Образец заполнения личной карточки формы т-2

Заполняем личную карточку работника: заполненный образец

Что такое личная карточка

Личная карточка – это основной документ кадрового учета, в котором содержится вся информация, касающаяся работника. Личную карточку нужно завести на каждого сотрудника организации (п. 2 постановления Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, п. 12, 41 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Для этого можно использовать форму Т-2, утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 или разработать бланк самостоятельно (ст. 7, 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Использовать самостоятельно разработанные формы могут все организации, кроме государственных и муниципальных учреждений и иных организаций государственного сектора экономики.

В личной карточке работника отражаются все события трудовой деятельности работника, поэтому вести карточку нужно в течение всего времени работы сотрудника в организации.

Для заполнения личной карточки используются специальные коды. Они установлены:

• ОКАТО Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.1995 № 413;
• ОКИН Общероссийский классификатор информации о населении ОК 018-2014, утв. приказом Ростехрегулирования от 12.12.2014 № 2019-ст;
• ОКСО Общероссийский классификатор специальностей по образованию ОК 009-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 30.09.2003 № 276-ст;
• ОКПДТР Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, утв. постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 № 367.

Сведения, содержащиеся в карточке

Информация в личную карточку работника, в общем случае, вносится на основании документов, например:

• трудовой книжки;
• паспорта;
• диплома об образовании;
• военного билета;
• пенсионного свидетельства.

Хотя есть и сведения, вносимые со слов работника. Например, контактный телефон, информация о родственных связях и т. д.

Разделы карточки

Личная карточка работника по форме Т-2 состоит из следующих разделов:

• Общие сведения;
• Сведения о воинском учете;
• Прием на работу и переводы на другую работу;
• Аттестация;
• Повышение квалификации;
• Профессиональная переподготовка;
• Награды (поощрения) и почетные звания;
• Отпуск;
• Социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;
• Дополнительные сведения;
• Основание прекращения трудового договора (увольнения).

Подробнее о заполнении разделов личной карточки читайте в этой статье.

Для удобства читателей наши специалисты подготовили образец заполнения личной карточки по форме Т-2.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Личная карточка работника Т-2

Все сведения о работнике кадровик обязан исправно вписывать в бланк Т-2. Личная карточка работника заводится на каждого наемного труженика:

• предприятиями, независимо от формы собственности;
• индивидуальными предпринимателями.

Скачать для просмотра и печати:

Какие сведения содержит

Т-2 (так коротко называется описываемая форма) утвержден в 2004 году (Постановление Госкомстата № 1 от 0.01.04). На практике используется три бланка:

• общий;
• Т-2 ГС используют для учета сведений о муниципальных и государственных служащих;
• с помощью Т-4 сохраняют сведения о научно-педагогических работниках.

Важно: распечатывать форму необходимо по следующим правилам:

Описываемая форма составлена из нескольких блоков:

1. Персональные данные.
2. Сведения о воинском учтете.
3. Прием на службу и продвижение (перевод).
4. Информация о прохождении аттестации.
5. Профессиональная переподготовка.
6. Награждение.
7. Сведения об отпусках.
8. Социальные льготы.
9. Дополнительная информация.
10. Увольнение.

Требования по оформлению тружеников необходимо соблюдать в точности:

Внимание: карта заводится исключительно для основных работников. Совместители не обеспечиваются формой для отдельного учета.

Скачать для просмотра и печати:

Особенности заполнения

Данные в форму вносятся согласно строгим правилам:

1. Первые две страницы заполняются при приеме человека на службу.
2. Последующие — в процессе работы.
3. Данные необходимо брать из официальных документов.
4. Каждая специальная запись сопровождается реквизитами первоисточника.

Внимание: разрешено использовать электронную систему ведения данной формы на начальном этапе (потом ее придется распечатать на картоне, чтобы вносить сведения об отпусках и служебном продвижении).

Образец заполнения карточки

Образец заполнения карточки. Этап 2.

Основания для внесения информации

При заполнении Т-2 необходимо основываться на таких бумагах:

Персональные данные

Необходимо переписать информацию из документов работника:

• паспорта;
• диплома;
• других (по необходимости).

