Как правильно составить должностную инструкцию — образец

Должностные инструкции

Должностная инструкция — это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров, второй — у руководителя отдела (подразделения), третий — у работника.

Правильно составленные должностные инструкции позволяют:
— рационально распределить функциональные обязанности и определить связи между работниками, повысив тем самым своевременность и надежность выполнения стратегических, тактических и оперативных задач;
— конкретизировать права и ответственность;
— повысить личную и коллективную ответственность;
— агрегировать информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности;
— дать каждому сотруднику знание того, каких действий от него ожидают, по каким критериям будут оценивать результаты его труда, на что необходимо ориентироваться для повышения уровня квалификации и др.;
— провести оценку деятельности работника и принять решение о его дальнейшей судьбе (увольнение, повышение, переподготовка и др.);
— служить доказательной базой при трудовых спорах в соответствующих комиссиях, контролирующих органах и суде.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются:
— сфера деятельности предприятия, его организационная и функциональная структура, бизнес-процессы и т.п.;
— положения о структурных подразделениях: отделах, службах, бюро и т.п.;
— трудовое законодательство Российской Федерации: Трудовой кодекс РФ и др.;
— единый классификационный справочник (ЕКС) должностей руководителей, специалистов и других служащих;
— единый тарифно-квалификационный справочник (ЕТКС) работ и профессий рабочих;
— и др.

Типовые должностные инструкции

Ниже представлены примеры и типовые образцы должностных инструкций, разработанные в различных организациях и для разных отраслей и сфер деятельности, включая строительство, сельское хозяйство, производство, образование (ВУЗы, ДОУ и школы), медицину, торговлю и др. За содержание этих документов администрация сайта ответственности не несет.

Должностные инструкции

Должностная инструкция – это локальный документ распорядительного характера, фиксирующий обязанности трудящихся. Перечень этот зависит от множества факторов: особенности производственного процесса, требования к должности, степень ответственности сотрудников.

ДИ характеризуется этими функциями:

• Определение требований к квалификации, к конкретной должности. В числе этих требований может быть образование, необходимость в специальной подготовке, опыт работы на той же должности.
• Установление обязанностей. В числе обязанностей может быть перечень исполняемых работ, объем работы, степень ответственности сотрудника.

Цели формирования инструкции:

[1]

• Документ является основанием для отказа в приеме на должность. В частности, работодатель может отказать соискателю, если тот не отвечает квалификационным требованиям.
• Распределение профессиональных функций между штатом сотрудников.
• Оценка качества деятельности работника на протяжении испытательного срока.
• Оценка качества исполнения сотрудником своей работы.
• Установление несоответствия сотрудника занимаемой им должности.

На основании положений должностной инструкции работодатель может накладывать на сотрудника дисциплинарное взыскание. Основание для его наложения – невыполнение или ненадлежащее выполнение своих рабочих функций.

Формы должностной инструкции

Существует 2 формы должностных инструкций:

• Типовая. Касается определенной должности. Такая инструкция является универсальной. То есть, она относится ко всем сотрудникам, работающим на одной и той же должности. С документом нужно ознакомить работников под роспись. Должностные обязанности в инструкции и трудовом договоре должны совпадать.
• Отдельная. Оформляется отдельным документом. В нем прописываются должностные инструкции, особенности взаимодействия, подчиненность. Бумага является приложением к трудовому соглашению. В этом соглашении также указываются обязанности сотрудника. Но они должны быть прописаны со ссылкой на должностную инструкцию.

Разделы инструкции

Инструкция подразделяется на различные разделы. Рассмотрим их особенности.

Общие положения

В этом разделе прописывается основная информация:

• Должность сотрудника.
• Наименование подразделения.
• Подчиненность сотрудника.
• Порядок назначения на должность и отстранения от нее.
• Особенности замещения основного сотрудника временным.
• Требования к подготовке и знаниям: образование, опыт.

Необходимо также указать перечень нормативных актов, на основании которых работает сотрудник (ТК, внутренние акты, приказы и прочее).

В этом разделе фиксируются задачи сотрудника, работающего на определенной должности. Указывается участок работы.

