Пользователи электронных счетов-фактур определят порядок взаимодействия

Порядок взаимодействия сторон в рамках электронного документооборота счетов-фактур должны установить сами участники такого документооборота

Телефон Юриста в Москве +7 (499) 322-02-63 в Санкт-Петербурге +7 (812) 309-42-67

Об этом говорится в письме ФНС России от 6 марта 2018 г. № ЕД-4-15/4417@ «О рассмотрении интернет-обращения».

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок) утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Порядок, в частности, указывает на действия сторон при необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем. В этой ситуации покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры по форме, утв. приказом ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@. Получив уведомление, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 1.12 Порядка).

Однако порядок аннулирования ошибочно направленного уведомления об уточнении счета-фактуры законодательством о налогах и сборах не определен.

В связи с этим налоговики считают, что порядок взаимодействия сторон в рамках электронного документооборота счетов-фактур, в том числе в случаях ошибочного направления уведомления об уточнении счета-фактуры, должен быть установлен непосредственно участниками электронного документооборота.

Электронный документооборот: роуминговый обмен счетами-фактурами

Компании могут требовать от своих операторов электронного документооборота роуминговый обмен счетами-фактурами. Для этого фирмы должны дать согласие своим операторам на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота.

Уже пять лет компании имеют возможность выставлять и получать счета-фактуры в электронной форме (приказ Минфина России от 25.04.2011 № 50н (утратил силу)). Такой счет-фактура является полноценным документом наравне с бумажным вариантом.

Обмениваться счетами-фактурами в электронной форме компании вправе по взаимному согласию и при наличии технических возможностей для приема и обработки документов. Передача счетов-фактур осуществляется через оператора электронного документооборота, который фиксирует факт направления документов, дату и время получения и хранит подтверждение совершившегося факта документооборота. Виртуальный счет-фактура содержит те же реквизиты и данные, что и бумажная версия, и он также должен быть подписан руководителем или доверенным лицом. Только в данном случае подпись будет электронной.

Что мешало внедрению электронного документооборота счетов-фактур

В век информационных технологий бизнесу проще сделать подключение к электронному документообороту, чем содержать более затратный способ в виде бумажного. С электронными документами намного проще работать: нет бумажной волокиты, упрощается поиск необходимых документов, меньше трудозатрат. Однако не все фирмы готовы довериться электронному документообороту. Несмотря на то что электронный документооборот между компаниями и государственными структурами уже существовал и до введения в него счетов-фактур, вопрос по его совершенствованию и внедрению в промышленных масштабах оставался открытым.

Компании на встречах с представителями государственных органов власти часто озвучивали недовольство недоработками системы и проблемами законодательного регулирования электронного документооборота.

Алексей Пауков, генеральный директор компании «Электронный Экспресс» (УЦ ГАРАНТ):

На наш взгляд, как доверенного оператора ЭДО, «роуминговая реформа», проведенная ФНС России, является стратегически полезной. В среднесрочной перспективе потребность в роуминге возрастет. Это произойдёт тогда, когда использование электронных счетов-фактур станет обычной практикой для любого, даже самого малого, предприятия.

[1]

Сегодня использование электронных счетов-фактур востребовано, главным образом, у крупных заказчиков, которые генерируют большие массивы похожих документов на небольшие суммы. Такие заказчики считают экономический эффект от перехода на ЭДО достаточно существенным, чтобы приложить усилия и организовать систему ЭДО для взиамодействия со своими контрагентами. Фактически это означает, что условия обмена документами во многом определяет заказчик-организатор системы ЭДО, он же и вовлекает в систему ЭДО своих многочисленных «контрагентов ближнего круга». Массовый же спрос на роуминг со стороны малого бизнеса остается делом будущего. Тем не менее, готовясь к его наступлению, «Электронный экспресс» провел необходимые технические испытания и подтвердил свою готовность к роумингу электронных счетов-фактур.