Совет: следует отвечать на вопросы формы.

Для справки: в графе о знании иностранного языка пишется на выбор (со слов труженика):

• свободно владеет;
• может объясниться;
• переводит со словарем.

Сведения о стаже (пункт 8) необходимо взять из трудовой книжки и иных предоставленных документов. Кадровик обязан подсчитать его точно, так как информация влияет на величину больничных начислений и иные выплаты.

Тонкости внесения общих сведений

К особенностям вписывания персональной информации кадровики относят следующие:

1. Месяц рождения необходимо написать словом, а в ячейке «Код» дату повторяют в цифровом формате.
2. Место рождения желательно записать полностью, не применяя сокращений категорий населенных пунктов.
3. Если у труженика есть второе гражданство, то вписывается название страны.
4. ФИО членов семейства труженика необходимо внести полностью.
5. Две позиции по адресам существуют для того, чтобы зафиксировать отдельно места:
   • регистрации;
   • проживания.

Кодировка проставляется на основании справочников. Доступ к ним должен обеспечить кадровику работодатель:

Сведения о воинском учете

Заполнение раздела 2 основывается на действующем законодательстве в отношении воинского учета граждан:

• Если человек является офицером запаса, то п. 1 не заполняется.
• В пункте 3 следует полностью написать состав:
  • командный;
  • рядовой;
  • матросы и так далее.
• Годность к несению воинской обязанности (пункт 5) обозначается следующим образом:
  • А — полностью годен;
  • Б — годен с незначительными ограничениями;
  • В — ограниченно способен;
  • Г — временно не годен.

Внимание: информация должна соответствовать содержанию военного билета. Если в документе нет конкретных указаний, то следует поставить шифр «А». Он присваивается всем автоматически.

• Пункт 7 разделен на две строки:
  • «а» необходимо заполнить, когда военнослужащий запаса имеет мобилизационное предписание;
  • в «б» вносятся сведения о бронировании за организацией на период военного положения.

Важно знать: на тружеников, подлежащих призыву, в каточке заполняется только пункт 2 второго раздела (кодировка описана выше).

Дополнительные рекомендации

Важно строго соблюдать законность записей в форме. А это означает следующее:

1. Сведения о приеме и увольнении должны вписываться:
   • строго формулировками соответствующих приказов;
   • иметь реквизиты распорядительного документа;
   • рядом ставится подпись работника, свидетельствующая об ознакомлении с текстом.
2. В графе «Аттестация» самой важной строкой является «Решение комиссии»:
   • текст ее берется из протокола заседания комиссии и выглядит так:
     • соответствует должности;
     • не соответствует (рекомендации);
   • рядом вписываются реквизиты документа-основания.
3. Информация о повышении квалификации фиксируется согласно полученному по ее результатам документу (с реквизитами).
4. В раздел о наградах заносятся все сведения:
   • о поощрениях;
   • о благодарностях;
   • о присвоении почетных званий и другое.
5. В разделе о социальных льготах указывается наименование документа, свидетельствующего о наличии у труженика преференций любого уровня.
6. Графа «Дополнительные данные» чаще всего не используется. В нее вносят рабочие пометки, необходимые для внутреннего учета (если таковой ведется).

Раздел об отпусках

В данной части формы необходимо фиксировать все дни отдыха, предоставленные работнику в соответствии с приказами. Указываются:

• даты начала и окончания;
• вид отпуска;
• периоды, за которые он предоставлен;
• реквизиты соответствующего приказа;
• корректировочные сведения (если человека отозвали из отпуска или он завершен ранее намеченной даты по иной причине).

В данной части фиксируются следующие отпуска (или их части):

• основной;
• дополнительный;
• за своей счет;
• по уходу за ребенком.

Внимание: если строчки в карточке закончились (это случается, когда человек работает на предприятии уже длительное время), то необходимо завести дополнение к форме. Оно обязано содержать первичную страницу о персональных данных, которые копируются из оригинала.

Хранение карточек

Все заполненные формы являются официальными документами. Их следует расположить в алфавитном порядке и сохранять отдельно от личных дел тружеников (в другом сейфе).

Для справки: после увольнения человека его форма передается в архив предприятия по акту.