Обязанности

Указываются обязанности работника на определенной должности. Они могут быть специфическими и типовыми, универсальными. Рассмотрим универсальные обязанности:

• Соблюдение сроков подготовки документации.
• Следование правилам взаимодействия в коллективе.
• Соблюдение внутреннего распорядка.

Для некоторых должностей принципиальным является обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Здесь перечисляются права сотрудника, необходимые для исполнения должностных обязанностей. К примеру, это могут быть следующие права:

• Принятие решений в установленных рамках полномочий.
• Получение конфиденциальных сведений, если они нужны для исполнения должностных функций.
• Согласование и утверждение документации.

В этом разделе имеет смысл зафиксировать порядок реализации этих прав.

Ответственность

Здесь фиксируются формы ответственности сотрудника за неисполнение должностных требований и положений. На работника могут накладываться различные виды ответственности: материальная, административная и прочее.

Взаимодействие

Здесь фиксируется порядок взаимодействия сотрудника с подразделениями/ руководством.

Утверждение

Инструкции обычно создаются кадровым отделом. На документе ставится подпись руководителя отдела. Рекомендуется согласовать его с руководителями подразделений, где работает сотрудник, для которого формируется инструкция. Документ утверждается руководителем компании.

После того, как инструкция утверждена, нужно ознакомить с ней сотрудника под роспись. Работник ставит свою роспись в одном из следующих мест:

• Отдельный лист под роспись.
• Специальный журнал.
• Графа в самой инструкции.

Ознакомление может подтверждаться и иными способами, если они не противоречат закону.

Должностная инструкция (шаблон, бланк)

(подпись) (фамилия, инициалы)

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

1. Общие положения

1. ___________________________ относится к категории __________________________________.

(наименование должности) (руководителя, специалиста, технического исполнителя и т.д.)

1. На должность ___________________________________________ принимается лицо, имеющее:

— образование ___________________________________________________________________ и

— стаж _________________________________________________ работы не менее _______ лет.

1. ________________________________________ принимается на должность и освобождается от

должности директором организации по представлению _______________________________________.

(наименование должности лица, по представлению которого принимается работник)

4. _________________________________ должен знать:

а) специальные (профессиональные) знания по должности —

б) общие знания работника организации –

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,

1. В своей деятельности ___________________________________ руководствуется:

— приказами и распоряжениями директора организации,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации,

1. _________________________________ подчиняется непосредственно директору организации.

1. На время отсутствия _________________________________ (командировка, отпуск, болезнь, пр.)

его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности.

а) специальные (профессиональные) должностные обязанности —

б) общие должностные обязанности работника организации –

— соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации,

— внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты,

— обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте,

— выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он починен согласно настоящей инструкции,

__________________________ имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

— по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями ,

— о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

1. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
3. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
4. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
5. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

___________________________ несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. _____________________________________________________________.

Совет 1: Как написать должностные обязанности

• Как написать должностные обязанности
• Как оформить исполняющего обязанности сотрудника
• Как составить производственную инструкцию

Основная цель должностной инструкции – привести работу специалиста в соответствие с целями компании. Здесь нет стандартов, но есть основные правила, которые имеют практическое значение.

Включите в перечень сведений все виды деятельности, которые необходимо совершать специалисту; служебное взаимодействие с сотрудниками из своего и других отделов. Обозначьте характер этого взаимодействия; перечень оборудования, с которым должен будет иметь дело специалист – сюда же включаются сведения о материалах и знаниях, необходимых для квалифицированной деятельности. Опишите нормативные показатели деятельности, за что и в каком размере будет производиться оплата труда; условия труда.

В список должностных обязанностей внесите пункт подчиненности работника.

Должностная инструкция обязательно содержит сведения о субординации на предприятии – данное положение в документе снимает в дальнейшем претензии работников по поводу того, кто и чем может распоряжаться. Возможны варианты двойного подчинения – по одним вопросам специалист находится в распоряжении одного руководителя, по другим – в ведомстве другого.

