вносятся вручную разборчиво. При трудоустройстве необходимо соблюдать пятидневный срок заполнения книги учета. Самое главное — подпись работника при увольнении — это доказательство своевременного исполнения обязанности по выдаче документа.

    Листы книги учета подлежат нумерации и заверению подписью руководителя, затем они должны быть прошнурованы и прошиты. Как прошить книгу движения трудовых книжек, расскажем чуть ниже.

    Инструкция по заполнению при приеме на работу

    Книга движения трудовых книжек (образец скачать бесплатно вы сможете в конце статьи) имеет:

    • титульный лист;
    • основную часть, где и делаются записи.

    Названия граф предельно просты, ошибиться при внесении данных практически невозможно. Но все же перечислим основные шаги. В круглых скобках указаны номера столбцов книги:

    Шаг 1. Укажите порядковый номер (1) записи.

    Шаг 2. Следующие три ячейки (2, 3, 4) предназначены для даты внесения записи. Впишите их.

    Шаг 3. Теперь необходимо указать данные владельца (5). Обратите внимание, что Ф.И.О. нужно вписать полностью, без сокращений до инициалов! Иначе получите замечание по ведению журнала от контролирующих организаций.

    Шаг 4. В следующей ячейке (6) укажите информацию о трудовой: серию и номер. Если есть вкладыш, то нужно указать и его данные тоже.

    Шаг 5. В следующие ячейки (7 и 8) впишите сведения о должности и отделе, где работает сотрудник. Формулировки должны быть такие же, как и в приказе о приеме на работу. Недопустимо, если в журнале значится «отдел кадров», а в приказе — «отдел по работе с персоналом».

    Читайте так же:  Наследование ооо после смерти единственного учредителя

    Шаг 6. Далее укажите реквизиты приказа о приеме на работу (9).

    Шаг 7. В этой ячейке должна стоять подпись ответственного лица (10).

    Шаг 8. Следующую ячейку (11) заполнять не нужно. Это своеобразный рудимент — сейчас никто не получает деньги на приобретение бланков книжек и вкладышей. Но если вдруг это ваш случай, то впишите сумму.

    На этом заполнение заканчивается. Оставшиеся ячейки заполняются при увольнении сотрудника — в его последний рабочий день.

    Инструкция по заполнению при увольнении

    Шаг 1. В предпоследнюю ячейку (12) необходимо вписать дату последнего рабочего дня сотрудника.

    Тут есть важный момент. Если работник в этот день отсутствует, необходимо написать ему уведомление, что он должен явиться за трудовой книжкой в организацию либо дать согласие на ее пересылку. Затем приложить в журнал копию письма и копию платежки и карандашом внести реквизиты уведомления. Если в итоге сотрудник явится лично за документом, то впишите ручкой фактическую дату. Если даст согласие на пересылку (оно должно быть оформлено письменно!), то внесите данные сопроводительного письма. Если работник вообще никак не отреагировал, то оставьте запись, сделанную карандашом, а трудовую храните в течение 75 лет — этого требует пункт 43 Правил из ПП № 664 от 16.04.2003 и пункт 664 Перечня из Приказа Минкультуры № 558 от 25.08.2010.

    Шаг 2. Наконец, самая последняя ячейка (13) предназначена для подписи уже бывшего работника. Если он откажется подписать, то составляется акт. Его нужно приложить к журналу и хранить вместе с ним весь срок — 75 лет.

    Где приобрести

    Книга учета движения трудовых книжек, образец заполнения которой мы рассматриваем в статье, находится в свободной продаже. Приобрести ее может любой человек, имеющий такую потребность. Альтернативный вариант — заказать в типографии, но цена будет выше. Обратите внимание, что книга должна быть прошита и опломбирована. Делается это, чтобы избежать подмены листов и их изъятия. В качестве пломбы используется пленка или сургуч, а прошивка осуществляется любым удобным для специалиста способом.

    Сколько хранить

    Срок хранения максимальный из возможных — 75 лет.

    Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей

    Приходно-расходная книга по учету трудовых книжек является одним из основных реестров документооборота предприятия, где есть наемные сотрудники. Каким образом осуществляется ведение такого документа — рассмотрим ниже.

    Скачать для просмотра и печати:

    Для чего используется

    Приходно-расходная книга являет собой регистрационный документ, где делаются записи о полученных предприятием новых бланках трудкнижек от их производителей/реализаторов и о последующей выдаче работникам.

