Должностные инструкции срок хранения

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

Обратите внимание! Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2019 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2019.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены.

Вывод! Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Важно! Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

>Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Назначение

Несмотря на то, что в ТК РФ определение должностной инструкции отсутствует, указанный документ можно охарактеризовать как своеобразный перечень круга обязанностей по должности, введенной в действие штатным расписанием.

При этом в инструкции кроме основных направлений деятельности оговариваются и полномочия работника в тех или иных случаях, и определяются границы прав и меры ответственности.

Также помимо вышеуказанных сведений ДИ содержит и некоторые требования и условия к самому сотруднику, а именно:

• его квалификации;
• перечню знаний в определенной области;
• владению информацией по отдельно взятой нормативной базе;
• соподчиненности.

Следует отметить, что инструкция при ее оформлении помогает решить ряд задач:

• избежать конфликтных ситуаций в споре об исполнении тех или иных заданий;
• ограничить работодателя в требованиях вменения обязанностей, которые должности не присущи и в принципе не входят в трудовую функцию;
• разграничить обязанности по тождественным должностям в соответствии с участками работы.

Оформление должностной инструкции по ГОСТу в 2019 году

Несмотря на то, что прямой регламентации по созданию должностной инструкции закон не содержит, определенные правила именно при создании организационно-распорядительной документации имеются.

Так, Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст утвержден ГОСТ, применяемый при создании унифицированных форм кадровой документации, к которой инструкция, кстати, и относится.

Также при разработке ДИ к каждой должности за основу берутся нормы ЕТКС, в которых приведены и требования к той или иной должности, и типовой перечень обязанностей.

Основные требования

Следует отметить, что с даты подписания сторонами инструкция будет являться локальным документом, нормы которого обязаны соблюдать как работодатель, так и сотрудник.

Именно поэтому при разработке указанного документа ошибок допускать нельзя, в противном случае в рамках ст.8 ТК РФ инструкция может быть признана недействительной, что в свою очередь повлечет за собой уже другие сложности.

То есть ДИ изначально должна быть создана как с учетом ГОСТа, так и рекомендаций по ЕТКС, а также содержать определенные атрибуты, присущие локальной документации, включающей в себя не только подписи сторон и обязательное утверждение, но и типовые разделы с соблюдением определенной структуры.

Порядок и правила

Безусловно, должностная инструкция является локальным актом, в котором вплотную используются нормы трудового права, что предопределяет распространение требований ст.8 ТК РФ на указанный документ.

То есть одним из основных правил при создании ДИ является полное соблюдение прав предоставленных работникам в рамках трудовых правоотношений, учитывая, что противоречие в виде нарушения той же трудовой функции может привести к отмене инструкции.

При этом, не менее важным является и порядок создания указанного документа, имеющего юридическую силу и дающего возможность использовать инструкция не только в качестве инструмента регулирования трудового процесса, но и веского аргумента в спорных ситуациях.

То есть ДИ как минимум должна быть разработана с учетом вышеперечисленных документов и быть утверждена в рамках правил, оговоренных Постановлением №65-ст.

Вопрос-ответ по теме

• Как правильно указать в документах временно исполняющего обязанности начальника отдела?
• В каких организациях должна быть учреждена должность ученого секретаря?
• Как оформить расширение трудовой функции водителю?
• Как изменить наименование отдела и должностные обязанности?
• Как оформляется служебный автомобиль?

Для чего нужна должностная инструкция?

Состав пунктов должностной инструкции

В разделе «Общие положения», указывается:
— категория должности в соответствии с ОК 016-94 и «Квалификационным справочником»;
— требования к профессиональной подготовке, стажу работы;
— порядок назначения на должность и освобождения;
— перечень нормативных документов, которые работник должен знать и руководствоваться в своей деятельности;
— подчиненность и замещение.

Таб. 1 Раздел «Общие положения»

Добавить комментарий Отменить ответ

Для отправки комментария вам необходимо авторизоваться.

Срок действия должностной инструкции

Кто на предприятии должен разрабатывать должностные инструкции?

О периодичности «пересмотра» должностных инструкций

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

Должностная инструкция техника-технолога сварочного производства

Настоящая должностная инструкция определяет

обязанности, права и ответственность техника-технолога сварочного производства.

Закрытое акционерное общество «Альфа»

Должностная инструкция № 224

техника-технолога сварочного производства

г. Москва 2015-01-03

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность техника-технолога сварочного производства.

1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимается генеральным директором.