Следующий пункт – рабочее время. Обязательно опишите возможность привлечения к работе в случае форс-мажорных обстоятельств. Также пропишите оплату за работу в выходные дни и праздники.

Важный момент: в должностной инструкции оговорите несение ответственности сторон за соблюдение указанных в перечисленных выше пунктах обязанностей. За несоблюдение пропишите меры взыскания в рамках действующего законодательства.

Оформление должностной инструкции: что включать

Этот документ относится к внутренним обязательным актам, регулирующим деятельность предприятия. Такие инструкции обычно регламентируют особенности управления, отчетности, обеспечения и координирования деятельности сотрудников. Поэтому не следует забывать про общие правила оформления должностных инструкций.

Особенности

Современное делопроизводство требует составления согласованных и непротиворечивых локальных актов. Их разрабатывают для достижения трех целей:

1. создать организационно-правовую основу для служащих;
2. повысить уровень ответственности;
3. увеличить производительность труда.

Каждый образец оформления должностной инструкции имеет свои нюансы. При этом каких-либо единых правил закон не устанавливает.

Этот правовой акт должен успешно выполнять следующие задачи:

• рационально распределять обязанности между сотрудниками с учетом их уровня квалификации, знаний, производительности труда и других особенностей;
• обеспечивать своевременный контроль над качеством выполнения трудовых обязанностей;
• определять права всех сторон;
• давать конкретные критерии оценки качества труда.

Должностные инструкции обычно разрабатывают руководители структурных подразделений фирмы на основе выполняемых сотрудником функций и внутренних правил компании.

Требования к оформлению должностной инструкции

Рассматриваемый документ является локальным нормативно-правовым актом, поэтому имеет свою специфику. Его оформляют в трех экземплярах:

• 1-й – передают сотруднику отдела кадров и прилагают к штатному расписанию;
• 2-й – остается у начальника структурного подразделения, так как в его обязанности входит контролировать качество работ;
• 3-й – отдают работнику организации, для которого предназначена должностная инструкция.

Должностная инструкция может выступать приложением к трудовому договору или быть издана отдельно. При необходимости содержание согласуют с профсоюзом.

Вот основные требования, которые нужно учитывать в процессе составления текста:

• однозначность – информация должна излагаться так, чтобы не возникало двусмысленных толкований;
• информационная емкость;
• убедительность – фразы должны быть убедительными и логически обоснованными;
• освещение всех основных вопросов, касающихся деятельности сотрудника.

Что включать в должностную инструкцию

По общепринятым форматам, документ должен раскрывать все вопросы, которые касаются трудовой деятельности служащего. При подготовке содержания рекомендуем руководствоваться постановлением Минтруда № 37. Это Квалификационный справочник должностей, содержащий общие характеристики для всех них. Текст нужно только адаптировать для конкретной организации.

Основные разделы должностной инструкции:

1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права работника.
4. Документы для руководства при исполнении трудовых обязанностей.
5. Порядок взаимоотношений с персоналом.
6. Ответственность работника.
7. Критерии оценки качества работы.

В заключительной части ставится подпись, дата вступления в силу. Также см. «Должностная инструкция для заместителя главбуха».

Как оформить должностную инструкцию: этапы

В зависимости от сложности документа его составлением могут заниматься начальники отделов или непосредственно руководители организаций. Такая процедура может потребоваться:

1. если открывается новый филиал или подразделение;
2. при введении новой должности;
3. при изменении трудовых функций.

На основании правил, установленных государственными стандартами, в [составе инструкции] должны присутствовать такие реквизиты:

• название предприятия – указывают полностью в соответствии с учредительными документами;
• дата утверждения;
• регистрационный внутренний номер;
• гриф, придающий юридическую значимость;
• отметка о наличии приложения – ставят при наличии такого условия в ней, когда должностная инструкция является приложением к отдельным распорядительным документам;
• виза руководителя – включает должность и название отдела предприятия. Ее располагают ниже подписи.

На первом этапе оформления документа подготавливают предварительный вариант содержания с учетом:

1. требований руководителя;
2. квалификационного справочника должностей;
3. профстандарта (если принят для этой профессии и в какой-то части обязателен). Также см. «Профессиональные стандарты: инструкция по применению».