    Там фиксируют данные об:

    [2]

    • издержках компании на закупку чистых бланков трудкнижек;
    • расходовании приобретенных документов ввиду выдачи/оформления персональной трудовой документации работникам.

    Образец книги учета и движения трудовых книжек

    Где приобрести

    Закупают бланки по регламенту п. 3 правительственного Постановления № 225 от 16.04.03.

    Периодичность, объемы закупок новых трудовых актов и приложений определяются нормами соглашений об услугах, заключенных между хозяйствующим субъектом и реализатором/производителем такой продукции.

    Внимание! Такой журнал можно приобрести не везде. А лишь у реализаторов, зарегистрированных в качестве ИП и юрлиц, относящихся к предприятиям под маркой «ГОЗНАК».

    Такой документ должен быть изготовлен согласно действующему регламенту и обладать следующими вариациями защиты:

    Самостоятельная покупка трудоустраивающимися бланков трудкнижек, приложений к ним работодателями сегодня чаще всего не приветствуется.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Пример приходно-расходной книги

    Ответственное лицо

    Ответственных должностных лиц за своевременность внесения данных в журнал и подготовку отчетов о движении документов, назначает руководство компании.

    Наиболее часто им является бухгалтер предприятия.

    Назначенный ответственный за учетную книгу должен:

    • ознакамиться с письменным вариантом возлагаемых на него обязательств;
    • расписаться в реестре ознакомления с должностными инструкциями.

    Правила хранения и использования

    Вновь приобретенная книга учета прихода-расхода бланков трудкнижек должна быть оснащена неповрежденной индикаторной пронумерованной пломбой, изготовленной по ГОСТу 31282–2004.

    До начала официального использования Книги заполняется ее титульник. Туда вписывается числовой код, зафиксированный на заводской пломбе в соответствующей графе.

    Важно! Без указания числового кода сам журнал не будет считаться прошедшим опломбировку. Скачать для просмотра и печати:

    Как правильно прошить

    Обязательно требуется прошивка и опечатывание шнуровки.

    Последовательность прошивной процедуры:

    • проделываются сквозные отверстия в левом незаполненном журнальном секторе. Делая дырки, нужно учесть удобство дальнейшего использования книги после прошивки,
    • через получившиеся отверстия продевают суровую или другую крепкую нитку так, чтобы в конце работы на обороте остались два кончика нити по 7–8 см. Они завязываются узлом,
    • поверх узла и приклеивается бумажный лист. Его поверхность предназначается для заверительной надписи о числе страниц в книге, дате проведения прошивки, сведениях о человеке, выполнившим процедуру (ФИО сокращенно и полностью, подпись).

    Внимание! Прошнуровывает журнал ответственное за внесение записей лицо.

    Как заверять

    Алгоритм заверения книги учета:
    • выполняется сквозная нумерация журнальных страниц (данные о числе страниц указываются прописью и в виде цифр),
    • делается заверительная надпись (ее выполняет руководство компании, подтверждающее своей подписью, что указанное число страниц соответствует действительному).

    Порядок ведения журнала

    Существуют строгие правила ведения такого документа.

    У каждой компании должно быть достаточное число бланков трудкнижек и вкладышей к ним.

    Если ответственное за их выдачу лицо предполагает, что незаполненных документов может оказаться недостаточно, то он обязан уведомить об этом руководство в заявительной форме.

    Наличие учетного Журнала для бланков трудкнижек и вкладышей обязательно для каждого предприятия, в котором используется наемный труд. Такой журнал, наравне с бланками, выступает документом строгой отчетности. Поэтому они должны храниться в сейфе.

    К журналу не должно быть доступа третьих лиц. Даже если на рабочем месте отсутствует работник, ответственный за внесение записей.

    Деньги за получение нового бланка трудовой и вкладыша вносит сотрудник, получивший такой персонифицированный документ (взимание денег за выдачу производят по п. 47 Правил № 225).

    Читайте так же:  Составление иска о расторжении кредитного договора

    Как отчитываться

    Каждый месяц ответственное за учет бланков лицо должно документально отчитываться о:
    • числе имеющихся незаполненных бланков;
    • количествах полученных на руки;
    • объемах средств, полученных за выдачу оформленных документов.

    Выдача бланка производится за счет предприятия, если документ:

    • имевшийся на хранении в компании был утрачен иными работниками, отвечавшими за его сохранность;
    • утерян, уничтожен из-за чрезвычайных обстоятельств (производственной аварии, хищения документов из сейфа компании, пожара, стихийного бедствия).

