Приказы по основной деятельности — это какие приказы

Приказы по основной деятельности: классификация и образцы

Назначение приказов

В процессе функционирования предприятия издается множество различных распоряжений — о приеме, увольнении, назначении на должность сотрудников, об отпуске, командировках, о вопросах хозяйственной деятельности (режим работы, охрана помещения), об управленческих решениях. Вся эта распорядительная документация относится к разным группам приказов: по личному составу (ПЛС), по основной (ПОД) и административно-хозяйственной деятельности (ПАД).

А приказы по основной деятельности — это какие приказы? Исходя из названия, очевидно, что такие распоряжения регулируют аспекты, связанные с текущей деятельностью организации. Это и решения руководства касательно управления, планирования, финансов, производства, покупок и продаж и прочие.

При этом указы по административно-хозяйственной деятельности также относят к основным. Однако приказы, регулирующие основные виды деятельности, должны храниться в архиве бессрочно, тогда как приказы по АХД хранятся 5 лет. Значимые указы по личному составу (прием, увольнение, перевод, премирование, установление надбавок) надлежит хранить в течение 75 лет (п. 19 Перечня, утв. Приказом Минкульта № 558 от 25.08.2010).

В каждом регистре по основной деятельности руководитель строго прописывает поручение, сроки его выполнения и назначает ответственных лиц. К приказам по основной деятельности, регулирующим текущие организационные вопросы, относят:

• об утверждении (внесении) изменений, обновлении штатного расписания;
• о трудовом распорядке;
• о графике отпусков;
• о вступлении в силу локальных нормативных актов и положений;
• об инвентаризации (весь комплекс инвентаризационных приказов — о проведении, о назначении комиссии, сроках и результатах);
• о порядке работы разного рода комиссий в учреждении.

Виды приказов по основной деятельности

В связи с тем, что такие приказы регулируют множество организационных вопросов в процессе финансово-хозяйственной деятельности учреждения, их принято разделять по группам в зависимости от функционального назначения. Выделяют следующие виды приказов:

1. Структурные — регулируют структурные образования на предприятии (при их наличии). К ним относятся приказы о создании или прекращении функционирования групп, отделов и подразделений, филиалов.
2. Нормативные — это внутренние нормативно-правовые акты, документы и положения, нормирующие работу компании.
3. Организационные — распоряжения, закрепляющие основные организационные вопросы. К ним относятся определенные цели и задачи, актуальные для учреждения в текущий момент времени.
4. Надзорные — регулируют проведение плановых, неплановых проверок, внутреннего аудита и иных контрольных мероприятий, инвентаризации, составление и сдачу периодической и ежегодной бухгалтерской отчетности и проч.
5. Отчетные — регламентирующие различные отчетно-аналитические мероприятия во всех отделах и структурных подразделениях.
6. Финансовые — это финансовые планирование и аналитика, разработка стратегии, ключевые управленческие решения финансового характера.
7. Обеспечительные — внутренняя документация, которая издается с целью снабжения учреждения необходимыми основными средствами и материальными запасами.
8. Информационные — приказы, содержащие различные сведения об организации: регистрация, движение, оформление внутренних документов.

Правила составления приказов: пошаговая инструкция

Для того чтобы разобрать правила оформления распорядительных документов, рассмотрим приказ по основной деятельности — образец указа об утверждении штатного расписания.

Все ПОД составляются по идентичному алгоритму и имеют схожую структуру.

Рассмотрим пошагово, как составить распоряжение по основным видам деятельности в соответствии с новым ГОСТ:

Если указ требует закрепления дополнительной информации, составляются приложения, которые являются неотъемлемой частью ПОД. Их наличие прописывается в тексте указа, а сами приложения нумеруются по порядку и также подписываются руководителем.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016, если распорядительный документ составлен на двух и более страницах, то необходимо пронумеровать вторую и последующие страницы. Номер страницы должен указываться на середине верхнего поля документа с соблюдением расстояния не менее 10 мм от верхнего края листа.

Новый норматив позволяет оформлять распорядительный документ на лицевой и оборотной сторонах листа. При этом ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне должна быть одинаковой.