Решение вопроса роуминга, на наш взгляд, является необходимым, но не достаточным условием активизации перехода бизнеса на электронные счета-фактуры. Нужно решать вопрос системно: «сверху» создавать мотивацию для рынка, развивать нормативно-правовую базу. «Изнутри», как практики, мы сейчас ощущаем интерес к решениям по интеграции ЭДО счетов-фактур с учетными системами. При организованной взаимосвязи работать бухгалтеру удобнее. Нам даже пришлось реализовать целый ряд интеграционных модулей с различными версиями и платформами учетных систем. Такой комплексный подход к решению вопросов бухгалтера позволяет проводить внедрение ЭДО счетов-фактур в организации дружелюбно и эффективно.

В частности, отмечали недостаточное количество реализованных форматов документов, отсутствие легкого и понятного взаимодействия с контрагентом при направлении документов, слабую информированность бизнеса, отсутствие законодательных актов, разрешающих переводить неоперативные документы до истечения срока их хранения на электронные носители, одновременно уничтожая бумажные оригиналы. Все эти проблемы привели к тому, что бизнес не спешит отказываться полностью от традиционного делопроизводства, а значит, развитие системы электронного документооборота двигается медленнее, чем ожидалось.

На основании предложений бизнеса Федеральная налоговая служба издала приказы, утверждающие новые форматы электронных документов. Их можно применять в хозяйственной деятельности, а также они будут приняты в налоговых инспекциях в случае необходимости их представления. Ведь основную проблему и задержку развития электронного документооборота составляет сложность представления контролерам документов, форматы которых еще не утверждены.

Так, ФНС России разработаны следующие форматы первичных учетных документов (распоряжение ФНС России от 30.06.2014 № 99@):

• формат представления документа о передаче товаров при торговых операциях в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/551@);
• формат представления документа о передаче результатов работ (документа об оказании услуг) в электронной форме (приказ ФНС России от 30.11.2015 № ММВ-7-10/552@);
• формат счета-фактуры и формат представления документа о передаче (сдаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав), включающего в себя счет-фактуру, в электронной форме (приказ ФНС России от 24.03.2016 № ММВ-7-15/155@).

Роуминг электронного документооборота

Помимо увеличения числа формализованных документов важным фактором интеграции электронного документооборота является сервисная доступность и системная поддержка. Цель состоит в том, чтобы компании, отправляя документы своим контрагентам по телекоммуникационным каналам связи, не думали, к каким операторам электронного документооборота (ОЭДО) они подключены, могут ли операторы состыковаться, какие проблемы могут возникнуть при отсылке документов и т.д. Поэтому сейчас операторы налаживают процессы подключения и готовы к роуминговым соглашениям со всеми операторами.

Роуминг — технология обмена юридически значимыми электронными документами между операторами электронного документооборота.

Раньше у компаний возникали проблемы с наладкой и ведением электронного документооборота, если контрагент использовал услуги другого оператора связи. Для отладки взаимодействия между операторами необходимо проведение ряда технологических и юридических процедур. Это связано с некоторыми отличиями в технологии формирования контейнеров, содержащих документы, у каждого оператора, а также отсутствием нормативных требований по обеспечению взаимодействия между операторами.

Изменения в порядке обмена электронными счетами-фактурами

ФНС России и Минфин России принялись за решение проблемы с отсутствием роуминга. Для этого были внесены изменения в порядок обмена электронными счетами-фактурами.

Так, в Налоговом кодексе появилась норма, которая обязывает оператора электронного документооборота обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении счетов-фактур (при необходимости через оператора, заключившего сделку с другой стороной). Чтобы участвовать в электронном документообороте, продавцу (покупателю) нужно подать оператору заявление, в котором теперь также следует указывать сведения о согласии (несогласии) на предоставление сведений другому оператору электронного документооборота (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). Таким образом, компании получили законное право требовать от операторов оказания услуги роуминга надлежащего качества и в полном объеме.