На втором этапе проект согласовывают с начальниками отделов, которых он касается. При необходимости вносятся поправки.

Третий этап предполагает утверждение должностной инструкции руководителем предприятия. Кроме того, требуется наличие подписи начальника отдела кадров и структурного подразделения, для которого предназначен документ. После этого происходит ознакомление сотрудника с содержанием (под роспись) и лиц, которых могут коснуться произошедшие изменения.

Далее по ссылке можно ознакомиться с образцом оформления должностной инструкции для позиции главного бухгалтера в фирме. Скачать образец.

Как внести изменения в должностную инструкцию

В процессе трудовой деятельности обязанности работника могут меняться. Такая ситуация возникает, например, при изменении цели компании или расширении сферы услуг. При существенной коррекции функционала потребуется сделать поправки в должностной инструкции, чтобы в дальнейшем избежать множества конфликтов. Расскажем, как как оформить все изменения.

Последовательность действий такова:

[2]

1. Подготовка новой должностной инструкции с учетом всех нюансов. Обязательное условие – соответствие нормам действующего законодательства.
2. Издают приказ, на основании которого происходит утверждение документа.
3. Ознакомление заинтересованных служащих с содержанием обновленной инструкции. А от ответственного за выполнение трудовых функций понадобится получить подпись и письменное согласие о сотрудничестве на новых условиях.
4. Составление и подписание дополнительного соглашения к трудовому договору. Один экземпляр передают служащему.

По окончании всех формальностей сотрудник приступает к выполнению обязанностей на новых условиях соглашения.

Заметим, что должностная инструкция не является индивидуальным личным документом для конкретного работника. Ее составляют согласно определенной должности, и она вообще не содержит имен. При несоблюдении этого условия работодателю придется переделать документ при увольнении служащего.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Приказ об утверждении должностных инструкций

Составление приказа об утверждении должностных инструкций является завершающим этапом в процедуре разработки и закрепления документов, определяющих функции, права, полномочия и условия работы сотрудников предприятий и организаций.

Для чего нужны должностные инструкции и приказ по их утверждению

Роль должностных инструкций вполне понятна и проста: в них четко прописываются задачи, которые обязаны выполнять работники компаний, находящиеся на той или иной должности, а также сопутствующие их деятельности условия труда.

При этом должностные инструкции не являются строго необходимыми документами, однако имеют самое широчайшее распространение и касаются представителей любых профессий. Их наличие позволяет защитить работодателя от необоснованных претензий со стороны подчиненных, а сотрудников в свою очередь – от чрезмерной нагрузки и исполнения тех функций, которые не входят и их прямые обязанности.

Должностные инструкции разрабатываются в индивидуальном порядке в соответствии со штатным расписанием предприятия и утверждаются приказом руководства – без этого документа они не вступают в законную силу.

При этом все должностные инструкции могут периодически меняться в плане содержащейся в них информации в зависимости от потребностей и текущей ситуации на предприятии, но откорректированные документы также нужно утверждать при помощи приказа руководителя.

Следует отметить, что сведения, вносимые в данные документы должны строго соответствовать рамкам законодательства РФ и никоим образом не нарушать гражданские и трудовые права работников.

Именно поэтому составление должностных инструкций обычно входит в компетенцию руководителей структурных подразделений, а затем передается на проверку и утверждение штатному юрисконсульту компании или стороннему юристу – эта мера исключает наличие в нем грубых ошибок и условий, нарушающих права работников.

Можно ли заменить приказ другой формой утверждения

Приказ, так же как и сама должностная инструкция, не является обязательным документом, поэтому иногда вместо написания отдельной распорядительной бумаги достаточно просто поставить на должностной инструкции резолюцию руководителя.

Однако, если предприятие крупное, имеющее целый ряд структурных подразделений, работников и соответственно множество должностей, закрепленных в штатном расписании, директору намного проще и удобнее вводить должностные инструкции в действие при помощи одного приказа, чем визировать десятки отдельных документов.