Пример: приказ об утверждении штатного расписания

Журнал регистрации приказов: зачем нужен и как заполнять

Все ПОД, издаваемые в учреждения, вносятся в специальный журнал — регистр, в котором ведется учет распорядительных документов по основной деятельности. Форму ведения реестра предприятие может выбрать самостоятельно: либо приобрести специализированный бланк (регистрационная книга в формате А-4), либо разработать в зависимости от потребностей.

В реестре также принята порядковая нумерация. Специалист должен очень внимательно заполнять журнал (в особенности ячейки с датой и наименованием), так как ошибок и помарок в регистре быть не должно. Стоит отметить, что полное название указа можно сократить, однако оно должно быть понятным и читаемым.

Таким образом, после издания распорядительного документа его нужно сразу же зарегистрировать в специальном журнале регистрации, так как, в соответствии с законодательными нормативами, указ считается недействительным без официальной регистрации факта его создания (ГОСТ Р 51141-98).

Так же, как и сами ПОД, ежегодно заводится новый реестр регистрации распорядительной документации и далее ведется в течение календарного года. В случае завершения журнала в течение отчетного периода заводится новая канцелярская книга, которой дается наименование «Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Часть 2». По завершении года реестр прошивается и сдается в архив вместе с ПОД за данный отчетный период.

Образец журнала, регистрирующего перечень приказов по основной деятельности, можете скачать бесплатно.

Скачать образцы

Далее рассмотрим приказы по основной деятельности — образцы 2019 года.

Приказы по личному составу — это какие приказы?

Что такое приказ

Приказ — это правовой акт, который может издаваться руководителем предприятия на условиях единоначалия. Главное его назначение состоит в разрешении задач и проблем, стоящих перед предприятием.

Вопросы, которые решаются путем издания соответствующего распоряжения, следующие:

Соответственно, в деятельности предприятия принято различать несколько видов издаваемых приказов:

1. По основной деятельности, направленные на урегулирование функционирования организации в целом.
2. По личному составу, такие как при приеме на работу (ст. 68 ТК РФ), прекращении трудовых отношений (ст. 84.1 ТК РФ). Следует отметить, что распоряжения о назначении руководителей, главных бухгалтеров, первых лиц предприятия будут относиться к документации по основной деятельности.

Приказ является важнейшим документом в кадровой политике предприятия. С его помощью оформляется прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и т. д.

При помощи этого документа осуществляется формирование таких бумаг, как личная карточка работника (форма Т-2), личные дела, трудовые книжки и пр.

Приказ по личному составу кроме распорядительной роли выполняет доказательственную — подтверждает факт работы гражданина у определенного работодателя.

Виды приказов по личному составу и процедура их издания

Оформлением приказов по личному составу сопровождаются следующие процедуры:

• прием гражданина на работу;
• перевод на другую работу;
• увольнение;
• командировка;
• отпуск, отгул;
• изменения во всех имеющихся учетных документах;
• поощрение работника;
• наложение дисциплинарного взыскания;
• совмещение должностей;
• установление заработной платы и пр.

Все документы по личному составу подготавливает кадровая служба, а при отсутствии таковой — работник, отвечающий за определенную документацию.

Процедура издания распоряжения и его введение в действие делится на несколько этапов:

• разработка проекта;
• надлежащее оформление окончательной версии документа;
• регистрация или присвоение номера с внесением при необходимости в определенный журнал регистрации;
• согласование распоряжения у руководства предприятия;
• ознакомление работника (или группы людей) с бумагой под роспись.

В соответствии со ст. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении “Перечня типовых управленческих архивных документов. ”» от 25.08.2010 № 558 документация по личному составу хранится 75 лет. Исключениями из этого правила являются распоряжения об отпусках, взысканиях, обучениях, направлениях в командировку, которые полагается хранить лишь 5 лет.

Унифицированная форма приказа: пример

Большинство приказов по личному составу имеют унифицированные формы и повсеместно используются на предприятиях работниками кадровой службы.

На сегодняшний день применяются бланки, принятые постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1. Общие требования по их заполнению установлены постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» от 24.03.1999 № 20.

Итак, установлены следующие бланки приказов:

• о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);
• о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);
• о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);
• о расторжении трудового договора (формы Т-8, Т-8а) и некоторые другие.

Добавление буквы «а» к номеру формы дает понять, что она предназначена для волеизъявления работодателя относительно группы лиц. Бланки без такой буквы применяются при оформлении распорядительного действия в отношении одного работника.