Личная карточка Т-2: правила заполнения и образец

Личная карточка—документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.

Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.

Кто должен заполнять личную карточку работника?

Документы, необходимые для заполнения.

Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из трудовой книжки.

После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.

На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?

Личную карту работника следует завести после издания приказа о приеме на работу, точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.

От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.

В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.

С чего начать заполнение?

Важно не допускать ошибок при заполнении.

Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:

• в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
• далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
• в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного трудового договора «постоянно» или «временно»;
• вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).

Как правильно заполнить форму Т-2?

Нужно указывать только правдивую информацию.

Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.

Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.

Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.

Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в трудовой книжке. Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.

Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.

Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.

Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.

В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.

Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.

Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».

В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: дата приема на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма заработной платы, основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).

После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.

Можно внести сведения о дополнительных курсах.

Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.

В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение трудовых отношений закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.

Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.

В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.

Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.

В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.

В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных льгот. Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.

Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.

При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.

Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.

Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа

Небольшие ошибки можно исправить.

Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.

Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:

1. Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
2. Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
3. Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.

Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.

В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Личная карточка работника (форма Т-2): образец заполнения

Привычный современным кадровикам и довольно часто используемый ими документ — личная карточка работника. Имеет простую структуру, но у нее много нюансов в части заполнения — ознакомимся с ними.

Зачем нужна карточка Т-2?

В ТК РФ нет норм, содержащих словосочетание «личная карточка» или аналогичных по смыслу, которые бы предписывали работодателю применять подобный персонифицированный документ о работнике.

Однако в ст. 66 ТК РФ есть норма, устанавливающая для работодателей особенную обязанность: ведение и хранение в порядке, определяемом Правительством России, ключевой разновидности кадровых документов — трудовых книжек. В свою очередь, есть изданное высшим органом исполнительной власти страны Постановление от 16.04.2003 № 225, устанавливающее такой порядок — и, соответственно, подлежащее обязательному применению работодателями.

В п. 12 Правил ведения трудкнижек, которые установлены Постановлением № 225, сказано, что:

• каждая запись, вносимая в книжку (например, о выполняемой работе, переводе на другую, увольнении) дублируется в личной карточке работника, и о каждом факте изменений в трудкнижке работник знакомится в своей карточке под роспись;
• форму личной карточки утверждает Росстат.

Главное статистическое ведомство форму карточки успешно утвердило: известным Постановлением от 05.01.2004 № 1 (которое вводит в оборот несколько десятков общераспространенных кадровых форм) была введена унифицированная форма № Т-2. Именно ее и рекомендуется использовать в целях выполнения Постановления № 225 — в качестве бланка для личной карточки, российским работодателям.

Таким образом, ведение личных карточек входит в число обязанностей работодателя по закону. Отсутствие карточек, выявленное Трудинспекцией, приведет к серьезным санкциям — предусмотренным статьей 5.27 КоАП РФ.

Скачать актуальный бланк личной карточки Т-2 можно здесь.

Состав личной карточки Т-2

Личная карточка — довольно объемный документ, в котором отражаются разные типы данных. В большинстве случаев наименования граф следует толковать буквально — и потому особых проблем с определением того, что там писать, не возникает. Вместе с тем, важно то, как именно отражать требуемые сведения в документе.

Личная карточка состоит из заголовочной части и нескольких разделов. Остановимся на их заполнении подробней.

Личная карточка работника: форма Т-2

Личная карточка работника (образец заполнения)

Личная карточка работника по форме № Т-2 является одной из унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Форма утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Несмотря на то, что с 01.01.2013 применение данной формы не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ), она продолжает широко использоваться. И это не случайно, ведь в личной карточке содержится вся необходимая для работодателя информация о своих работниках.

Те сведения, которых в личной карточке нет, могут быть туда добавлены, ведь работодатель может изменить форму и содержание бланка Т-2. Для учета иных данных о работнике работодатель может также наряду с унифицированной формой заводить и иные карточки. Например, личную карточку водителя, форму и образец заполнения которой мы рассматривали в отдельном материале.

Важно при этом помнить, что при сборе и хранении личных данных работников нужно обеспечивать защиту их персональных данных.