Основание для приказа

Любой приказ должен быть чем-то обоснован и этот не исключение. Обычно в качестве основания дается ссылка на вполне конкретный закон, но в данном случае, прямого требования в законодательстве на написание и утверждение должностных инструкций нет.

Так что в тексте приказа достаточно просто написать что-нибудь вроде: «В связи с необходимостью соблюдения трудовой дисциплины и организации труда приказываю»…

Кто пишет приказ непосредственно

Приказ об утверждении должностных инструкций может составлять любой сотрудник организации, на которого возложена данная функция:

• юрисконсульт,
• специалист кадрового отдела,
• секретарь и т.д.

Главное условие, чтобы человек имел четкое представление о том, как правильно составлять и оформлять этот документ.

После написания приказа его нужно обязательно передавать на подпись директору компании, поскольку без его автографа приказ не будет считаться действительным и впоследствии его легко можно будет оспорить в судебной инстанции.

Как составлять приказ

На сегодня стандартов по составлению приказов, утверждающих должностные инструкции нет. Так что предприятия и организации могут писать этот документ в произвольном виде или использовать образец, утвержденный в учетной политике фирмы. Однако некоторые сведения указывать в нем все же обязательно:

• номер,
• дату и место составления,
• название компании,
• полный перечень должностных инструкций, которые утверждает приказ.

В документе следует указать лиц, ответственных за его выполнение (эта часть касается ознакомления с должностными инструкциями работников предприятия), а сами должностные инструкции при необходимости можно отметить отдельным пунктом как приложение к приказу. Кроме того приказ может быть дополнен любой другой нужной информацией.

Как оформлять приказ

Единых норм по оформлению приказа, как и по его содержанию нет: он может быть написан на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, причем как от руки, так и напечатан на компьютере.

Важное условие: приказ должен содержать оригинал подписи директора или иного сотрудника, уполномоченного на визирование распорядительных документов компании.

Также с ним под роспись следует ознакомить работников, ответственных за его исполнение.

Как хранить приказ

Создается приказ обычно в единственном экземпляре и затем регистрируется в журнале учета внутренних документов организации. В период действия приказ надо содержать совместно со всей прочей распорядительной документацией фирмы в месте, доступ к которому должен быть ограничен. После утраты актуальности он передается в архив предприятия, где хранится на протяжении срока, установленного законодательством или локальными нормативными актами компании (но не менее трех лет), после чего его можно утилизировать.

Совет 1: Как составить должностную инструкцию в кратчайшие сроки

Должностная инструкция не должна мотивировать!

Одно из самых распространенных заблуждений касательно должностной инструкции связано с тем, что для многих специалистов по труду она кажется чем-то вроде постоянного мотиватора персонала. На самом деле это не соответствует действительности. Главная задача должностной инструкции – не мотивировать подчиненных, а довести до их сведения специфику работы, которую они будут выполнять. Поэтому чтобы составить должностную инструкцию правильно и в соответствии с действующим законодательством, необходимо исключить из нее все выражения и речевые формулы, обозначающие призывы и пожелания. К ним относятся, к примеру, обороты «сотрудник обязан», «сотруднику следует» и так далее.

Чтобы правильно составить должностную инструкцию, необходимо определить количество ее разделов

Типовая должностная инструкция состоит как минимум из трех разделов – общих положений, целей работы и функций конкретных сотрудников. Однако данная структура не является фиксированной, обязательной к принятию всеми компаниями и предприятиями. Изменять количество разделов в должностной инструкции, вносить в них определенные коррективы является неотъемлемым правом хозяйствующих субъектов.

Итак, в разделе «Общие положения» содержатся общие сведения о предприятии, отражается его структура. По сути, данный раздел никоим образом не влияет на деятельность компании, поэтому на его составление не стоит тратить слишком много времени. А вот над разделом «Цели и задачи работы» юристам и специалистам по труду предприятия стоит хорошо потрудиться. В нем должны быть изложены конечные цели работы каждого сотрудника предприятия. Чтобы правильно составить должностную инструкцию, цели работы каждого подчиненного должны быть заключены в конкретные временные рамки.