Следует отметить, что до 2013 года приказы составлялись строго по утвержденным формам. Если же какого-либо образца не было, то документ составлялся произвольно. Однако начиная с 01.01.2013 (с принятием закона от 21.12.2013 № 357-ФЗ) некоторые бланки не являются обязательными к применению, но многие предприятия продолжают их использовать в процессе своей деятельности.

Пример приказа по унифицированной форме можно скачать здесь: Образец приказа по форме Т-5.

Подготовка приказа по личному составу

Допустимо использовать унифицированные формы распоряжений, однако разрешено также их составление в свободной форме. В то же время нельзя забывать о соответствии данной самостоятельно разработанной формы ТК РФ и ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (приказ зачастую является документом — основанием для перечислений).

Перед разработкой проекта приказа сотруднику кадровой службы необходимо проверить документы, которые будут являться его основанием. В подавляющем числе случаев это бумаги, исходящие от самих работников, например заявление на увольнение. Кроме того, в приказе необходимо ссылаться на наименование этого основания, его число и автора.

До подготовки проекта приказа сотрудник кадровой службы получает резолюцию от руководителя, выражающую его волеизъявление по решению этого вопроса.

На сегодняшний день существует несколько нормативных документов, регламентирующих порядок подготовки и оформления приказов:

1. Постановление Госстандарта РФ «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» от 03.03.2003 № 65-ст.
2. «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (утв. Росархивом).

Требования указанных документов носят рекомендательный характер.

Также существуют методические рекомендации, закрепленные для применения некоторыми структурами, например приказ Росархива «Об утверждении Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» от 23.12.2009 № 76.

Оформление, нумерация, образец приказа по личному составу

Оформление приказа по личному составу включает в себя внесение в него следующих сведений:

1. Наименование организации, издающей документ.
2. Наименование вида документа.
3. Указание на место его составления.
4. Заголовок принимаемого документа, например «Приказ о наложении дисциплинарного взыскания».
5. Текст, состоящий из двух частей:
   • констатирующей, то есть обосновывающей принятие этого документа;
   • распорядительной, выражающей волю лица, его издающего.
6. При необходимости допускается внесение строк по согласованию бумаги с другими должностными лицами предприятия.
7. Подписи руководителя с указанием должности подписанта, его инициалов, а затем — фамилии.
8. О регистрационном номере, присваиваемом после внесения сведений в журнал регистрации приказов по личному составу. При нумерации таких бумаг, как правило, через дефис или слеш, добавляется аббревиатура ЛС (личный состав). Некоторые допустимо регистрировать с дополнением буквы «к» (краткосрочные), такие как командировка, отпуск. Эта нумерация удобна при формировании дел в зависимости от их сроков хранения.
9. Об ознакомлении с приказом.

Отмена приказа, внесение изменений

В процессе деятельности предприятия нередко возникают случаи, когда необходимо отменить приказ по личному составу либо внести изменения в уже существующий.

Наиболее частыми являются случаи при изменении обстоятельств, связанных:

• с приемом на работу;
• с предоставлением отпуска;
• с направлением в командировку;
• с увольнением.

Причем обстоятельства должны быть юридически значимыми (их наступление делает ранее изданное распоряжение незаконным либо вовсе основания для его исполнения перестают существовать).

В приказе об отмене помимо основных требований отражаются следующие сведения:

• об основном приказе, подлежащем отмене;
• об основаниях отмены с кратким изложением причин;
• о действиях, которые следует выполнить в связи с отменой ранее выданного документа;
• о лицах, на которых возложен контроль за его исполнением.

При необходимости внесения изменений в приказ, причины для этого должны указывать на то, что ранее изданное распоряжение будет являться неточным.

Наиболее частыми причинами для этого могут являться:

• изменения в законодательстве;
• изменения в обстоятельствах места и времени, которые ранее являлись существенными для исполнения распоряжения;
• изменение личных обстоятельств у работника.

[2]

Порядок содержания приказа о внесении изменений аналогичен его отмене.

Отвечая на вопрос: «Приказы по личному составу — это какие приказы?», можно однозначно заявить, что это распоряжения руководителя относительно трудовых отношений с работниками предприятия. Специальных правил их издания и регистрации на государственном уровне не существует, поэтому приказы должны соответствовать требованиям трудового законодательства и законодательства о бухучете.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности

Журнал регистрации приказов по основной деятельности необходим фирме в целях организации эффективного учета распорядительных документов. Какова специфика его составления и где его можно скачать, расскажем в нашей статье.