Форма Т-2 (личная карточка работника): бланк

Для личной карточки работника (форма Т-2 ) скачать бланк можно по приведенной ниже ссылке:

Личная карточка Т-2 (бланк): скачать в формате Word.

Содержание личной карточки Т2

Личная карточка (форма Т-2) состоит из 11 разделов:

Форма Т2 «Личная карточка работника»: образец заполнения

Покажем на примере заполнение личной карточки работника Т-2.

Образец заполнения карточки Т-2 можно скачать здесь.

Правила и алгоритм заполнение личной карточки работника Т-2 — бланк и заполненный образец

Для подробного учета персонала организации законом предусмотрена применение личной карточки для всех сотрудников.

В документе собраны личные данные работника и информация о его профессиональной деятельности.

Применяемый бланк — форма Т-2 (Постановление №1 Госкомстата РФ), его бланк и образец заполнения предлагаем скачать ниже.

Скачать бланк форма Т-2 — word.

Скачать образец заполнения формы Т-2 — word.

Когда заполнять?

В основном при подписании трудового соглашения, сначала фиксируется приказ о приеме на работу, затем заполняют личную карточку, где повторяются данные распоряжения, занесенные еще и в трудовую книжку специалиста.

Типовая форма личной карточки работника Т-2 включает в себя 4 страницы, 2 первые из которых оформляются при принятии на должность, на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт;
• документ, подтверждающий трудовую деятельность, образование, квалификацию;
• военный билет обязанного лица для прохождения службы в армии.

Две последние страницы отображают рабочий процесс трудящегося.

Специалист по кадрам заносит все необходимые данные о трудящемся в бланк, разделенный на 11 отдельных блоков.

Заполнение разделов формы Т-2

Блок №1

Вписывается вся информация без сокращений из паспорта работника, сведения о гражданстве, уровне образования, семейное положение.

Первым делом фиксируются реквизиты трудового соглашения (день подписания и номер).

Месяц рождения пишется прописью, в области кодирования повторяется в числовом формате.

Место рождения указывается с помощью общепринятых сокращений (р-н- район, г.-город), области и районы указываются в родительном падеже, в месте кодирования вписывается населенный пункт по ОКАТО.

Текстовое поле формы Т-2 с указанием гражданства, владение иностранными языками, уровень знаний и образования дублируется кодировкой в соответствии с ОКИН.

Наименование университета допускается сокращать без потери важной смысловой информации.

Данные об обучении (серия, номер, квалификация, специальность, год окончания) записываются в соответствующих отделах бланка личной карточки только из документов, подтверждающих образование. Кодирование специальности и направления применяется по ОКСО.

Отдельными строками выделено послевузовское образование. При огромном списке образовательных учреждений оформляется вкладыш в бланк Т-2 формата А4.

Основная и другая профессия фиксируется в личной карточке полностью, как написано в соответствующем документе. Если у сотрудника несколько профессий, выбирая из них основную, специалист по кадрам полагается на свое мнение. Как правило, главной обозначается профессия, по которой работника взяли на должность.

Дополнительный род занятий, указанный ниже в документе, может быть полезен при необходимости внутреннего перемещения в случае сокращения ставки. Кодирование профессии обозначается по ОКПДТР.

Стаж работы подразделяется на общий, специальный трудовой и непрерывный.

Общий предполагает суммирование продолжительности профессиональной деятельности и не зависит от прерывания труда.

Непрерывный стаж — длительность на последнем месте работы без промежутков или в нескольких организациях, если при переходе из одной фирмы в другую стаж был непрерывен.

[2]

Подсчет дней ведется по Постановлению Правления ПФ РФ № 192п от 31.07.2006 г. и рассчитывается на дату приема на должность исходя из сведений трудовой книжки, договоров гражданско-правового характера, справки от Центра занятости, военного билета.

Информация о семейном положении сотрудника записывается бланк форма Т-2 в текстовом формате, в кодовом повторяется по ОКИН.

Данные о составе семьи включают в себя информацию о ближайших родственниках, а также членов семьи, проживающих с сотрудником на одной территории, с обозначением степени их родства.

Сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан) переносятся в личную карточку работника в строгом соответствии с документом.

