Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Бесплатная юридическая помощь

Срок хранения документы по закрытой фирме

Увеличены сроки на хранение для следующих категорий дел:

• табели учета рабочего времени и трудовые графики хранятся согласно новому Перечню не 1 год, а 5 лет;
• документация об аттестации рабочих мест, включая протоколы и решения — 45 вместо 5 лет;
• срок хранения книг учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним увеличен до 75 лет (ранее 50 лет);
• справки о заработной плате, журналы и расчетные ведомости должны содержаться в архиве 5 лет (ранее 3 года);
• подлинники невостребованных личных документов сотрудников содержаться в архиве в течение 75 лет (ранее 50 лет).

Однако для аналитической документации продолжительность архивного хранения уменьшена :годовая бухгалтерская (бюджетной) отчетность – до 5 лет (ранее постоянно), счета–фактуры – до 4 лет (ранее 5 лет).

Сколько хранить документы после ликвидации ооо?

• трудовые договора;
• карточки личные по всем сотрудникам, (включая временно работающих);
• неистребованные подлинники личной документации (книжки трудовые, документы об образовании);
• книги и вкладыши учета трудовых книжек;
• удостоверения командировочные работников, направленных в районы Крайнего Севера, а также в местности, приравненные к ним;
• приказы об увольнениях/приемах на работу либо о переводах;
• документы по заработным платам работников;
• акты по травмам и авариям на производстве.

Табеля, графики трудовые, справки о заработках, расчетные ведомости и журналы хранят 5 лет; документацию, связанную с аттестацией мест работы — 45 лет.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Общепринятые периоды хранения:

• первичных документов, бланков – не менее 3 лет;
• кассовых документов, подлежащих финансовому мониторингу (информация о финансовых операциях), – 5 лет;
• расчетные и платежные ведомости – 75 лет (если нет лицевого счета).

Не допускается изъятие дел по окончании периода хранения, без проведения проверки налоговой службой за указанный период. Решение об уничтожении или переводе дел в раздел архивных принимает специальная комиссия. Читайте также: Сроки оплаты патентов для ИП Развернутые данные, касающиеся каждого пункта перечня типовых документов можно детально рассмотреть в сформированной и утвержденной таблице.

О каких документах идет речь? К ним относят все бухгалтерские, а также налоговые, трудовые и кадровые документы. Кроме того, для ряда предприятий обозначен ряд управленческих документов. Закрытие предприятия по нормам Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей).

Как юридически грамотно поступить с образовавшимися за все время деятельности организации документами, сколько хранить документы после ликвидации ООО? Законы После того, как процесс ликвидации официально завершен и прекращены взаимоотношения организации с контролирующими органами налоговых инстанций, социального и пенсионного фондов, представителям этих служб уже не требуется предоставлять какие-либо документы. Но бывают ситуации, когда может возникнуть необходимость в обращении к документации бывшей фирмы.

Хранение документов при ликвидации ооо

Читайте также: Сколько стоит в Москве единый проездной В процессе экспертной деятельности был составлен и утвержден перечень из 12 разделов типовых документов (с четким указанием периода их хранения), которые появились в результате функциональной деятельности государственных структур, учреждений, предприятий и пр. I и IV разделы Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны.
Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления. Учет кадровых документов (I) Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Что делать с документами при ликвидации компании

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2018 году

После переходят в раздел архивных документов. Период сохранения данных не зависит от носителя информации (электронный, бумажный). На ценность документа влияет содержащаяся в нем информация. Назначается специальная экспертиза, которая определяет необходимость дальнейшего использования дела.
Обозначают документы, которые могут быть использованы в интересах (или против) государства, общества, науки, отдельных лиц и пр. Основные цели проводимой экспертизы ценности документов В делопроизводстве организации или предприятия, в государственных архивах не обойтись без специализированной экспертной оценки документов.

Хранение документов после ликвидации организации

После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.

• Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.
• При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора), в архив передаются все необходимые для хранения документы.

В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании. При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма.

1. Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения. Внутренняя организация дел должна быть упорядочена по хронологии, алфавиту или подгруппам.
2. Подшивка дел – производится специальным образов в твердые папки с обязательным приложением бланков описи и заверения.

Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом. Передачу документов в центр Архивного фонда или иную организацию в обязательном порядке сопровождает заключение договора. В нем указывается, кто берет на себя ответственность за подготовку документов и несет связанные с эти расходы.
Обычно эти обязательства накладываются на ликвидируемое общество. В договоре также указываются условия уничтожения документов по истечению срока хранения, оговариваются связанные с этим расходы (образец договора). При передаче документов составляется соответствующий акт следующего вида. Подготовка документов к архивации Данная процедура является крайне трудоемкой, особенно, если документы содержались в период существования ООО не в надлежащем порядке.

Срок хранения документы по закрытой фирме

• Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
• Личные карточки работников.
• Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
• Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
• Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
• Штатные расписания.
• Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
• Табели учета рабочего времени.
• Документы о льготах для определенной категории трудящихся.
• Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов.

Регистрационные Документация по уставной деятельности предприятия подлежит сдаче в архив (протоколы собрания, решения и прочее) в установленном порядке. Документация, связанная с первичной регистрацией бывшего предприятия, в полном объеме имеется в налоговых органах по месту учета, поэтому хранению не подлежит. В случае необходимости, вся информация может быть запрошена в ИФНС.
Ликвидационные Все документы, связанные с ликвидационными или реорганизационными процедурами, также относятся к регистрационным делам по организациям, которые уже прекратили свою деятельность. Такая документация подлежит обязательному хранению в налоговых органах на протяжении 15 лет с момента записи в государственных реестрах о соответствующей процедуре.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Обязательна ли передача документов после ликвидации непубличного акционерного общества на хранение в государственный архив? Возможно ли хранить документы ликвидатором? Какие документы должны храниться и каков срок хранения? Какая ответственность и для кого именно (генерального директора, ликвидатора) предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов при ликвидации АО?

К сведению:
Исходя из того, что в процессе ликвидации АО организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия (ликвидатор), полагаем, что субъектом ответственности за нарушение перечисленных обязанностей выступают члены ликвидационной комиссии (ликвидатор). Данный вывод основан также и на том, что в связи с ликвидацией права и обязанности общества, в том числе по хранению документов, прекращаются (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.09.2016 N 03АП-4855/16).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение документов АО;
— Энциклопедия решений. Передача документов при ликвидации юридического лица.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Ответ прошел контроль качества

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

[3]

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected].

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected]. Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

В течение какого срока и где должны храниться договоры, бухгалтерская документация после ликвидации ООО и прекращения деятельности физического лица в качестве индивидуального предпринимателя? Могут ли налоговые органы проводить налоговую проверку в отношении данных лиц, требовать представления документов?

Рассмотрев вопрос, мы пришли к следующему выводу:
1. После внесения записи в ЕГРЮЛ о прекращении существования организации налоговый орган не может проводить налоговую проверку в отношении этой организации, а также требовать представления каких-либо документов, поскольку юридическое лицо, как субъект права, перестает существовать.
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированной организации, необходимо передать на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив для хранения в течение установленных для них сроков.
2. Налоговые органы вправе осуществлять выездные налоговые проверки физических лиц, утративших статус ИП, за период их деятельности в этом качестве и запрашивать в рамках такой проверки необходимые документы.
После прекращения физическим лицом предпринимательской деятельности документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, должны храниться в течение четырех лет.

Юридическое лицо

Индивидуальный предприниматель

Рекомендуем также ознакомиться с материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение первичных документов, учетных регистров и бухгалтерской отчетности;
— Энциклопедия решений. Перечень документов ООО, подлежащих хранению;
— Энциклопедия решений. Проведение выездной налоговой проверки в отношении ИП, прекратившего предпринимательскую деятельность.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
аудитор Овчинникова Светлана

Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Золотых Максим

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Передача документов общества в архив

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.

Необходимость передачи дел на хранение устанавливают:

• «Основные правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее — Основные правила);
• п. 10 ст. 23 закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 № 125-ФЗ (далее — ФЗ № 125).

Порядок проведения ликвидации регулируется:

• положениями ст. 63 ГК РФ;
• законом «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» от 08.08.2001 № 129-ФЗ;
• положениями ст. 57 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ.

Документы, подлежащие хранению, передаются в муниципальный или государственный архив (пп. 9.2 и 9.7.2 Основных правил).