Составить должностную инструкцию правильно может юрисконсульт предприятия

Самый важный раздел любой должностной инструкции – «Функции». Он должен занимать не менее 70 процентов от ее объема. Именно в нем четко прописываются функции каждого сотрудника, определяется сфера его ответственности. Составлять его должны опытные юрисконсульты, исходя из потребностей и специфики предприятия. В идеале составленный ими раздел «Функции» должен быть исчерпывающим, то есть охватывать все действия, которые может совершать сотрудник во время своей работы.

• Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

Совет 2 : Как написать должностные инструкции сотрудникам отдела

Совет 3 : Как писать должностные инструкции на директора

• — устав или другие учредительные документы фирмы;
• — нормативные акты компании;
• — правила внутреннего трудового распорядка.

Совет 4 : Как составить должностную инструкцию для инженера

• как составить должностную

Совет 5 : Как составляется должностная инструкция для инженера

• Образец должностной инструкции инженера

Совет 6 : Что такое должностная инструкция и порядок ее оформления

Должностная инструкция представляет собой документ, в котором содержатся все основные виды деятельности, обязанности, права и ответственность работника на конкретной должности. Законы РФ не обязывают предприятия использовать такой документ, нет никаких правовых актов о порядке его составления, а только лишь ведомственные приказы, что регламентируют подготовку должностной инструкции.

Составляя подобный документ, сотрудники опираются на уставные документы предприятия, где отражены его функции и задачи, квалификационные требования по должностям, а также нормативы трудозатрат для выполнения работ.

Распределяя обязанности, нужно следить, чтобы они не дублировались, чтобы не нарушалась последовательность выполнения операций, а самые сложные функции закреплялись за сотрудниками с наиболее высокой квалификацией.

Кроме того, при составлении должностной инструкции необходимо следить, чтобы каждый сотрудник предприятия имел все права, которые нужны для эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.

И вне зависимости от того, описывает ли должностная инструкция обязанности, права и ответственность работника или руководителя, она, как правило, должна содержать пять разделов:

• общие положения;
• основные задачи;
• права;
• ответственность;
• требования к работнику.

Раздел «Общие положения» должен включать точное название должности работника, размер его заработной платы, условия для выдачи премий, заместителя, условия для решения вопросов соц.обеспечения. Кроме того в разделе необходимо указать, кому подчиняется работник, кто назначил на должность и имеет право освободить от нее, наличие подчиненных, порядок замещения, а также перечень документов, которыми работник будет руководствоваться, выполняя свои функции.

Раздел «Основные задачи» должен содержать сведения о конкретных функциях, что возложены на работника, а также об обязанностях, которые он должен выполнять, чтобы решить поставленные перед ним задачи.

Раздел «Ответственность» содержит одинаковые меры воздаяния как за те случаи, когда работник не выполняет возложенных обязанностей, так и за те случаи, в которых он не использует предоставленные ему права.

Раздел «Требования» описывает конкретные требования к стажу и образованию работника. И нередко сведения из этого раздела включают в «Общие положения».

Разработка должностной инструкции считается обязанностью руководителя того из подразделений, в штат работников которого входит конкретная должность. После чего проверить содержание документа должны сотрудники кадровой службы или же юристы. А утверждает его руководитель всего предприятия.

Должностная инструкция считается вступившей в силу, после того, как она будет утверждена, и до того, как ее заменят на другую, разработанную и утвержденную в приведенном порядке. Работник же обязан исполнять требования должностной инструкции с того момента, как подпишет ее, и до того, когда его уволят.

К должностной инструкции обязательно должен быть приложен лист ознакомления, ее страницы должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сам документ – заверен печатью предприятия.

Составляем должностную инструкцию

Все слышали о том, что такое должностная инструкция. Но совсем немногие знают, как ее правильно составить.

Сразу оговоримся, что обычные фирмы не обязаны составлять должностные инструкции для своих сотрудников. Такая обязанность установлена только для государственных учреждений. Однако наличие таких инструкций может облегчить жизнь любой фирме.