    Важно! Если документ уничтожен — составляется акт, в который нужно вклеить данные для идентификации. Для этого нужно вырезать поля с номером и серией уничтоженного документа.

    Ведение журнала

    Заводская пломба — фиксатор одного из концов шнура от журнальной прошивки. Расцеплять, удалять страницы, заменять их на новые — возбраняется.

    Требования к заполнению:

    • формуляры заполняются авторучкой с пастой,
    • записи вносятся поочередно, разборчиво, без помарок,
    • новую запись производят в день поступления/приема на учет бланков и вкладышей к трудкнижкам или при выдаче такого документа лицу, нуждающемуся в нем,
    • испорченный бланк трудовой (в процессе заполнения которого была допущена помарка либо ошибочно внесены ложные ведения), подлежит обязательной утилизации.
    • ограниченным доступом.

    Важно! Заполнять журнал вправе лишь ответственное за этот процесс лицо.

    Ставить заверительную подпись имеет право только руководство предприятия. Выполнение заверения даже доверенным лицом руководителя расценивается как административный деликт.

    Несоблюдение вышеперечисленных требований может повлечь привлечение юрлица и его руководства к юридической ответственности, включая административную.

    Размер штрафов составляет:

    • для должностного лица — от 500 до 5 тыс. руб.;
    • для юрлиц — 30–50 тыс. рублей (для организации).

    Книга учета трудовых книжек

    Приём на работу всегда предполагает список необходимых документов для оформления. В этом списке основную роль занимает трудовая книжка. Она переходит от работника и оформляется по всем правилам в журнале учета движения трудовых книжек.

    Скачать образец книги учета трудовых книжек можно в статье ниже, журнал является обязательным для фиксации сведений о получаемых трудовых книжках персонала.

    Этот документ находится на предприятии продолжительный период времени — 75 лет. Поэтому правильное его оформление очень важно. При приобретении книги учета трудовых книжек следует учитывать, что плотный переплет прослужит дольше.

    При проверках книгой учета перемещений трудовых книжек интересуются постоянно. Отсутствие её карается штрафом, вплоть до отстранения от трудовой деятельности.

    Ответственность за скрупулезное ведение книги учета ложится на руководителя, если он предварительно не издал приказ о переложении ответственности на другого.

    Журнал учета содержит данные о трудовых книжках, дубликатах, вкладышах людей, трудящихся на предприятии. Как уже имеющихся у работника, так и оформленных на месте.

    Книга позволяет обобщить сведения, собрать их в одном месте, отслеживать процесс движения трудовых книжек.

    Другие образцы регистрационных журналов и книг учета:

    • инструктажа на рабочем месте — образец;
    • трудовых договоров — образец;
    • приказов по личному составу — образец.

    Основные требования к заполнению книги учета трудовых книжек

    К оформлению книги учета предъявляются такие требования:

    1. Журнал прошивается и нумеруется. Обязательно ставится опечатка. Без нее такой журнал считается недействительным по закону.
    2. В конце ответственный за ведение документа ставит дату и личную подпись, таким образом подтверждая правильность внесенных в неё данных.
    3. На титульном листе пишется название учреждения, дата начала и окончания действия журнала.

    Данные трудовой книжки поступившего на службу сотрудника вносятся следующим образом:

    • присваивается порядковый номер документа;
    • дата начала трудовой деятельности (стоит уточнить: она должна совпадать с датой, записанной в трудовой книжке);
    • фамилия, имя, отчество вновь прибывшего сотрудника;
    • серия и номер трудовой книжки (так же как и вкладыша);
    • профессия, должность работника;
    • структурное подразделение;
    • основание приёма на работу (чаще всего приказ);
    • подпись лица, который является ответственным за ведение учетной книги (чаще это кадровый работник, но на небольшом по численности предприятии бухгалтер или руководитель);
    • сумма денежных средств, принятых за чистые трудовые книжки и вкладыши;
    • дата и подпись сотрудника при расторжении договора, когда ему возвращается трудовая книжка (их он должен поставить собственноручно).

    Считается нарушением электронное оформление книги учета трудовых книжек. Заполнять ее нужно только от руки.