[2]

Срок хранения документов после ликвидации ООО

Бумаги, образующиеся в процессе работы предприятия, можно разделить на следующие категории:

1. Документы, которые требуют постоянного хранения. К ним относятся документы, содержащие сведения о полученной прибыли и предпринимательской деятельности ООО:
   • приказы по деятельности, журналы регистрации;
   • бухгалтерские документы, отчеты;
   • документы, содержащие сведения о структуре ООО;
   • акты об уничтожении бумаг на предприятии;
   • договоры и иные документы о сделках;
   • устав.
2. Документы длительного хранения, срок хранения которых превышает 50 лет. К таким можно отнести:
   • приказы об увольнении и приеме на работу сотрудников;
   • личные дела работников;
   • трудовые договоры;
   • журналы регистрации трудовых книжек;
   • сведения о начислении заработной платы.
3. Документы, подлежащие временному хранению (не более 10 лет). К ним принято относить:
   • приказы о командировках, отгулах, сверхурочных работах;
   • документы, содержащие сведения о закупке материалов на нужды предприятия;
   • иные бумаги, не содержащие важной информации.

Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 под № 18380).

[1]

Какие документы подлежат передаче на хранение?

Согласно ч. 10 ст. 23 ФЗ № 125, обязательно подлежат передаче в государственный/муниципальный архив:

• документы по личному составу;
• документы, срок хранения которых еще не истек;
• документы, относящиеся к Архивному фонду РФ (включаются в таковой, если они были созданы в организации — источнике формирования госархива, например государственном органе или бюджетной организации, либо по решению экспертной комиссии).

Среди перечисленных можно выделить следующие виды документов:

1. Документы о ликвидации:
   • решение о ликвидации;
   • свидетельство о внесении записи в единый государственный реестр юридических лиц о прекращении деятельности.
2. Приказы:
   • о приеме работников;
   • увольнении;
   • переводе на другую должность;
   • установлении заработной платы и иных доплат работникам;
   • предоставлении отпусков.
3. Трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
4. Личные карточки работников.
5. Личные дела работников, в том числе принимаемых по срочным трудовым соглашениям.
6. Ведомости о начислении заработной платы или сведения о лицевых счетах работников.
7. Документы работников, оставшиеся на предприятии ввиду их невостребованности (трудовые книжки, дипломы и пр.)
8. Штатные расписания.
9. Журналы учета движения трудовых книжек, а также иные документы, которые могут подтвердить стаж, оплату труда и пр.
10. Табели учета рабочего времени.
11. Документы о льготах для определенной категории трудящихся.

Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

Историческая справка о ликвидированном ООО

Помимо перечисленных документов представляется опись дел, а также историческая справка (пп. 7.6.7, 7.6.8, 9.9 Основных правил), в которой отражаются основные сведения о ликвидированном предприятии:

Подготовка документов к хранению

Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

При этом процедура подготовки состоит из нескольких шагов, самый первый из который — структуризация дел. На этом этапе бумаги разделяются по срокам хранения (документы, которые надлежит хранить постоянно, необходимо подшивать отдельно от документов временного хранения). Каждое дело содержит бумаги, соответствующие его заголовку. При формировании папок лучше всего использовать номенклатуру дел предприятия.

Одно сформированное дело должно быть объемом не более 250 листов. Каждый документ в дело подшивается в единственном экземпляре (пп. 3.5.1–3.5.3 Основных правил). Бумаги в дела подшиваются в зависимости от их вида и хронологии вместе с относящимися к ним приложениями (п. 3.5.5 Основных правил).

Оформление дел для хранения документов

После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст. 3.6 Основных правил).

Оформление дела предусматривает следующие этапы:

1. Подшивку. Для этого необходимо использовать папки с твердым переплетом. В начале и в конце такой папки добавляются чистые листы для составления описи и бланка-заверителя. Из бумаг удаляются все скрепки и скобы, после чего путем прокола в четырех местах формируется альбом по необходимому алгоритму.
2. Нумерование листов. Все страницы дела нумеруются в правом верхнем углу валовой нумерацией карандашом или нумератором.
3. Формирование внутренней описи. Составление этой бумаги допускается по форме, установленной в приложении 10 к Основным правилам. Подписывается опись составителем.
4. Создание обложки дела. При оформлении обложки следует использовать форму приложения 11 к Основным правилам.