Со своей стороны, сотрудники ФНС России выпустили приказ, который должен повысить доверие к деятельности операторов электронного документооборота. Для этого при обмене счетами-фактурами в электронной форме и для обеспечения гарантий налогоплательщиков была организована сеть доверенных операторов электронного документооборота (ДОЭД). Главная задача доверенных операторов электронного документооборота — обеспечить возможность круглосуточного и бесперебойного осуществления юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, защитить от фальсификации электронных счетов-фактур.

С 1 июля 2016 года для включения в сеть доверенных операторов электронного документооборота операторы обязаны предоставить в том числе и подтверждение возможности оказания услуг роуминга (приказы ФНС России от 04.04.2016 № ММВ-7-6/176@, от 20.04.2012 № ММВ-7-6/253@).

Доверенный оператор электронного документооборота, не выполняющий указанные функции, в том числе услуги роуминга, может быть исключен из сети ДОЭД.

Роуминговое соглашение подтверждает, что бизнес-сообщество заинтересовано в расширении границ электронного документооборота. Сами операторы готовы выходить на новый уровень конкуренции. Также государственные службы активно способствуют развитию и промышленному использованию электронного документооборота.

Роуминг электронного документооборота

Как в ИС ЭСФ добавить сотрудника для работы с электронными счетами-фактурами?

После регистрации налогоплательщика в ИС ЭСФ первый руководитель (директор ТОО, индивидуальный предприниматель) может самостоятельно выписывать покупателям и получать от поставщиков электронные счета-фактуры. Но во многих организациях выпиской и получением счетов-фактур занимаются сотрудники, в должностные обязанности которых входит работа с ЭСФ.

В соответствии с Правилами выписки ЭСФ: «Уполномоченное физическое лицо – работник юридического лица (структурного подразделения юридического лица) или индивидуального предпринимателя либо лица, занимающегося частной практикой, наделенный на основании доверенности правами осуществлять от имени такого юридического лица (структурного подразделения юридического лица) или индивидуального предпринимателя либо лица, занимающегося частной практикой, операции в процессе документооборота в информационной системе электронных счетов-фактур. При этом право подписи ЭСФ дается только от имени юридического лица (структурного подразделения юридического лица).»

Для самостоятельной работы физических лиц в ИС ЭСФ от имени организации необходимо определить список уполномоченных сотрудников и наделить их соответствующими правами для работы с электронными счетами-фактурами.

Работник юридического лица может быть наделен «полным» перечнем полномочий, необходимых для работы с электронными счетами-фактурами. При этом необходимо отметить, что физическое лицо – сотрудник индивидуального предпринимателя не может быть наделен правом заверения ЭСФ, т.е. он может создавать, сохранять и просматривать исходящие ЭСФ, зарегистрировать (оправить покупателю) имеет право только сам предприниматель.

Рассмотрим подробно, что необходимо сделать налогоплательщику и его сотруднику для того, чтобы в ИС ЭСФ добавить физическое лицо, уполномоченное работать с электронными счетами-фактурами от имени работодателя?

Регистрация в ИС ЭСФ налогоплательщика, которая выполняется непосредственно первым руководителем. При регистрации налогоплательщика (ТОО, ИП) необходимо выбрать соответствующий организации статус:

• индивидуальный предприниматель либо лицо, занимающееся частной практикой;
• юридическое лицо (структурное подразделение юридического лица).

Физическое лицо – сотрудник должен самостоятельно зарегистрироваться в информационной системе, при этом он выбирает статус регистрации – физическое лицо. Для регистрации с ИС ЭСФ необходима электронно-цифровая подпись – электронный ключ, который необходимо получить в отделении ЦОНа.

[3]

Первый руководитель организации (директор, ИП) в разделе Настройки – Управление персоналом при помощи командной кнопки Пригласить сотрудника отправляет запрос физическому лицу, указав ИИН сотрудника.

Физическое лицо – сотрудник, войдя в информационную систему, в разделе Настройки – Мои предприятия должен принять Приглашение от работодателя, подписав его электронным ключом.

После «принятого» приглашения в ИС ЭСФ сотрудником, первый руководитель организации назначает полномочия работнику в соответствии с его трудовыми обязанностями.