1.3. На должность техника-технолога сварочного производства назначается лицо, имеющее среднее профессиональное (техническое) образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Техник-технолог сварочного производства (далее – техник-технолог) в своей деятельности руководствуется:

– действующими нормативно-техническими документами по вопросам выполняемой работы;

– уставом организации, локальными нормативными актами организации;

– настоящей должностной инструкцией.

1.5. Техник-технолог должен знать:

– единую систему технологической подготовки сварочного производства; – стандарты, технические условия и другие нормативные и руководящие материалы по проектированию, разработке и оформлению технологической документации сварочного производства;

– конструкцию изделия или состав продукта, на которые разрабатывается технологический процесс сварки;

– порядок и методы планирования технологической подготовки производства и выполнения сварочных работ;

– методы и способы сварки;

– технические требования, предъявляемые к применяемым при сварке материалам, нормы их расхода;

– технические характеристики проектируемого объекта и требования к нему;

– технологию производства выпускаемой предприятием продукции;

– основное технологическое оборудование предприятия и принципы его работы;

– типовые технологические процессы и режимы сварочного производства; – методы проведения патентных исследований в области сварочных работ;

– основные требования организации труда при проектировании технологических процессов сварочных работ и сварочного оборудования;

– основы экономики, организации труда и организации производства;

– основы трудового законодательства;

– правила и нормы охраны труда.

1.6. Техник-технолог подчиняется непосредственному руководителю.

1.7. На время отсутствия техника-технолога (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке.

ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Разрабатывать под руководством инженера-технолога прогрессивные технологические процессы и оптимальные режимы сварочного производства на простые виды продукции или ее элементы, обеспечивая:

– соответствие разрабатываемых проектов технологических режимов сварки, норм расхода материалов, правил технической эксплуатации оборудования техническим заданиям и действующим нормативным документам по проектированию;

– соблюдение высокого качества продукции;

– сокращение материальных и трудовых затрат на ее изготовление.

2.2. Устанавливать пооперационный маршрут сварки в процессе изготовления продукции и контроль по всем операциям технологической последовательности.

2.3. Составлять карты технологического процесса сварки изделий, маршрутные и материальные карты, ведомости оснастки и другую технологическую документацию.

– в проведении патентных исследований касающихся методов и технологии сварки, организации сварочных работ и совершенствования сварочного оборудования;

– в составлении технических заданий на проектирование приспособлений, оснастки и специального инструмента для сварочного оборудования, предусмотренных разработанной технологией;

– во внедрении технологических процессов сварки и автоматизации сварочных работ;

– в выявлении причин некачественных сварных швов, в подготовке предложений по его предупреждению и ликвидации.

2.5. Оформлять изменения в технической документации в связи с корректировкой технологических процессов сварочных работ и режимов сварочного производства и согласовывать их с подразделениями предприятия.

2.6. Принимать участие в разработке технически обоснованных норм времени (выработки) на выполнение сварочных работ, рассчитывать подетальные и пооперационные материальные нормативы, нормы расхода сырья, материалов, инструмента, топлива и энергии, экономическую эффективность проектируемых технологических процессов сварочных работ.

2.7. Контролировать соблюдение технологической дисциплины сварочного производства и правил эксплуатации сварочного оборудования.

2.8. Участвовать в испытаниях сварочного оборудования, в проведении экспериментальных работ по проверке и освоению проектируемых технологических процессов и режимов сварочного производства.

ПРАВА

3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

3.6. Привлекать с разрешения руководства работников всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него.

ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Техник-технолог несет ответственность:

[2]

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.

5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.

Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом генерального директора от 2015-01-03 №67.

Руководитель отдела кадров Е.Э.

Какой срок действия должностной инструкции на предприятии?

С настоящей инструкцией ознакомлен.

Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.

Техник-технолог П.А. Беспалов

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Вопрос: Как часто подлежат пересмотру и замене должностные инструкции? Можно ли использовать должностную инструкцию, утвержденную в 2005 году?

ВОПРОС: Как часто подлежат пересмотру и замене должностные инструкции? Можно ли использовать должностную инструкцию, утвержденную в 2005 г.?

ОТВЕТ: Должностная инструкция является одним из документов локальной нормативной базы организации (ст.194 Трудового кодекса РБ). Пунктом 2 ст.54 данного кодекса предусмотрена обязанность нанимателя при приеме на работу ознакомить работника под роспись с порученной работой (должностной инструкцией). Должностная инструкция — это организационно-правовой документ, в котором устанавливаются основные функции, обязанности, права и ответственность работника организации. Должностная инструкция составляется по каждой штатной должности организации и объявляется работнику под роспись при заключении трудового договора (контракта).