Для чего нужен журнал приказов по основной деятельности

В таком журнале регистрируются приказы, которые устанавливают нормы, затрагивающие деятельность всех или большинства сотрудников фирмы — как рядовых специалистов, так и руководство (генерального директора, заместителей директора, главного бухгалтера). В этом их отличие от приказов по личному составу, которые значительно более персонифицированы.

Приказы по основной деятельности могут регулировать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• вопросы планирования;
• порядок отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типичными правовыми актами, регистрируемыми в рассматриваемом журнале, например, принято считать приказы:

• о назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны.

Таким образом, в перечне приказов по основной деятельности могут быть как нормативные, обязательные для всех сотрудников, так и персонифицированные локальные правовые акты (в этом случае их действие распространяется главным образом на представителей руководства, занимающих ведущие должности с точки зрения основной деятельности компании).

Обязательно ли ведение журнала регистрации таких приказов? Законодательством РФ для частных организаций и ИП подобная обязанность не установлена. Но, как показывает практика внутрикорпоративного документооборота в российских фирмах, использование журнала способствует повышению эффективности учета приказов по основной деятельности.

Структура журнала регистрации приказов

Унифицированная форма журнала регистрации приказов по основной деятельности нормативно-правовыми актами не утверждена и разрабатывается фирмами самостоятельно. Чаще всего журнал состоит из таких элементов, как:

• титульный лист;
• раздел, в котором указывается перечень сотрудников, ответственных за ведение журнала;
• основной раздел, служащий непосредственно для регистрации приказов по основной деятельности.

На титульном листе журнала может быть приведено:

• наименование фирмы;
• наименование документа;
• дата начала заполнения журнала;
• дата завершения заполнения журнала.

В разделе об ответственных сотрудниках могут быть зафиксированы:

• Ф. И. О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, устанавливающие полномочия ответственных лиц;
• подписи ответственных лиц, подтверждающие ведение ими журнала в определенный период времени;
• даты, соответствующие периодам времени, в рамках которых ответственные лица ведут журнал.

В основном разделе журнала регистрации приказов по основной деятельности могут фиксироваться:

• порядковые номера приказов;
• даты, номера, наименования приказов;
• количество листов в каждом приказе;
• Ф. И. О. и должности сотрудников, на которых распространяется действие того или иного приказа.

Где скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности

Загрузить образец журнала приказов по основной деятельности, подготовленный нашими специалистами, вы можете на нашем сайте.

Юрисдикция журнала регистрации приказов может распространяться на отдельные группы сотрудников, всех работников организации или же на ее руководство. Он необходим в первую очередь для упорядочения оборота данных локальных правовых актов и должен вестись ответственными сотрудниками фирмы.

Ознакомиться с особенностями других учетных кадровых регистров вы можете в статьях:

Какие вопросы регулируют приказы по основной деятельности

Статья написана в ответ на вопросы знакомого предпринимателя: нужно ли ИП издавать приказы по основной деятельности, что это за приказы такие, зачем они нужны и чем отличаются от приказов по личному составу?

Приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес.

Три вида приказов

Деление приказов на виды предусмотрено документом, который называется

«Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 г. за № 558. (ссылка на документ есть в этой статье)

Вот пункт 19 этого Перечня

Мы видим, что Перечень выделяет три типа приказов, у которых разные сроки хранения:

• по основной деятельности (ОД) — хранить постоянно;
• по личному составу — хранить 75 лет (50 лет с 2003 года);
• по административно-хозяйственным вопросам (АХ) — хранить 5 лет.

И только для приказов по личному составу дано уточнение, какие вопросы они регулируют. Следовательно, приказы, которые регулируют иные вопросы, должны относиться либо к приказам по ОД, либо к приказам по АХ.

Какие вопросы регулируют приказы по ОД

Нам важно отличать приказы по ОД от приказов по АХ, так как у них очень разный срок хранения. Согласитесь, хранить 5 лет или постоянно (до скончания веков :0 ) – это две большие разницы.