Руководство к действию

При создании должностных инструкций за основу можно взять рекомендации, разработанные для государственных учреждений. Например, Рекомендации по разработке должностной инструкции, приведенные в приложении 2 к Положению о системе управления охраной труда в организациях Госкомэкологии, утвержденному приказом Госкомэкологии от 10 декабря 1997 г. № 552. Отметим, что в настоящее время функции Госкомэкологии переданы в Минприроды.

Кроме того, стоит обратить внимание на Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденный постановлением Минтруда от 9 февраля 2004 г. № 9. К сожалению, еще не разработаны отдельные справочники для различных отраслей экономики. Однако даже без них этот документ будет полезен при составлении должностных инструкций.

Структура должностной инструкции

Должностная инструкция должна охватывать все аспекты деятельности сотрудника. В ней оговариваются его обязанности, права и ответственность. Именно в соответствии с этим документом руководство может оценить работу сотрудника.

Чиновники Госкомэкологии рекомендуют соблюдать соответствие между правами руководителя и обязанностями подчиненного (первые должны подтверждаться вторыми). А также следить за обратным соответствием – реализация прав подчиненного обеспечивается обязанностями руководителя. Кроме того, ответственность руководителя не должна включать в себя ответственность подчиненного.

Начинать разработку должностных инструкций советуют с создания их проектов. Такие проекты должны составляться руководителями для своих подчиненных. Это связано с тем, что руководители подразделений и отделов как никто другой знают работу своих подчиненных, могут грамотно организовать их труд и равномерно распределить обязанности между ними.

Следует обратить внимание на то, чтобы каждой задаче (группе задач) соответствовал один сотрудник, на которого возлагается персональная ответственность за ее выполнение. После определения ответственных лиц нужно составить перечень их обязанностей, выполнение которых обеспечивает решение поставленных задач. Затем перечисляются права ответственного лица, соответствующие его обязанностям.

Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

– «Квалификация». В этом разделе указывается квалификация, необходимая для выполнения данной работы;

– «Обязанности». Этот раздел представляет собой максимально конкретизированные функции сотрудника, его должностные обязанности. Для наглядности их следует описывать глаголами действия, например выполнять, начислять, обрабатывать, контролировать;

– «Права». Обязанностям должны соответствовать определенные права сотрудника: например, какие ресурсы (трудовые, материальные, информационные) и в каком объеме он может использовать для выполнения своей работы, какие действия ему разрешены;

– «Ответственность». Здесь нужно указать, что работник отвечает за невыполнение своих обязанностей, со ссылкой на законодательство, которое определяет вид и меру ответственности в каждом случае;

– «Взаимосвязи работника». Это, по нашему мнению, необязательный раздел. Однако чиновники рекомендуют вставить его в должностную инструкцию. Кроме того, он достаточно важен для инструкции бухгалтера – в нем можно указать, какие документы и от кого он может требовать. Для всех остальных работников в этом разделе нужно описать их связи с другими сотрудниками (по каким вопросам, в какие сроки, при каких условиях, формы связи и т. д.).

Готовые проекты должностных инструкций необходимо согласовать с юристом фирмы. И только после этого они утверждаются непосредственными руководителями тех лиц, в подчинении которых находятся работники.

Проект должностной инструкции бухгалтера, работающего с кассой и банком, может выглядеть так.

[3]

Должностная инструкция бухгалтера

Директор ООО «Актив»

15 апреля 2004 г.

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность бухгалтера ООО «Актив».

1.2. Режим работы бухгалтера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка в организации.

2. Квалификация

– законодательство по бухгалтерскому и налоговому учету, гражданское и трудовое право;

– порядок оформления операций и организацию документооборота по участкам учета;

– методы экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия;

– порядок ведения кассовых операций и учета операций по расчетным и валютным счетам;

– правила проведения инвентаризации.

2.2. Бухгалтер должен владеть компьютером на уровне уверенного пользователя, в том числе программами по бухгалтерскому учету.