Первый руководитель (директор юр.лица, индивидуальный предприниматель) вправе изменять установленные полномочия физическому лицу, а при необходимости лишить его этих прав (например: перевод на другую должность, увольнение сотрудника).

Электронные счета-фактуры: новый порядок выставления и получения (Подкопаев М.В.)

Дата размещения статьи: 07.04.2016

Все большее число плательщиков НДС находят для себя удобным отказаться от возни с бумажными счетами-фактурами и переходит на электронный способ их оформления. К такому решению их приводят продолжающиеся действия контролирующих органов по упорядочиванию процедуры, связанной с применением данного способа документооборота.

Возможность оформлять электронные счета-фактуры появилась с июня 2011 г. в связи с выходом Приказа Минфина России от 25.04.2011 N 50н. Поименованным Приказом был определен Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи (далее — прежний Порядок).
Но за прошедшее с тех пор время многое изменилось как в порядке выставления счетов-фактур (независимо от способа их оформления), так и в порядке применения электронных подписей. В связи с этим Минфин счел необходимым утвердить новый Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее — Порядок). С этой целью выпущен Приказ от 10.11.2015 N 174н, который зарегистрирован в Минюсте 18.02.2016, и согласно п. 3 данного Приказа вступит в силу с 01.04.2016. Соответственно, с указанной даты перестанет действовать прежний Порядок.
Рассмотрим и перечислим, какие же изменения произошли в правилах применения электронных счетов-фактур.

В первую очередь бросается в глаза то, что в Порядке говорится строго о подписании счетов-фактур усиленной цифровой электронной подписью. Что касается прежнего Порядка, в нем речь шла о применении электронной цифровой подписи, то есть слово «усиленная» отсутствовало.
Впрочем, для пользователей электронных счетов-фактур никаких изменений в отношении того, какая подпись необходима, не произойдет. Дело в том, что согласно ч. 3 ст. 19 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» , если федеральными законами и иными нормативными правовыми актами, вступившими в силу до 01.07.2013, предусмотрено использование электронной цифровой подписи, применяется усиленная квалифицированная электронная подпись в соответствии с названным Законом.
———————————
Введена Федеральным законом от 02.07.2013 N 171-ФЗ и действует с 01.07.2013.

[2]

Есть еще ряд изменений, которые правильнее назвать уточнениями. Так, в п. 1.3 Порядка установлено, что выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) осуществляются через организации, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по ТКС в рамках электронного документооборота (далее — ЭДО) счетов-фактур между продавцом и покупателем.
Теперь названный пункт дополнен ссылкой на абз. 3 пп. «б» п. 7 Правил ведения журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость . В нем разъяснено, какая организация признается оператором ЭДО в целях применения Постановления Правительства РФ N 1137.
———————————
Утверждены Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

Кроме того, в п. 1.3 Порядка зафиксирована обязанность оператора ЭДО обеспечить взаимодействие продавца и покупателя при выставлении и получении электронных счетов-фактур (при необходимости это можно сделать через оператора, заключившего договор с другой стороной сделки).
Исходя из п. 1.6 Порядка выставление и получение счетов-фактур в электронной форме по ТКС допускаются при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, которые:
— позволяют идентифицировать владельца квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи, а также установить отсутствие искажения информации;
— совместимы со средствами криптографической защиты информации, используемыми в ФНС.
Теперь здесь же уточнено, что сертификация происходит согласно ст. 28 Закона РФ от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне». В данной норме установлено: средства защиты информации должны иметь сертификат, удостоверяющий их соответствие требованиям по защите сведений соответствующей степени секретности. При этом сертификация производится с учетом Положения о сертификации средств защиты информации .
———————————
Утверждено Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 608.