Пролистав Перечень, можно найти в нем раздел «Административно-хозяйственная деятельность» (пункты 773-893). Минкультуры предлагает относить к вопросам по АХД:

• соблюдение внутриорганизационных регламентов деятельности;
• эксплуатация зданий и помещений;
• транспортное обслуживание;
• создание и обеспечение функционирования внутренней связи;
• вопросы безопасности.

Методом исключения (убрав вопросы, которые регулируются приказами по ЛС и АХ) получаем, что приказы по ОД регулируют производственную, уставную деятельность компании, а для ИП – ту деятельность, ради которой задуман бизнес. Но поскольку бизнес бывает разным, то перечислить все тематические вопросы очень сложно.

Но есть вопросы, общие для всех компаний, которые входят в сферу регулирования приказов по ОД:

• определение структуры (утверждение и изменение штатных расписаний, создание, слияние, реорганизация и ликвидация структурных подразделений);
• утверждение и изменение локальных актов, инструкций, правил и иных локальных документов, утверждение планов, регламентов, внутренних форм документов;
• создание органов (коллегиальных, контрольных (ревизионных), методических и проч.) и всевозможных комиссий (в т.ч. инвентаризационной и аттестационной);
• осуществление контроля текущей деятельности (отчетность);
• проведение мероприятий (в т.ч. инвентаризаций и аттестаций работников), семинаров, конференций и т.д.;
• определение политики компании (учетной, финансовой, кадровой, иной);
  установление и изменение режима работы;
• организация воинского учета, охраны труда, работы по гражданской обороне, установление противопожарного режима, т.п.;
• назначение ответственных лиц (за проведение инструктажей, за ведение и хранение трудовых книжек, за теплохозяйство, по охране труда, и т.д.);
• делегирование полномочий, права подписи, распределение зон ответственности;
• прием, перемещение, списание основных средств.

К приказам по ОД относятся также приказы о вступлении в должность директора организации и о снятии с себя полномочий директора.

Чем приказы могут помочь?

Приказы по основной деятельности нужны, в первую очередь, самому предпринимателю или организации. И я вижу две самые главные причины так долго хранить приказы по ОД.

Во-первых, практически всегда наступает момент, когда факт какого-либо действия помогает отстоять свою позицию в суде или в споре с проверяющим органом. В этом случае наличие всех приказов по ОД потенциально способно спасти честь компании или оградить от штрафа. Например, доказать законность сокращения, законность удержания за недостачу, правомочность подписи должностного лица и т.д.

Во-вторых, сохраняя все документы от момента создания, мы сохраняем и память о наших действиях в разные годы. Это позволяет проанализировать документы и увидеть ошибки и удачные ходы: какой эффект был, когда пришлось сокращаться, были ли грамотно перераспределены обязанности после сокращения; в период роста стоило ли менять режим работы, создавать новые структурные подразделения или вводить новые должности, каков был экономический эффект от этого и т.д.

В следующей статье я расскажу об оформлении и нумерации приказов по ОД, сколько их хранят, как наказывают за несохранность.

Особенности оформления приказов по основной деятельности

Деятельность любого предприятия или организации неизменно связана с ведением канцелярских дел или делопроизводством. Любой документ, как правило, проходит этапы своего создания, продвижения по инстанциям и службам, и передачу на хранение.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Приказы относятся к распорядительным документам, регулирующим и координирующим деятельность компании. Существует определённая классификация приказов, утверждённая правительственным документом №558 от 25.08.2010 (ред. от 16.02.2016), именуемым «Перечень 2010».

Что это такое

Действующие в 2019 году правила делопроизводства предусматривают три категории распорядительных документов, в числе которых приказы по:

• основной деятельности;
• личному составу;
• административно-хозяйственным вопросам.

Первая группа приказов издаётся руководителем и имеет целью обеспечение эффективной деятельности предприятия и реализацию управленческих решений.

Многих предпринимателей интересует вопрос: приказы по основной деятельности – это какие приказы? Коротко говоря, если в приказе идёт речь об основных видах деятельности компании согласно учредительным документам, можно утверждать, что он относится к приказам по основной деятельности (далее – ПОД).

Иными словами, если в приказе нет предписаний относительно личного состава и административно-хозяйственной деятельности, такой документ может быть причислен к ПОД.

Определить все виды ПОД достаточно сложно, ввиду большого количества всевозможных сфер деятельности предприятий.