После формирования дел необходимо составление их описи по положениям, изложенным в ст. 3.7 Основных правил. После составления описи дел указанные документы передаются на хранение.

Таким образом, после ликвидации ООО документы, образовавшиеся в процессе его деятельности, подлежат передаче в государственный/муниципальный архив на хранение. Сроки хранения бумаг при этом закреплены на законодательном уровне.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

Главная страница

Форум Гарант

Насколько я знаю, при ликвидации акционерного общества необходимо в течение трех лет хранить его документы — учредительные, договора, приказы и т.п.

А как исчисляется этот срок, если он указан в годах?

(Компания ликвидирована 11 января 2019 года. Сколько хранить доки, до какого числа?)

при ликвидации документы сдаются в госархив, вообще-то.

1. Что будет, если документы не сданы, но работникам, которые там трудились в принципе без разницы (они были недолго и по совместительству)

2. Если Общество ликвидировано по решению ИФНС в связи с бездеятельнностью за последний период, но документы есть, учредитель и директор жив-здоров.
Тоже сдать, предварительно получив документы в ИФНС?

Обязательна ли передача документов после ликвидации непубличного акционерного общества на хранение в государственный архив? Возможно ли хранить документы ликвидатором? Какие документы должны храниться и каков срок хранения? Какая ответственность и для кого именно (генерального директора, ликвидатора) предусмотрена за несоблюдение порядка хранения документов при ликвидации АО?

К сведению:
Исходя из того, что в процессе ликвидации АО организацию упорядочения документов ликвидируемой организации, передачи их на хранение или уничтожение осуществляет ликвидационная комиссия (ликвидатор), полагаем, что субъектом ответственности за нарушение перечисленных обязанностей выступают члены ликвидационной комиссии (ликвидатор). Данный вывод основан также и на том, что в связи с ликвидацией права и обязанности общества, в том числе по хранению документов, прекращаются (постановление Третьего арбитражного апелляционного суда от 15.09.2016 N 03АП-4855/16).

Рекомендуем также ознакомиться со следующими материалами:
— Энциклопедия решений. Хранение документов АО;
— Энциклопедия решений. Передача документов при ликвидации юридического лица.

Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Габбасов Руслан

Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

Сколько хранить документы после ликвидации ооо

Необходимо произвести структуризацию документов в дела – этот процесс включает в себя оформление документации в группы не более 250 листов по одинаковым срокам хранения.

Следует иметь ввиду, что коммерческие архивы не имеют право хранить кадровые документы, подлежащие обязательному хранению, после ликвидации организации. Однако в ряде случаев может потребоваться поднятия определенных отчетов и личных дел. Например, если один из бывших сотрудников ООО утратил трудовую книжку и нуждается в подтверждении своего стажа и квалификации. Или у нового владельца фирмы возникает спор по вопросу задолженности с кредиторами и ему необходимы старые декларации, информация по доходам и расходам, квитанции из банка об оплате.

Послеликвидационная передача документов в архив

Порядок ликвидации организаций установлен Гражданским кодексом Российской Федерации. Так, в соответствии со ст. 62 ГК РФ учредители (участники) организации, принявшие решение о ее, обязаны незамедлительно письменно сообщить об этом в уполномоченный государственный орган для внесения в единый государственный реестр юридических лиц (далее — ЕГРЮЛ) сведения о том, что юридическое лицо находится в процессе ликвидации. Если предприятие имело длительный период работы, то количество оставшихся документов будет значительным. Ввиду большой трудоёмкости и длительности операций, связанных с процессом подготовки документов на хранение, эту операцию могут исполнить сотрудники архива по принятому уговору с ликвидаторской комиссией. Послеликвидационная передача документов в архив Уже в ходе ликвидационной компании целесообразно иметь представление о предстоящей операции по сдаче бумаг на хранение. Согласие о сдаче к сохранению создается в форме договоров с архивом комиссиями по ликвидации, доверенным лицом. В заключенном договоре с архивом указываются условия договора, такие как: виды услуг и их оплата; хранение и сроки; право на использование; состав документации и т. д. Внимание!