Адрес регистрации берется из паспорта. Если место фактического проживания отличается от прописки, то со слов специалиста заносятся данные. В случае совпадения адресов вторая графа остается пустой.

Блок №2

Заполнение раздела личной карточки о воинском учете имеет ряд особенностей:

• для офицеров запаса первый пункт остается незаполненным;
• сокращения недопустимы в 3 части;
• 7 часть заполнять лучше карандашом, по причине возможных изменений в будущем.

Раздел формы Т-2 обязательно должен быть подписан специалистом по кадрам и работником, подтверждая, тем самым свое согласие.

Блок 3

Данные раздела приема, перевода на работу заполняются одновременно со сведениями в трудовой книжке.

Главный документ для оформления — распоряжение директора предприятия (скачать образец приказа о приеме на работу).

Специалист ставит ознакомительную подпись в 6 графе раздела.

Блок №4

Аттестация работников проводится по приказу руководителя, данные которого записываются в 5 пункте карточки Т-2.

Комиссия по результатам проверки профессиональных качеств сотрудника выносит решение о соответствии (несоответствии) занимаемой должности, о переводе на другую должность, о необходимости повысить уровень квалификации или пройти переаттестацию.

Фиксируются реквизиты протокола комиссии и дата аттестации.

Блок №5 и №6

Информация по профессиональной переподготовке и повышению квалификации заполняется по представленным данным трудящегося или по кадровым документам корпоративного обучения.

Заполнению подлежат все разделы.

Раздел награды включает в себя разные поощрения за труд, основанные на локальных актах и ст.191 ТК РФ.

Блок №8

Отпуск включается весь (очередной, дополнительный, по уходу за ребенком, без сохранения заработной платы) с указанием периода и основания для его предоставления.

Данный раздел личной карточки Т-2 заполняется на основании приказа на отпуск.

Блок №9

Перечисляются социальные льготы, если есть, предоставленные работнику.

Блок №10

Дополнительные данные можно оставить пустыми либо добавить информацию о личных интересах, посещаемых курсах.

Блок №11

Прекращение трудового договора заполняется в личной карточке как и 3 раздел. За исключением того, что и работник кадровой службы, и увольняемый специалист расписываются данном разделе с указанием должности и расшифровкой.

Способ ведение личных карточек сотрудника только в компьютерном виде не приемлем. Информация, внесенная в процессе профессиональной деятельности, обязательно доносится до специалиста, о чем свидетельствует его подпись.

Не допускается в оформлении проставление прочерков, незаполненные поля остаются пустыми. В зону кодирования никакие символы, кроме самих кодов не вносится, иначе карточка считается испорченной.

Скачать бланк и образец

Бланк личной карточки работника форма Т-2 — скачать.

Образец заполнения личной карточки Т-2 — скачать.

Полезное видео

Особенности заполнения карточки Т-2 при трудоустройстве работника смотрите в видео:

Форма Т-2 (бланк)

Форма № Т-2 (бланк)

К числу основных документов по учету кадров в организации относится Личная карточка работника (форма № Т-2 ). Она утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 в составе унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Напомним, что с 01.01.2013 применение первички, содержащейся в альбомах унифицированных форм, не является обязательным (Информация Минфина № ПЗ-10/2012 ). И несмотря на то, что обязанность ведения личных карточек нормативно не определена, заполнение личных карточек работников в организациях целесообразно. Ведь в этих карточках содержится вся основная информация о работнике, которая необходима или может оказаться таковой для работодателя. Подробнее о личной карточке работника по форме № Т-2 расскажем в нашей консультации.

Содержание личной карточки работника

Личная карточка работника состоит из 11 разделов:

Порядок заполнения личной карточки

Личные карточки на работников открываются сотрудниками кадровой службы на основании следующих документов:

• приказ о приеме на работу;
• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовая книжка или документ, подтверждающий трудовой стаж;
• СНИЛС;
• документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);
• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Кроме того, при заполнении личной карточки работника используются сведения, сообщенные о себе самим работником.

Порядок заполнения отдельных разделов личной карточки предусмотрен Указаниями, утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Бланк Т-2: скачать

Скачать бланк личной карточки работника по форме № Т-2 в формате Word можно по ссылке ниже.