Выделяются при этом определённые подкатегории таких приказов, которые могут встретиться в любой организации, в их числе:

• утверждение или доработка внутренней документации компании (инструкций, регламентов, положений);
• изменение штатной численности или штатного расписания предприятия;
• утверждение или преобразование структуры организации;
• назначение новых штатных единиц, формирование новых структурных подразделений;
• переаттестация работников;
• составление плана деятельности компании;
• меры по контролю деятельности;
• вопросы оптимизации режима работы предприятия;
• финансовое обеспечение деятельности компании;
• вопросы материально-технического обеспечения;
• информационная и документационная поддержка.

Всем издаваемым ПОД присваиваются регистрационные номера в порядке их поступления на протяжении календарного года.

Если в ПОД присутствуют административно-хозяйственные вопросы (наряду с вопросами основной деятельности), такой документ всё равно следует причислить к приказам по основной деятельности с соответствующим сроком хранения.

Чаще всего издаются так называемые структурные ПОД, которые отражают представление руководства о том, как должна выстраиваться инфраструктура компании и какие мероприятия должны проводиться для реализации намеченной стратегии.

Нормативные ПОД имеют целью упорядочить деятельность организации или предприятия путём составления разного рода инструкций, методических разработок, а также формирования правил трудового распорядка, издания положений о премировании, оплате труда, учёте рабочего времени и т. д.

Штатное расписание утверждается, как правило, организационными ПОД.

Как правильно оформить

При оформлении ПОД следует принимать во внимание, что:

В качестве образца оформления ПОД можно рассмотреть приказ «О назначении ответственного за трудовые книжки», изданный руководителем ООО.

Текст приказа включает пункты, предписывающие:

• назначение лица, ответственного за данный вид деятельности, т. е. за выдачу, хранение и ведение трудовых книжек на предприятии;
• определение лица, которое будет заниматься этим видом деятельности в отсутствие основного ответственного;
• указание лица, исполняющего контроль исполнения приказа.

В нижней части приказа расположены подписи руководителя, а также лиц, имеющих отношение к документу, т. е. назначенных ответственными за соблюдение его предписаний (в данном случае это руководитель отдела кадров и инспектор по кадрам).

Ещё одним образцом ПОД может служить приказ «О внесении изменений в должностную инструкцию».

Как хранить

Все приказы, прошедшие цикл от издания до прекращения срока действия, хранятся в архиве предприятия. Если компания ликвидируется, документы проходят повторную проверку на ценность.

Те из приказов, которые имеют отношение к правам граждан, передаются на хранение в муниципальные или государственные архивные учреждения.

Регистрационные журналы, в которых фиксируется издание приказов, хранятся в соответствии с теми же правилами, что и приказы.

Журнал учёта ПОД должен иметь графы, указывающие:

• номер документа;
• дату его издания;
• краткое содержание ПОД;
• лицо, ответственное за выполнение предписаний документа;
• отметку об исполнении (подпись и дата);
• примечания.

Образец заполнения журнала:

Срок хранения

Согласно действующему законодательству, срок хранения приказов по основной деятельности определён, как «Постоянно». Помимо этого, в нормативно-правовой документации можно найти пункт, согласно которому такой вид приказов, присланный для сведения, хранится «до минования надобности».

Для сравнения можно отметить, что приказы по личному составу хранятся 75 лет, по хоз-админ вопросам – 5 лет. То есть, все изданные и поступившие распорядительные документы должны распределяться по массивам с соответствующими сроками хранения.

Таким образом, приказы по основной деятельности должны оформляться в соответствии с принятыми стандартами и включать все необходимые составляющие, начиная с наименования компании и заканчивая подписью руководителя.

Видео по теме:

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Как вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

Для чего нужны регистрационные книги

Основная цель таких книг — это возможность контролировать весь документооборот предприятия.

Кроме того, при проверке госпредприятий и госорганов контролирующие органы (налоговая, органы Минтруда, МВД, ПФР) могут запросить документы для обоснования и подтверждения осуществленных хозопераций и расходов по ним. Корректное ведение внутренней документации значительно облегчит общение с проверяющими.

Локальные акты, зарегистрированные в книге, хранятся в архиве на протяжении всего срока существования организации (ст. 258 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 ).