    Журнал учета движения трудовых книжек

    Журнал движения трудовых книжек: что это такое и кому он нужен

    Каждый работодатель обязан вести учет своих сотрудников с момента заключения договоров с ними. При первом трудоустройстве работнику в организации оформляют трудовую книжку. Остальные приносят ее с прежнего места работы.

    Данные о сотрудниках, датах трудоустройства и занимаемых должностях работодатель или специалист отдела кадров записывает в журнал регистрации трудовых книжек. Закон требует, чтобы такая регистрационная книга была у каждого юридического лица и ИП, имеющих наемных работников. Отсутствие документа рассматривается как нарушение законодательства. В этом случае компаниям грозит штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Минимальный штраф по ней для должностных лиц и ИП — 1000 рублей, для организаций — 30 000 рублей.

    По закону, даже если книга не имеет пустых страниц, она не сдается в архив до тех пор, пока все графы в ней не заполнены. Для внесения сведений о новых сотрудниках открывается дополнительный документ. Готовый к использованию журнал учета трудовых книжек скачать бесплатно возможно в нашем материале.

    Заполнение журнала учета трудовых книжек

    Журнал трудовых книжек и вкладышей в них заполняется по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Форма документа дана в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

    Правильно оформленная книга учета соответствует нескольким требованиям. Во-первых, она должна быть в твердом переплете. Во-вторых, документ необходимо прошнуровать, страницы — пронумеровать, а концы шнура — опломбировать.

    Руководитель организации заверяет книгу своей подписью, уточняя количество пронумерованных и прошнурованных листов в ней. Ставить печати на страницах не нужно.

    Читайте так же:  Центробанк предоставит личные кабинеты кредитным организациям на своём сайте

    Скачать образец журнала учета трудовых книжек бесплатно можно на нашем сайте. В нем указывают:

    • порядковый номер регистрируемого документа;
    • дату приема сотрудника на работу (число, месяц, год цифрами);
    • фамилию, имя и отчество (при наличии) работника;
    • серию и номер книжки, если они имеются;
    • должность или конкретную функцию сотрудника;
    • наименование службы или отдела, где работает человек (если в организации предусмотрено такое деление);
    • дату и номер приказа о приеме на работу (не заполняется при оформлении вкладышей);
    • сумму, внесенную за бланк трудовой (если она выдается впервые и за деньги).

    Все данные подтверждаются подписью специалиста, который их зарегистрировал.

    Журнал выдачи трудовых книжек на руки, образец

    Книга учета трудовых книжек

    Когда сотрудник увольняется, сведения об этом обязательно регистрируют на предприятии, поскольку все документы в этот момент передают их владельцу. Чтобы работодателям было проще, сведения о выдаче фиксируются в той же регистрационной книге.

    Обычно указывают последний рабочий день сотрудника. Но если документы ему отсылаются по почте, то вместо даты их выдачи на руки указывается дата почтовой пересылки. Дополнительно к делу подшивается квитанция об отправке.

    Факт получения документов необходимо заверить подписью работника. Если он лично их не получал, предусмотренная для подписи графа остается незаполненной.

    Как прошить книгу учета движения трудовых книжек?

    Оформление книги учета движения трудовых книжек. Срок хранения

    Трудовая книжка представляет собой документ, в который вносятся все сведения относительно трудовой деятельности лица. Этот документ является основным подтверждением стажа и места работы гражданина.

    Согласно пп. 40, 41 правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, для учета и контроля движения книжек в компании необходимо оформление журнала учета.

    В указанный журнал надлежит вносить информацию:

    • о поступивших трудовых книжках, а также вкладышей к ним на предприятии;
    • оформленных новых книжках для работников, трудоустраиваемых впервые.

    Оформление указанного журнала должно соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям, таким как:

    • наличие твердого переплета (иными словами, недопустимо оформление этого документа в обычной тетради);
    • обязательная нумерация всех страниц;
    • наличие прошивки с указанием количества листов, подписью руководителя;
    • обязательное скрепление журнала либо пломбой, либо сургучной печатью.

    [1]

    Приказом Министерства труда РФ от 10.10.2003 № 69 утверждена унифицированная форма этой книги.

    Согласно п. 695 списка, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, срок хранения книги учета составляет 75 лет. При этом компания должна придерживаться правил организации и хранения в соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013, а также правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526.

    Как пронумеровать страницы, прошить

    Все листы в книге должны быть пронумерованы по-порядку, начиная с первого.

    Книга учета должна быть прошита. Делается это для того, чтобы избежать замены листов при ее дальнейшем использовании.