В п. 1.7 прежнего Порядка было установлено, что выставление и получение электронных счетов-фактур по ТКС осуществляются продавцом и покупателем в зашифрованном или в незашифрованном виде. Тот же пункт Порядка дополнен ссылками на п. п. 1 и 6 Порядка подключения информационных систем и информационно-телекоммуникационных сетей к информационно-телекоммуникационной сети Интернет и размещения (публикации) в ней информации через российский государственный сегмент информационно-телекоммуникационной сети Интернет .
———————————
Утвержден Указом Президента РФ от 22.05.2015 N 260.

Если вы не нашли на данной странице нужной вам информации, попробуйте воспользоваться поиском по сайту:

Вернуться на предыдущую страницу

Порядок обмена электронными счетами-фактурами между компаниями через интернет

Компании могут использовать электронные счета-фактуры:

• при взаимном согласии (отраженном в договоре или в регламенте оператора электронного документооборота);
• и наличии у сторон технических средств для работы с такими документами.

• один счет-фактуру;
• два подтверждения оператора;
• одно извещение о получении счета-фактуры;
• три извещения о получении подтверждения оператора.

Подробная схема документооборота счетами-фактурами через Диадок:

Оператор гарантирует доставку счета-фактуры до покупателя, своевременное получение всех технологических документов, независимое подтверждение сроков в налоговой, суде, спорах с контрагентами.

Несмотря на большое количество служебных документов и кажущуюся сложность обмена счетами-фактурами, обмениваться ими через Диадок не сложнее, чем электронными письмами: система спроектирована таким образом, что реализация всех требований порядка скрыта «внутри».

Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 № 50н Утративший силу

«Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»

Опубликовано 3 июня 2011 г.

В соответствии с пунктом 9 статьи 169 части второй Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 32, ст. 3340; 2002, N 22, ст. 2026; 2005, N 30, ст. 3130; 2008, N 48, ст. 5519; 2010, N 31, ст. 4198) приказываю:

1. Утвердить Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи согласно приложению к настоящему Приказу.
2. Установить, что настоящий Приказ вступает в силу со дня его официального опубликования.

Статья 5 Налогового кодекса Российской Федерации (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 31, ст. 3824; 2008, N 48, ст. 5519).

Заместитель
Председателя Правительства
Российской Федерации —
Министр финансов
Российской Федерации
А.Л. Кудрин

Приложение
к Приказу Министерства финансов
Российской Федерации
от 25 апреля 2011 г. N 50н

Порядок взаимодействия сторон в рамках электронного документооборота счетов-фактур должны установить сами участники такого документооборота

monkeybusiness / Depositphotos.com

Об этом говорится в письме ФНС России от 6 марта 2018 г. № ЕД-4-15/4417@ «О рассмотрении интернет-обращения».

Согласно абз. 2 п. 1 ст. 169 Налогового кодекса счет-фактура может быть составлен и выставлен на бумажном носителе и (или) в электронной форме. Счета-фактуры составляются в электронном виде по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки этих счетов-фактур. Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи (далее – Порядок) утвержден приказом Минфина России от 10 ноября 2015 г. № 174н.

Порядок, в частности, указывает на действия сторон при необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупателем. В этой ситуации покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры по форме, утв. приказом ФНС России от 30 января 2012 г. № ММВ-7-6/36@. Получив уведомление, продавец должен устранить указанные в нем ошибки и направить покупателю исправленный счет-фактуру в электронной форме (п. 1.12 Порядка).

Какие налоговые риски могут возникнуть у налогоплательщиков, принимающих к вычету НДС на основании счетов-фактур, подписанных с использованием факсимиле? Узнайте из материала «Факсимильная подпись на счетах-фактурах» в «Энциклопедии решений. Налоги и взносы» интернет-версии системы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!

Однако порядок аннулирования ошибочно направленного уведомления об уточнении счета-фактуры законодательством о налогах и сборах не определен.

В связи с этим налоговики считают, что порядок взаимодействия сторон в рамках электронного документооборота счетов-фактур, в том числе в случаях ошибочного направления уведомления об уточнении счета-фактуры, должен быть установлен непосредственно участниками электронного документооборота.