После ликвидации у фирмы остается большое количество документов, некоторые из которых в обязательном порядке должны быть переданы на хранение в архив. Обязанность по передаче документов в архив установлена для всех предприятий независимо от их формы собственности.
При добровольной ликвидации и банкротстве, если организация в период своей деятельности заключила договор с Архивным фондом РФ (пример договора ), в архив передаются все необходимые для хранения документы. Оставшееся после удовлетворения требований кредиторов имущество юридического лица передается его учредителям (участникам), имеющим вещные права на это имущество или обязательственные права в отношении этого юридического лица.

Как уничтожить документы после ликвидации организации

Их срок составляет не более 10 лет.Первая группа включает в себя документы, несущие информацию о получении прибыли, предпринимательской деятельности ООО. Они передаются в Архив в обработанном виде. К ним относят:

• Приказы, связанные с деятельностью фирмы, журнал об их регистрации.
• Структура ООО, расписание работы.
• Документы, посвященные ценообразованию.
• Акты уничтожения документов.
• Внутренняя бухгалтерия организации: отчеты, декларации и пр.
• Договоры об оказании услуг, выполнении работ, проведении сделок.
• Устав.

Сроки и подготовительные мероприятия по хранению документации.»,»articleBody»:»Чем вызвана необходимость хранения документов компании после ликвидации Необходимость хранения документации, которая осталась после ликвидации компании, продиктована возможностью возникновения обстоятельств, когда приходится вновь поднимать официальные отношения, оформленные при деятельности организации. К таким обстоятельствам относят: обращения граждан для возобновления сведений о своем стаже. Объектами такой информации могут быть: личные дела; сведения о времени работы; зарплатные ведомости и т. д.

РФ, т.е. после 2000 года. В этом случае данные о стаже, начислениях и уплаченных страховых взносах по всем работникам уже находятся в Пенсионном фонде, и в дальнейшем при выходе на пенсию бывшим работникам вряд ли потребуется дополнительное подтверждение собственного стажа и полученных в предыдущие годы выплат.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО, интересует многих собственников таких компаний, задумавшихся об их ликвидации. О том, какие бумаги необходимо передавать на хранение, куда они передаются и в течение какого срока хранятся, расскажем в статье далее.

Сколько и где хранят архивы документов после ликвидации

Хранение кадровых документов после ликвидации служит источником документарного подтверждения прав граждан на пенсионное и иное социальное обеспечения.
Подробнее о сроках хранения документов говорится в приказе Минкультуры России «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»» от 25.08.2010 № 558 (зарегистрирован в Минюсте России 08.09.2010 под № 18380).

В учётной политике предприятия должно быть прописано, как и где следует хранить документацию, а также, назначено ответственное лицо за исполнение данного пункта или даже комиссия, состоящая из наиболее квалифицированных сотрудников. Документы, подлежащие длительному хранению, со временем портятся и выцветают.

Предварительная обработка документации, что осталась после ликвидации для лучшего их ответственного хранения в архивной организации Несмотря на профессиональные тонкости архивного дела, можно приготовить всю документацию на отгрузку непосредственно в архив вследствие ликвидации ООО и самостоятельно. При такой подготовке необходимо сделать следующее: Отсортировать всё, что оставалось после ликвидации. Документы раскладываются по разделам. Разделу придают статус дела. Объем одного дела не превосходит 250 страниц. Документы с разным сроком хранения должны находиться в разных делах. Не допускать повтора документа. Дела сортируются по году. Прошить дела. Папка из картона должна прошиваться через четыре отверстия прочными суровыми нитками.

Сколько хранить документы после ликвидации ООО?

В ходе подготовки документов к передаче в компетентную структуру могут быть выявлены те, которые необязательно направлять в архив (в частности, в силу того, что срок хранения, установленный для соответствующих категорий документов, истек).
На все эти случаи законодательно предусмотрены определенные сроки по хранению документов после ликвидации ООО. Данные сроки никак не связаны с видом деятельности организации.
Что подразумевает термин ликвидация? Это прекращение рабочей деятельности фирмы или начало ее работы в другом статусе (после реорганизации, с новым составом учредителей).
С этой даты при наличии недостоверных сведений о компании в ЕГРЮЛ налоговики будут в принудительном порядке исключать эту фирму из реестра.

При реорганизации обязанность по хранению документов принимает на себя вновь образуемая фирма. Если речь идет о разделении, то это будет организация с большим уставным капиталом. Оформление Непросто бывает передать документы на хранение, особенно, если бухгалтерия предприятия была не в порядке, длительно время нарушались условия учета, структуризации и внутреннего хранения документов.

Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем. После того как документы распределены по делам, их необходимо оформить в установленном порядке (ст.

Кадровые документы передаются на хранение в государственные или муниципальные архивы, принимающих такие документы на хранение. Иногда архивы временно прекращают прием документов, по причине того, что не имеют площадей для хранения новых поступлений, и приходиться ждать пока не будут уничтожены документы, по которым срок хранения уже истек.

Ответственность по невыполнению сроков по передаче документов

Согласно п. 1 ст. 89 Федерального закона от 26.12.1995 г. N 208-ФЗ (в ред. от 06.11.2013 г.) «Об акционерных обществах» и п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 г. Временные сроки по основным прописаны законодательно в Приказе № 558, выпущенном 25 августа 2010 года, в части первой НК РФ по стат. Выяснение того, подлежит ли каждый конкретный документ передаче в государственный/муниципальный архив и сколько он должен там храниться, происходит по результатам экспертизы ценности документов. Таковая проводится работниками предприятия. В состав экспертной комиссии обычно входят руководитель и специалисты в области архивного дела и делопроизводства.

В таком случае члены ООО полностью снимают с себя обязательства, с ними связанные. В противном случае в архив передаются только документы с информацией о персонале компании.
С 06.08.2019 года вступают в силу поправки в ПБУ 1/2008 «Учетная политика организаций». Так, в частности, установлено, что в случае, когда федеральными стандартами не предусмотрен способ ведения бухучета по конкретному вопросу, компания может разработать свой способ.

Какие документы сдают в архив при ликвидации предприятия

После ликвидации компании лица, ответственные за данную процедуру (члены ликвидационной комиссии, конкурсный управляющий или учредитель) должны выполнить два основных действия:

1. Закрыть расчетный счет. Процедура происходит по предоставлению в банк двух документов: заявления клиента и справку об исключении организации из ЕГРЮЛ. После того, как расчетный счет закрывается, заявитель согласно 859 статье ГК РФ уведомляет фонды и налоговую службу в течение 7 дней.
2. Передать документы для хранения в архив. Эту процедуру определяет Федеральный закон №125. В частности то, какие именно документы подлежат этой передаче, можно узнать из Положения №03-33/пс. Ключевым является метод закрытия ООО.

Первый и завершающий листы без номера. Первый лист в папке без надписей, завершающий – лист заверителя; Создать нумерацию папок дел; Создать обложки для дел. На них должны быть указаны все наименования организации (краткое, полное), заглавие, период собрания, число имеющихся в деле страниц; На специальном бланке составить полную опись дел, включенных в материалы к передаче. Она включает историко-архивную справку, сведения об учредителях, основной вид деятельности, произошедшие смены учредителей, произошедшие реорганизации, протокол о ликвидации, сведения о данные лиц, проводящих ликвидацию. Важно! Опись дел, которые передаются на хранение архивной организации после ликвидации предприятия, распечатать в трех экземплярах.
Может сложиться ситуация, при которой уже через 2 или 3 года фирма опять «уйдет в минус». А как же быть, если убыток получен не в одном налоговом периоде, а в нескольких? В данном случае перенос таких убытков на будущее производится в той очередности, в которой они возникли.

Само по себе государственное хранение кадровых документов является бесплатным, НО комплектование, оформление, сшивание, составление исторических справок, т.е. подготовка документов к передаче в архив – дело недешевое.
Подготовительные мероприятия по хранению документации вследствие ликвидации фирмы Документы в архив после ликвидации фирмы собственники передают самостоятельно. Ответственными лицами, кто должны приготовить и отдать сведения в архив при ликвидации фирмы, назначаются: ликвидаторская комиссия; конкурсный управляющий. Он назначается банкроту или при ликвидации фирмы; учредители. Для выполнения предписанного протокола сбора данных одним из членов такой ликвидационной комиссии выгоднее сделать архивариуса. В его непосредственные обязанности войдет: посмотреть, что осталось из документов у данного предприятия при ликвидации, систематизировать картотеку, создать описи, сметы расходов на архивацию, хранение. Перечень тех документов, что передаются на хранение, оговорены ФЗ 125 от 22.10.2004 (в ред.