3. Обязанности

3.1. В обязанности бухгалтера входит:

– выполнение работы на порученном участке бухгалтерского учета;

– контроль движения денежных средств в кассе и на банковских счетах предприятия;

– оформление платежных поручений и своевременное представление их в банк;

– соблюдение трудовой и производственной дисциплины, правил и норм охраны труда, требований производственной санитарии и гигиены, требования противопожарной безопасности.

3.2. В случае производственной необходимости приказом директора на бухгалтера может быть возложено выполнение других обязанностей с указанием срока их исполнения и размера денежной компенсации.

4. Права

4.1. Бухгалтер имеет право:

– требовать предоставления материалов и документов, необходимых для выполнения возложенных на него обязанностей;

– заказывать служебный автомобиль для поездки в обслуживающий банк.

5. Ответственность

5.1. В соответствии с положениями Трудового кодекса бухгалтер несет ответственность:

– за невыполнение своих должностных обязанностей;

– за невыполнение приказов, распоряжений и поручений непосредственного руководства и администрации предприятия;

– за несоблюдение трудовой дисциплины, нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных на предприятии;

– за умышленную порчу материальных ценностей;

– за разглашение сведений, составляющих служебную или коммерческую тайну.

С инструкцией ознакомлен: 16 апреля 2004 г. А.А. Смирнов (подпись) (Ф.И.О.)

Подробности и польза от них

Если вы составляете, например, должностную инструкцию для бухгалтера, работающего на участке расчета зарплаты, начисления «зарплатных» налогов и расчетов с подотчетными лицами, то в разделе «Квалификация» вы можете подробно расписать, что он должен знать. В частности, конкретные главы Налогового кодекса, бухгалтерский и налоговый учет затрат, нормативы и правила списания командировочных расходов и т. д. В разделе «Обязанности» для такого бухгалтера также подробно расписываются функции, которые на него возлагаются: начисление зарплаты, контроль расходов подотчетных лиц, проверка авансовых отчетов и приложенных к ним документов, начисление налогов и т. д.

Таким же образом следует поступать с каждой должностной инструкцией – чем подробнее вы опишете требуемые знания и перечень обязанностей, тем лучше. Дело в том, что в ряде случаев это может оказать вам добрую услугу. Например, если ваш продавец забыл выдать кассовый чек покупателю, то при наличии грамотно составленной для него должностной инструкции оштрафуют не фирму, а только продавца. Поскольку фирма в данном случае сделала все возможное, в частности должностной инструкцией обязала продавца применять ККМ (постановление ФАС Московского округа от 1 декабря 2003 г. № КА-А41/9492-03-П).

Кроме того, если вы хотите оплачивать обучение своих сотрудников и не удерживать с них НДФЛ, нужно доказать, что сотрудники получают образование не в личных интересах, а на благо фирмы. Для этого можно сослаться на трудовой договор, а также и на должностные инструкции. В них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров.

Проверка

Проверить квалификацию сотрудника и выполнение им должностных обязанностей может только специальная аттестационная комиссия. Перед проведением аттестации надо издать внутреннее положение о ней и о составе комиссии. Затем нужно предупредить работника о предстоящей аттестации.

На практике бывает так, что сотрудник не имеет специальной подготовки или стажа работы, установленных в разделе «Квалификация», но обладает достаточным практическим опытом и качественно выполняет возложенные на него обязанности. В таком случае аттестационная комиссия может рекомендовать назначить такого сотрудника на соответствующую должность.

Источники

1. 
   Гусов, К.Н. Комментарий к трудовому кодексу Российской федерации (вводный); М.: ВИТРЭМ, 2013. — 240 c.
2. 
   Зайцева Т. И., Медведев И. Г. Нотариальная практика. Ответы на вопросы. Выпуск 3; Инфотропик Медиа — М., 2010. — 400 c.
3. 
   Розен, Александр Прения сторон. Времена и люди / Александр Розен. — М.: Советский писатель. Ленинградское отделение, 2013. — 589 c.
4. Под редакцией Аванесова Г. А. Криминология; Юнити-Дана — Москва, 2010. — 576 c.
5. Вышинский, А. Я. А. Я. Вышинский. Судебные речи / А.Я. Вышинский. — М.: Государственное издательство юридической литературы, 2017. — 564 c.