    Определенного порядка прошивания на законодательном уровне не закреплено, поэтому сотрудники кадровой службы при возникновении вопроса, как прошивается книга учета движения трудовых книжек, пользуются следующим алгоритмом:

    1. На книге с левой стороны шилом или другим инструментом делаются проколы. Расстояние между проколами должно быть не меньше 3 см, и располагаться они должны строго по вертикали для того, чтобы не повредить читабельность книги при перелистывании.
    2. Капроновая нить либо иная другая, сложенная в несколько раз, продевается в отверстия. Для прочности сшивания необходимо сделать это несколько раз.
    3. Концы нитки должны быть выведены на оборотную сторону книги и завязаны в узел. При этом необходимо оставить 6–7 см нитки.

    Можно ли исправлять записи в книге

    Поскольку нет специальных норм, регулирующих порядок внесения исправлений в книгу учета, при совершении указанных действий следует руководствоваться пп. 4.2, 4.3 положения «О документах и документообороте в бухгалтерском учете» (утв. Минфином СССР 29.07.1983 № 105).

    Это объясняется тем, что в книге учета движения трудовых книжек отражаются сведения о поступивших документах, а также средствах, затраченных на первичное оформление трудовой (при трудоустройстве впервые), а значит, указанный документ может быть признан первичным учетным документом и исправлять в нем ошибки следует по указанным правилам.

    Так, ошибочную информацию следует зачеркнуть одной линией, оставив при этом текст читаемым. Над зачеркнутым текстом следует записать верную информацию. Далее сотрудник, совершающий указанные действия, должен поставить отметку: «Исправленному верить», а также дату и свою подпись.

    Как оформить опломбирование. Образец опломбировки

    Как уже говорилось выше, ответить на вопрос, как опломбировать книгу учета трудовых книжек, можно на основании подп. 4 п. 41 правил ведения и хранения трудовых книжек. Она должна быть скреплена одним из способов:

    На практике скрепление сургучной печатью используется мало, поскольку при этом может возникнуть ряд проблем:

    1. Необходимо изготовление специальной печати, чаще всего латунной.
    2. Необходимо приобретение сургуча и его растопка.
    3. Непрочность печати. Сургуч имеет свойство со временем разрушаться.
    4. Листы, расположенные под самой печатью, будут иметь неровную поверхность, что может привести к неаккуратности при заполнении журнала.

    Чаще всего используется опломбирование бумажной пломбой с использованием заверительной надписи руководства. Но этот способ тоже неверный, так как пломба должна соответствовать параметрам согласно ГОСТ 31282-2004.

    Самым удобным способом пломбирования будет использование пленочной пломбы. На поверхности такого носителя нанесены уникальные знаки, при желании заказчика возможно нанесение соответствующих логотипов и пр. При попытке отклеить такую пломбу на ней появится соответствующая запись, которая будет свидетельствовать о несанкционированном вскрытии.

    Книга учета движения трудовых книжек в обязательном порядке должна быть прошита, ее страницы пронумерованы. Более того, указанный документ должен быть скреплен либо сургучной печатью, либо пломбой.

    Книга учета трудовых книжек. Образец, бланк

    Статьи по теме

    Для учета трудовых книжек в организации постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 утверждена книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Книга учета движения трудовых книжек ведется в кадровой службе организации и в другом подразделении, в котором оформляется прием и увольнение работников.

    Читайте так же:  Минфин дал старт открытию спецсчетов участниками госзакупок

    Как вести книгу учета движения трудовых книжек

    Книга учета движения трудовых книжек ведется для регистрации полученных трудовых книжек и вкладышей в них от работников при приеме на работу, при увольнении, при оформлении дубликатов или заведении новых трудовых книжек или вкладышей в них.

    Книга учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

    Книга учета движения трудовых книжек — образец

    Приложение № 3
    к постановлению Минтруда России
    от 10 октября 2003 г. № 69

    К НИГА
    учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

    Образец журнала учета трудовых книжек

    Тема будет полезной как для начинающего работника отдела кадров, так и обычному гражданину. Речь пойдет о рабочих паспортах, которые актуальны при трудоустройстве, а также при выходе на заслуженный отдых. Порой утерянные год или даже месяц стажа работы может серьезно повлиять на размер пенсии. Поэтому необходимым атрибутом здесь служит книга учета трудовых книжек. Как правильно делать в ней записи, чтобы не ошибиться, рассмотрим подробнее.