Бухгалтеру

Читайте блоги наших авторов:

Серия статей «Бухгалтер и электронный документ» разработана специально для того, чтобы на доступном языке рассказать об этом виде взаимодействия все, что нужно знать бухгалтеру. Как начать обмен? Как работать с первичкой и сдавать отчетность в электронном виде? На эти и другие вопросы вы найдете ответ в наших выпусках.

В первой главе мы расскажем о том, как перейти на электронное взаимодействие с контрагентами, и что нужно, чтобы начать обмен.

Взгляд сверху: нужны ли перемены?

Ведение бухгалтерского учета неразрывно связано с оформлением различной документации. Десятки лет оттачивались схемы бумажного документооборота, но сегодня на смену бумажным документам приходят электронные.

Посмотрим на сложившуюся ситуацию сверху: многие компании частично или полностью автоматизируют свои внутренние бизнес-процессы за счет внедрения информационных систем. Но функционирование организации не ограничивается внутренними процессами, необходимо взаимодействовать и с контрагентами.

Например, после совершения хозяйственной операции бухгалтер составляет в своей учетной системе акт выполненных работ, распечатывает и отправляет почтой или с курьером. Контрагент, получив акт, сканирует его и заносит в информационную систему, если таковая имеется. Затем бухгалтер «ручками» делает проводку в учетной системе, и в обязательном порядке сохраняет бумажный оригинал. Удобно?

Счета-фактуры, акты, товарные накладные ТОРГ-12 в электронном виде

Электронная бухгалтерская первичка в электронном виде — это уже но рма . Знаете ли вы , что электронные счета-фактуры разрешены законодательно еще с 2010 года! И сейчас обмен электронными счетами — это полноценный инструмент автоматизации рутинной работы бухгалтера по сбору оригиналов для учета и отчетности. А электронная товарная накладная (ТОРГ-12) по разъяснениям Минфина от 2011 года может являться документом, подтверждающим расходы налогоплательщика.

Нормативно четко определены только регламент и форматы счетов-фактур, а для актов и торг-12 есть рекомендованные форматы. Но этот вопрос касается только обмена с ФНС, а контрагенты могут обмениваться между собой и другими документами (договор, приложение, универсальный передаточный документ — УПД, спецификация, договор страхования и т.д.) в электронном виде юридически законно.

Обмен электронными документами

Итак, вы решили начать обмен электронными документами. Каким образом будет выстраиваться электронное взаимодействие, контрагенты решают самостоятельно. Выделяются два основных вида обмена:

● Обмен с контрагентом напрямую можно начать, заключив предварительно соглашение, в котором детально прописывается порядок и условия обмена. Если оба контрагента используют усиленную квалифицированную электронную подпись, то соглашение можно не заключать, соответственно, при других видах электронной подписи соглашение необходимо. Очевидное преимущество данного варианта – не нужно платить операторам за передачу документов, можно воспользоваться обычной электронной почтой. Но далеко не все документы можно пересылать напрямую контрагенту.

● Другой вариант – обмен через оператора электронного документооборота счетами-фактурами (оператор ЭДО СФ). Данный способ лучше хотя бы потому, что вы один раз подключаетесь к сети оператора, присоединяетесь к регламенту обмена и работаете в сервисе. Операторы ЭДО СФ обладают технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения легитимного обмена любыми электронными документами, и, самое главное, счетами-фактурами.

Нас часто спрашивают, для чего нужен оператор, если можно обмениваться напрямую. Первое, и самое важное, то, что при обмене электронными документами напрямую, то есть без участия оператора, вы не сможете обмениваться электронными счетами-фактурами. Согласно Приказу Минфина РФ №50н обмен электронными счетами-фактурами (ЭСФ) должен производиться через оператора ЭДО СФ, так как при необходимости оператор может подтвердить факт выставления или получения ЭСФ и иных документов.

Карина Кассис, аналитик Synerdocs

Три простых шага

Обмен электронными документами через оператора ЭДО СФ – наиболее приемлемый вариант, поэтому рассмотрим его подробнее. Для того чтобы начать работу в сервисе обмена вам нужно:

1. Подключиться к оператору;

2. Приобрести сертификат электронной подписи и средства криптографической защиты (СКЗИ);

3. Подключить к обмену контрагентов с помощью оператора.