• возможность иметь информацию об общем количестве зарегистрированных распорядительных актов данного вида;
• возможность осуществить быстрый поиск нужного документа;
• придание документу статуса обязательного к исполнению (сильный аргумент в случае споров с сотрудниками предприятия).

В конце статьи можно скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

[1]

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.

Приказы по основной деятельности

Что это такое

У начинающих делопроизводителей часто возникает вопрос: приказы по основной деятельности — это какие приказы, и как отличить их от других видов. Такая классификация установлена Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 в ред. от 16.02.2016.

С распоряжениями по личному составу все понятно из названия — это акты, регулирующие трудовые отношения с конкретными работниками. К административно-хозяйственным вопросам Перечень относит вопросы внутреннего распорядка предприятия, эксплуатации зданий и помещений, транспортного обслуживания, внутренней связи, а также обеспечения безопасности организации.

[3]

Все остальные распорядительные акты, касающиеся функционирования предприятия, относятся к распорядительным актам по основной деятельности.

Примеры документов

Какой-либо исчерпывающий перечень приказов по основной деятельности законом не предусмотрен. Среди наиболее распространенных можно назвать следующие:

• о создании структурного подразделения;
• о вступлении в должность директора;
• о наделении правом подписи;
• об утверждении штатного расписания;
• об утверждении локальных актов организации;
• о назначении ответственных лиц;
• об утверждении графика отпусков;
• о расследовании несчастного случая.

Как правильно оформить

С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», где указаны правила оформления распорядительных актов.

Все образцы приказов по основной деятельности предприятия можно разделить на преамбулу, где излагаются основания и предпосылки для издания документа, и распорядительную часть, где даются конкретные указания и обозначаются сроки их исполнения. Преамбула и распорядительная часть разделяются словом «приказываю».

Любое распоряжение содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• название документа;
• дату и регистрационный номер;
• текст документа;
• подпись должностного лица с указанием должности.

Если в одном акте содержатся несколько распорядительных указаний, то они обычно нумеруются, чтобы в дальнейшем можно было сослаться на конкретный пункт документа.

Приказ по основной деятельности, образец

Зачем это нужно

Разделение распорядительных актов организации на три вида обусловлено, в первую очередь, различными сроками их хранения. Приказы по основной деятельности имеют самый длительный срок хранения — постоянно или как минимум 10 лет для организаций, не являющихся источниками комплектования госархивов. Объединение в один реестр документов с различными сроками хранения будет вызывать определенные трудности прежде всего для ответственных за их хранение. Да и различным проверяющим нет смысла предоставлять доступ к бумагам, не относящимся к их компетенции.

Нарушение требований законодательства о сроках хранения документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 2500 до 5000 рублей, а на юридических лиц — от 200 000 до 300 000 рублей (ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях).

На что обратить внимание

Для регистрации распоряжений, как правило, используется специальный журнал либо они регистрируются в электронном виде. Журнал регистрации используется на протяжении календарного года. С начала нового года начинается новый журнал, и нумерация приказов по основной деятельности в нем ведется заново. Обязанность ведения журнала регистрации законом не предусмотрена, поэтому такой порядок нужен в большей степени для удобства, чтобы можно было быстро найти нужную бумагу, не листая все папки.

Так как наиболее часто трудности возникают с классификацией распорядительных актов по административно-хозяйственным вопросам, на многих предприятиях просто не выделяют эти приказы в отдельное производство, и все, что не относится к личному составу, относят к основной деятельности. Законом это не запрещено, и в организациях с небольшим документооборотом такой подход вполне оправдан, так как позволяет исключить преждевременное уничтожение распорядительных актов, а увеличение объема документов длительного хранения является незначительным.

Источники

1. 
   Брауде Илья Записки адвоката; Советская Россия — М., 2010. — 224 c.
2. 
   Адвокат в уголовном процессе; Юнити-Дана, Закон и право — М., 2010. — 376 c.
3. 
   Зашляпин, Л. А. Основы теории эффективной адвокатской деятельности. Прелиминарный аспект / Л.А. Зашляпин. — М.: Издательство Уральского Университета, 2015. — 568 c.
4. Ганапольский Правосудие для дураков, или Самые невероятные судебные иски и решения / Ганапольский, Матвей. — М.: АСТ, 2017. — 416 c.
5. Кучерена Анатолий Бал беззакония. Диагноз адвоката; Политбюро — М., 2015. — 352 c.