Перед тем как передать документы на хранение, их следует надлежащим образом подготовить. Согласно п. 10 ст. 23 ФЗ № 125 обязанность по формированию и упорядочению бумаг при ликвидации предприятия лежит на ликвидационной комиссии или конкурсном управляющем.

Когда организация вела свою деятельность в течение длительного срока, а структуризацией документации никто не занимался, имеет смысл воспользоваться услугами фирм-посредников. Также можно заключить договор с центром архивации на проведение подготовки.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО прошло процедуру ликвидации, его документы не уничтожаются, а подлежат дальнейшему хранению. В статье рассмотрим порядок и срок хранения документов после ликвидации ООО.

Для чего нужно хранить документы после ликвидации ООО

Необходимость в хранении документов после ликвидации общества вызвана возможностью возникновения таких обстоятельств, при которых требуется поднять официальные отношения, заключенные при ведении деятельности ООО. К данным обстоятельствам можно отнести следующие:

1. Обращение бывших сотрудников за информацией о своем стаже. В качестве объектов для данной информации выступают личные дела работников, сведения о периоде работы, зарплатные ведомости и др.
2. Обращение учредителей и руководства компании для получения информации о взаиморасчетах с кредиторами и дебиторами. К ним относят первичную документацию, акты выполненных работы, акты приема-передачи, договоры, соглашения и прочие документы.
3. Обращение контролирующих органов за получением информации из первичной документации и бухгалтерской отчетности.

Срок хранения документов после ликвидации ООО

После того, как ООО ликвидировано, его документы необходимо хранить определенный период времени, установленный Приказом Минкультуры №558, а также следующими нормативными актами:

Важно! При соблюдении сроков хранения документов не будет иметь значение действует ООО или ликвидировано.

Сроки хранения предусматриваются нормами действующего законодательства для определенных категорий документов, задействованных в хозяйственной деятельности общества. Рассмотрим основные категории документов и сроки их хранения:

Основные категории документов	Что в себя включают	Сроки хранения
Документы по личному составу	Личные дела работников и персональные карточки	75 лет
	Аттестационные документы	45 лет
Документы кадровой отчетности	Табели учета рабочего времени

Расчеты о премировании работников

Документы, имеющие отношения к судебным спорам

5 лет Первичная документация, бухгалтерская отчетность Регистры бухучета

Отчеты о прибылях и убытках

Кассовая отчетность

5 лет Документы налогового учета Декларации

расчеты

5 лет Книги учета продаж, покупок

Счета-фактуры

4 года

Данный перечень документов не является исчерпывающим, мы рассмотрели только ключевые документы, применяемые в деятельности общества.

Где хранятся документы после ликвидации ООО

Документ, которые были задействованы в хозяйственной деятельности ликвидируемой компании могут быть переданы на хранение:

1. В вышестоящую компанию (если она есть и ее деятельность не прекращена). При этом порядок передачи документов на хранение предусматривается договоренностями между сторонами.
2. В государственный архив или архив муниципалитета. В данном случае заключается договор на обеспечение хранения документов (обычно возмездный) между ответственными лицами ликвидируемой компании и архивов.

Подготовить документы ликвидируемого общества на хранение в вышестоящую организацию или архив в праве следующие лица:

1. Учредители, директор или ответственные сотрудники (к примеру, специалисты кадровой службы), если ликвидация ООО происходит добровольно.
2. Конкурсная комиссия, если ликвидация ООО происходит в порядке банкротства.

Основными задачами лиц, ответственных за организацию сохранности документов, являются:

• обеспечение целостности и комплектности передаваемых на хранение документов;
• упорядочение документов (например, согласно определенным категориям);
• проведение необходимых юридических действий при передаче документов на хранение в вышестоящую компанию или архив.

При подготовке документов к передаче на хранение могут выявляться такие, которые в архив можно не направлять (например, если срок хранения документа уже истек). Данные документы должны быть уничтожены в установленном порядке.

Важно! Если руководством компании или ликвидационной комиссией не будут выполнены действия по направлению документов на хранение в компетентный орган, то им грозят серьезные санкции.