Большинство организационных вопросов операторы ЭДО СФ берут на себя. Обеспечивать комфортную работу пользователям – их основная задача.

Порядок обмена электронными счетами-фактурами

«НДС: проблемы и решения», 2011, N 7

3 июня 2011 г. вступил в силу Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде (далее — Порядок). Это дает налогоплательщикам надежду на то, что уже в этом году они смогут внедрить в своем учете электронный документооборот счетов-фактур, предусмотренный п. 9 ст. 169 НК РФ. Дело за малым — ФНС должна утвердить форматы счета-фактуры, журнала учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж в электронном виде.

Порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом Минфина России от 25.04.2011 N 50н.

Итак, настоящий Порядок устанавливает процедуры взаимодействия участников электронного документооборота в рамках выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи в соответствии со ст. 169 НК РФ.

Следует сказать, что выставление и получение счетов-фактур в электронном виде может осуществляться только через организацию, обеспечивающую обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота счетов-фактур между продавцом и покупателем (далее — оператор электронного документооборота). При этом такой обмен возможен по взаимному согласию сторон сделки и при наличии у них совместимых технических средств и возможностей для приема и обработки электронных счетов-фактур.

Счет-фактура в электронном виде, переданный по телекоммуникационным каналам связи, считается исходящим от участника электронного документооборота, если он подписан электронной цифровой подписью, принадлежащей уполномоченному лицу участника, и данный участник направил счет-фактуру через оператора электронного документооборота при обязательном использовании сертифицированных в соответствии с законодательством РФ средств криптографической защиты информации, позволяющих идентифицировать владельца сертификата ключа подписи.

Обратите внимание! Сертификаты ключей подписи выдаются участникам электронного документооборота счетов-фактур организациями, которые выпускают сертификаты ключей подписи для использования в информационных системах общего пользования, выполняют функции, предусмотренные Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», и являются удостоверяющими центрами, входящими в сеть доверенных удостоверяющих центров ФНС.

Отметим, что продавец и покупатель осуществляют электронный документооборот по каждому счету-фактуре в отдельности. При этом датой выставления покупателю счета-фактуры в электронном виде считается дата поступления файла счета-фактуры оператору электронного документооборота от продавца, указанная в подтверждении этого оператора; датой получения покупателем счета-фактуры в электронном виде считается дата направления покупателю оператором электронного документооборота файла счета-фактуры продавца.

В случае необходимости внесения исправлений в счет-фактуру покупатель направляет продавцу через оператора электронного документооборота уведомление об уточнении счета-фактуры. При получении уведомления об уточнении счета-фактуры продавец устраняет указанные в данном уведомлении ошибки и направляет покупателю исправленный счет-фактуру в электронном виде.

Сколько времени следует хранить электронные счета-фактуры? Согласно п. 1.13 Порядка участники электронного документооборота должны обеспечить хранение документов, подписанных электронной цифровой подписью, и применявшегося сертификата ключа подписи в течение срока, установленного для хранения счетов-фактур.

К сведению. В силу пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов.

В связи с этим отметим, что нормы гл. 21 НК РФ прямо не предусматривают обязанности налогоплательщика хранить счета-фактуры дольше сроков, установленных в ст. 23 НК РФ. Следовательно, участники электронного документооборота должны обеспечить хранение электронных счетов-фактур в течение четырех лет с даты их выставления (получения).