    Требования нормативных актов по учету трудовых книжек в организации

    Утвержден журнал учета трудовых книжек, его форма, содержание Постановлением Совмина РФ от 16.04.2003 г. № 225. В нем происходит регистрация указанных выше документов, их дубликатов и вкладышей всех трудоустроенных лиц. В оглавлении пишем название фирмы, ставим число, месяц и год первой записи. При завершении книги тоже будет проставлена дата. Требования к занесению записей следующие:

    • делается дважды – при трудоустройстве и расторжении контракта;
    • строго соблюдается хронологический порядок записей;
    • не допускается сокращения собственных имен и наименования места работы.

    Работнику выдается расписка о приеме документа. Ведение журнала осуществляет специалист отдела кадров.

    Правила заполнения книги учета трудовых книжек

    Законодательством определены правила, по которым ведется книга учета движения трудовых книжек. Проанализируем образец ее заполнения:

    1. В первых четырех графах проставляются порядковый номер и дата в указанном формате.
    2. Пятая – указывает ФИО гражданина, владельца документа.
    3. Далее записываются серия и номер рабочего трудовой книжки, ее дубликата или вкладыша (при его наличии).
    4. Следующие две графы информируют в точном соответствии с приказом работодателя о названии должности и месте работы, структурном подразделении.
    5. В девятой указываются реквизиты приказа.
    6. В десятой расписывается сам сотрудник, принимающий документ.
    7. 12 и 13 графы заполняются при расторжении трудового договора. Датой увольнения является последний день работы. Книжка выдается ему на руки под роспись.

    Никаких лишних записей в данном журнале не допускается. Вместе с тем, не исключены ситуации, когда работник не согласен с увольнением и принципиально не хочет получать книжку либо срочно уехал за пределы места жительства или работы. Тогда кадровик высылает ему заказное письмо с уведомлением о доставке, где приглашает адресата получить документ в срочном порядке или дать письменное согласие на его пересылку с указанием адреса. В книге в данном случае дата проставляется карандашом и делается отметка о почтовом отправлении. После получения лично либо пересылке книжки дата заполняется ручкой.

    Если работник категорически отказывается от получения рабочего паспорта, в присутствии свидетелей составляется акт отказа и он передается на хранение в отдел кадров, затем в установленном порядке сдается в архив.

    В интересах работодателя своевременно вернуть документ уволенному работнику или грамотно оформить все предпринятые меры по данному вопросу. Иначе он будет нести материальные затраты на выплату среднего заработка сотруднику за «вынужденные» прогулы.

    Образец скачать бесплатно можно по ссылке.

    Бланк журнала регистрации ТК

    Для книги учета законом утвержден официальный бланк табличного типа из тринадцати граф. Страницы журнала нумеруются, прошнуровываются и пломбируются.

    Несколько практических советов, как прошить книгу, а затем поставить пломбу. Сначала у линии сгиба делается два отверстия и в них протягивается прочная нить. На обратной стороне журнала нити завязываются. Пломбу можно купить. А проще всего вырезать квадрат из плотной бумаги и заклеить им концы нитей так, чтобы их нельзя было достать, не испортив пломбу. На наклейке записывается ФИО сотрудника, число страниц, заверяется подписью и печатью организации.

    Журнал учета трудовых книжек сохраняется в сейфе и должен быть в каждом трудовом коллективе. Этот вопрос проверяется контролирующими органами. Если книга отсутствует или ведется небрежно, с нарушением правил, применяются административные штрафы.

    Видео (кликните для воспроизведения).

    Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

    Источники


    1. Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.

    2. Общая теория государства и права. Академический курс в 3 томах. Том 2. Учебник. — М.: Зерцало-М, 2002. — 528 c.

    3. Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.
    4. Ивакина, Н.Н. Основы судебного красноречия (риторика для юристов) / Н.Н. Ивакина. — М.: ЮРИСТЪ, 2018. — 384 c.
    5. Новое в судебном законодательстве Российской Федерации. — М.: Омега-Л, 2017. — 128 c.
    Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать
    Оценка 5 проголосовавших: 1

    КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА


    УЗНАЙТЕ, КАК РЕШИТЬ ИМЕННО ВАШУ ПРОБЛЕМУ — ПОЗВОНИТЕ ПРЯМО СЕЙЧАС

    8 800 350 84 37

    ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

    Please enter your comment!
    Please enter your name here