Личная карточка работника

Личная карточка работника – это документ, который заводит кадровая служба на каждого сотрудника при его трудоустройстве.

Личная карточка необходима для ведения учета труда персонала в организации.

Личная карточка оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя.

В личной карточке собирается вся информация о работнике, которая необходима работодателю.

Форма личной карточки

При оформлении на работу работника, используется унифицированная форма N Т-2 «Личная карточка работника».

При этом коммерческие организации вправе использовать самостоятельно разработанную форму личной карточки, которую должен утвердить руководитель организации.

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

дата составления личной карточки;

табельный номер, который присваивается работнику;

ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;

в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;

[1]

в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;

в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

знание иностранного языка;

образование и сведения о документе об образовании;

профессия (основная и другая);

сведения о наличии брака и составе семьи;

адрес места жительства (регистрации и фактический);

Далее заполняется раздел II личной карточки «Сведения о воинском учете»

Правильность заполнения разд. II заверяется подписями кадровика и самого работника.

В разделе III «Прием на работу, переводы на другую работу» записи вносятся на основании соответствующих приказов — о приеме на работу, о переводах. При этом с каждой внесенной записью работник должен быть ознакомлен под роспись, которая вносится в графу 6 раздела.

Разделы V «Повышение квалификации в организации» и VI «Профессиональная переподготовка» заполняются, если работник соответственно проходил повышение квалификации или осуществлял профессиональную переподготовку. Основанием внесения записей будет документ об обучении работника.

В разделе VII «Награды (поощрения), почетные звания» дублируются записи о наградах и поощрениях, которые вносятся в трудовую книжку. Это сведения:

о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

В разделе VIII «Отпуск» делаются записи о всех видах отпусков (ежегодном оплачиваемом, дополнительном, отпуске без сохранения заработной платы, за ненормированный рабочий день). Здесь указываются вид отпуска, период, за который он предоставляется, количество дней, даты начала и окончания и основание, то есть приказ работодателя.

Запись в раздел IX «Социальные льготы» вносится, если работник в соответствии с действующим законодательством имеет право на социальные льготы, например, является инвалидом, донором, подвергся воздействию радиации на Чернобыльской АЭС. Основанием внесения записи будет документ, подтверждающий право работника на такую льготу.

В раздел X «Дополнительные сведения» могут быть перечислены любые сведения о работнике, которые не нашли отражения в иных разделах личной карточки.

Раздел XI «Основание прекращения трудового договора (увольнения)» заполняется при увольнении работника в соответствии с формулировкой увольнения и со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ. Данная запись также заверяется подписями кадровика и работника.

[3]

Личная карточка: электронная или бумажная

В законодательстве не указано, в каком виде должны вестись карточки: в электронном или бумажном.

Вместе с тем нужно, чтобы новый работник заверил правильность внесения записей в разд. I — III карточки своей подписью.

Также в дальнейшем с каждой записью в трудовой книжке работника надо ознакомить под расписку в его личной карточке, в которой эта запись повторяется.

Кроме этого, при изменении сведений о работнике в его личную карточку на основании соответствующих документов вносятся исправления, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Поэтому личные карточки работников невозможно вести только в электронном виде.

В связи с этим, после заполнения личной карточки на каждого работника в программе ее надо распечатать подписать у работников.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источники

1. 
   Лебедева, С. Н. Международный коммерческий арбитраж. Комментарий законодательства / Под редакцией А.С. Комарова, С.Н. Лебедева, В.А. Мусина. — М.: Редакция журнала «Третейский суд», 2014. — 416 c.
2. 
   Краткий юридический справочник для профактива. — М.: Профиздат, 2012. — 432 c.
3. 
   Савюк, Л.К. Правоохранительные и судебные органы / Л.К. Савюк. — М.: ЮРИСТЪ, 2013. — 464 c.
4. Отсутствует Теория государства и права / Отсутствует. — М.: АСТ, 2012. — 127 c.
5. Воробьева, Ольга Составление договора. Техника и приемы / Ольга Воробьева. — М.: Юрайт, 2015. — 192 c.