В отношении непосредственно процедуры выставления и получения счетов-фактур участниками электронного документооборота отметим следующее. Во-первых, для участия в электронном документообороте продавцу (покупателю) необходимо:

а) получить сертификаты ключей подписи руководителя организации либо иных лиц, уполномоченных на это приказом (иным распорядительным документом) организации или доверенностью от имени организации, индивидуального предпринимателя в соответствии с российским законодательством;

б) оформить и представить оператору электронного документооборота заявление об участии в электронном документообороте счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи. В заявлении указываются следующие учетные данные:

• полное наименование организации (фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя);
• место нахождения организации (место жительства индивидуального предпринимателя);
• ИНН организации-налогоплательщика (индивидуального предпринимателя);
• сведения о владельцах полученных сертификатов ключа подписи и реквизиты сертификата ключа подписи;
• контактные данные организации (индивидуального предпринимателя);
• сведения о налоговом органе, в котором состоит на учете организация (индивидуальный предприниматель);

в) получить у оператора электронного документооборота идентификатор участника электронного документооборота, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к электронному документообороту счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

Во-вторых, в случае изменения учетных данных, содержащихся в заявлении об участии в электронном документообороте счетов-фактур, участнику этого документооборота не позднее трех рабочих дней со дня соответствующего изменения необходимо представить оператору электронного документооборота заявление о внесении изменений в ранее сообщенные данные.

Примечание. Электронный счет-фактура в утвержденном формате, выставленный и полученный по телекоммуникационным каналам связи в соответствии с установленным порядком, является основанием для принятия покупателем предъявленных продавцом сумм НДС к вычету в порядке, предусмотренном гл. 21 НК РФ (п. 1.2 Порядка).

Надо сказать, что порядок выставления (получения) электронного счета-фактуры отличается от выставления (получения) бумажного счета-фактуры. Так, согласно п. 2.4 Порядка продавцу необходимо будет выполнить следующие действия:

• сформировать счет-фактуру в электронном виде в соответствии с утвержденными требованиями и форматом;
• проверить действительность электронной цифровой подписи продавца;
• подписать счет-фактуру электронной цифровой подписью продавца;
• зашифровать счет-фактуру (при необходимости);
• направить файл счета-фактуры в электронном виде в адрес покупателя через оператора электронного документооборота;
• сохранить подписанный счет-фактуру в электронном виде.

В свою очередь, покупатель согласно п. 2.9 Порядка при получении от продавца файла счета-фактуры в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи не позднее следующего рабочего дня:

а) проверяет подлинность электронной цифровой подписи продавца;

в) подписывает извещение о получении счета-фактуры электронной цифровой подписью покупателя;

г) направляет извещение о получении счета-фактуры в адрес продавца через оператора электронного документооборота;

д) сохраняет подписанный электронной цифровой подписью продавца счет-фактуру и подписанное извещение о получении счета-фактуры в электронном виде.

Таким образом, каждый счет-фактура будет проходить через оператора электронного документооборота. Причем выставление и получение счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи может осуществляться через одного или нескольких операторов электронного документооборота при наличии у операторов совместимых технических средств и возможностей для приема и передачи счетов-фактур в электронном виде в соответствии с утвержденным форматом и установленным порядком.

Обратите внимание! Порядок в равной степени распространяется на налоговых агентов, указанных в п. п. 4 и 5 ст. 161 НК РФ, а также комиссионеров, агентов, действующих в интересах принципала, которые осуществляют реализацию либо приобретение товаров (работ, услуг), имущественных прав от своего имени (п. 1.2 Порядка).

Источники

1. 
   Комаров, С. А. Теория государства и права / С.А. Комаров, А.В. Малько. — М.: Норма, 2004. — 442 c.
2. 
   История политических и правовых учений / В.Г. Графский и др. — М.: Норма, 2003. — 944 c.
3. 
   Ефименко, Е. Н. Корпоративные конфликты (споры). Учебно-практическое пособие / Е.Н. Ефименко, В.А. Лаптев. — М.: Проспект, 2015. — 240 c.
4. Баскакова, М. А. Толковый юридический словарь бизнесмена (англо-русский, русско-английский) / М.А. Баскакова. — М.: Контракт, 2007. — 560 c.
5. Гришаев, П.И. Немецко-русский юридический словарь / П.И. Гришаев, Л.И. Донская, М.И. Марфинская. — М.: РУССО, 2016. — 622 c.