Подготовительные мероприятия перед передачей документов на хранение в архив

Несмотря на то, что документы на хранение передаются в профессиональные органы, вся документация должна пройти предварительную подготовку перед передачей в архив. При этом выполняется следующее:

1. Сортировка документации, оставшейся после ликвидации ООО. Документы необходимо разложить по разделам, которым придается статус дела. Объем одного дела не должен превышать 250 страниц. Документы, имеющие разные сроки хранения, необходимо разложить в разные дела. Повтор документов не допускается. Все дела следует сортировать по годам.
2. Прошивка дел. Картонная папка с документы прошивается суровыми нитками через 4 отверстия. Документы в папке должны быть расположены в хронологическом порядке, После этого листы в папке нумеруют, за исключением первого и последнего листа. Первый лист остается без надписей, а последний – лист заверителя.
3. Нумерация папок дел.
4. Оформляются обложки для дел. На обложках указываются: наименование компании полностью и кратко, заглавие, период собрания и число страниц в деле.
5. Составляется полная опись дел. Опись составляют на специальном бланке, включенном в материале к передаче. Опись включает в себя историко-архивную справку, данные об учредителях, основной вид деятельности общества, смену участников, реорганизации общества, протокол о ликвидации ООО, а также данные о лицах, проводящих ликвидационные мероприятия.

После всех выполненных мероприятий дела складывают в коробку архивного хранения и после завершения ликвидации передаются в архив.

Важно! Опись дел, передаваемых на хранение в архив после ликвидации общества, следует составить в трех экземплярах.

Если компания работала продолжительный период времени, то документов останется очень много. Поэтому процесс подготовительных мероприятий к хранению может быть очень трудоемким и длительным. В этом случае вся подготовительная работа может быть выполнена сотрудниками архива по заключенному с ликвидационной комиссией договору.

Ответственность, если документы не были переданы на хранение

Если руководство ликвидируемого общества или ликвидационная комиссия нарушит требования законодательства об организации хранения документов ликвидируемой компании, то к ним могут применяться следующие санкции:

1. Штраф в размере от 300 до 500 рублей (13.20 КоАП РФ). Такой штраф накладывается на должностное лицо компании, если нарушения не являются серьезными, например, если допущены ошибки в комплектации или ведении учета архивных документов.
2. Штраф в размере от 2500 до 5000 рублей и от 200 000 до 300 000 рублей накладывается, соответственно, на должностное лицо и ликвидируемую организацию в иных случаях. Данная санкция накладывается в соответствии со ст. 13.25 КоАП РФ в отношении:

• ООО, являющегося участником рынка ценных бумаг в случае невыполнения обязанностей по хранению ценных бумаг и других документов;
• любых ООО, нарушивших требования ст. 50 закона 14-ФЗ «Об ООО», которой определяются требования по хранению определенных документов.

1. Штраф в размере до 200 000 рублей (или в размере дохода виновного лица за 1,5 года) и иных санкции (в том числе принудительные работы, арест и лишение свободы). Данные санкции применяются в том случае, когда обязанность по организации хранения документов выполняется ликвидационной комиссией. То есть в случае банкротства компании. Действия комиссия могут расцениваться как намеренное сокрытие документов или даже их уничтожение.

Уничтожение документов после ликвидации ООО

1. Сжигание (как правило, сжигаются секретные документы).
2. Шредирование (на специальном шредере документы разрезаются на мелкие кусочки).

Выездное уничтожение. Основной объем документов уничтожается специальными компаниями. В этом случае документы направляются в промышленный шредер. Уровень безопасности при таком способе уничтожения документации будет значительно выше, чем при предыдущих способах.

Источники

1. 
   Гамзатов, М. Латинско-русский словарь юридических терминов и выражений для специалистов и переводчиков английского языка / М. Гамзатов. — М.: СПб: Санкт-Петербургский Университет, 2013. — 508 c.
2. 
   Рыжаков А. П. Защитник в уголовном процессе; Экзамен — М., 2013. — 480 c.
3. 
   Мельниченко Р. Г. Адвокатская деятельность. Универсальные правила успеха; Центрполиграф — М., 2013. — 216 c.
4. Бирюков, Б.М. Приватизация и деприватизация жилья: вопросы правового регулирования; М.: Ось-89, 2011. — 208 c.
5. Воронков, Ю. С. История и методология науки. Учебник / Ю.С. Воронков, А.Н. Медведь, Ж.В. Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 490 c.