Пересмотр должностных инструкций осуществляется по мере необходимости, но, как правило, не реже чем один раз в три года.

В определенных случаях в инструкцию вносятся изменения оперативного характера (например, при изменении организационной структуры, перераспределении функций между подразделениями и должностными лицами, изменении нормативных и законодательных актов и т.д.). Внесение изменений в утвержденную должностную инструкцию и утверждение нового варианта осуществляется разработчиком в установленном в организации порядке.

Сроки действия должностных инструкций

Использовать должностную инструкцию, утвержденную в 2005 г., имеет смысл при отсутствии изменений организационной структуры, перераспределении функций между подразделениями и должностными лицами, изменении нормативных и законодательных актов и т.д. То есть, когда речь идет о должности, основные функции, обязанности, права и ответственность по которой с течением времени практически не претерпевает существенных изменений, в т.ч. и когда изменения в законодательстве с течением времени не коснулись этой должности. К таким должностям условно можно было бы еще некоторое время назад отнести заведующего складом, инспектора по кадрам, секретаря и других. Однако внедрение прогрессивных методик и систем ведения складского учета, расширении функций инспектора по кадрам от простого учета принятых и уволенных работников до ведения полноценной работы по подбору персонала, штатной расстановки и разработки системы обучения, а так же повышающихся изо дня в день требований к претендентам на должность секретаря, говорит о том, что необходимость в пересмотре должностных инструкций возникает перед нанимателем все чаще.

Алексей Пархимович, экономист по труду I категории

В каком подразделении и сколько хранить положения о структурных подразделениях и должностные инструкции?

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела.

[1]

Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов. Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения:

Если в организации установлен порядок, при котором документы к утверждению централизованно готовит кадровая служба и утвержденные оригиналы положений и должностных инструкций также хранятся ею централизованно, она осуществляет ознакомление работников и передает им под расписку заверенные копии должностных или рабочих инструкций, то архив будет принимать на постоянное хранение 1 утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении после их замены новыми от кадровой службы. При таком порядке для текущей работы и контроля за выполнением трудовых операций в структурные подразделения передаются заверенные копии (при экспертизе ценности часто проводится аналогия с категорией «в других организациях»). Спустя 3 года или минимум 1 год после замены новыми (срок хранения – «До минования надобности») заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Если в организации руководителям структурных подразделений или «курирующему» их заместителю первого руководителя предоставлены полномочия децентрализованно готовить положения и должностные инструкции к утверждению или утверждать их, то утвержденные оригиналы будут храниться непосредственно в подразделениях или в секретариате «курирующего» заместителя постоянно («по месту разработки и утверждения»). При этом ознакомление работников с требованиями данных документов и выдача копий работникам под расписку должны осуществляться децентрализованно непосредственными руководителями подразделений. После замены новыми положения и должностные инструкции структурные подразделения включают в годовой раздел описи дел постоянного срока хранения и готовят к передаче в архив. При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля. После замены новыми минимум через 1 год (максимум через 3 года) кадровая служба включает заверенные копии положений о подразделениях и должностные инструкции работникам в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации. На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов. При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет. Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

И, наконец, при исчислении сроков хранения документов действует старое архивное правило – срок хранения исчисляется с 1 января календарного года, следующего за годом «окончания документов делопроизводством» 2 , т.е. годом, в котором положения и должностные инструкции утратили силу, были отменены, изменены и перестали быть действующими и актуальными документами, т.е. перешли в статус архивных документов.

Согласно ст. 55 а) и 77 а) ПТУД. Вернуться назад

Подпункт 13.1.1 Основных правил работы ведомственных архивов (одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, приказ Главархива СССР от 05.09.1985 № 263). Вернуться назад

Какой срок хранения должностных инструкций сотрудников в 2019 году

Особенности создания индивидуальной инструкции

При разработке должностной инструкции нужно придерживаться алгоритма:

1. Выделить на предприятии существующие должности и разработать документ для каждой из них. Определить особенности выполняемых сотрудниками функций.
2. Издается отдельное распоряжение руководителя о создании на предприятии должностных инструкций.
3. Сформировать группу специалистов, которые будут готовить этот локальный акт. Обычно в нее входят бухгалтеры, юристы и руководители отдельных подразделений предприятия (мастера участков или цехов).
4. Опубликовать Положение о порядке разработки должностных инструкций. В нем должно быть указано, кто и в какие сроки будет создавать эту документацию.
5. Определить структуру и содержание инструктажа для работников, занимающих каждую из должностей. Если на предприятии действует профсоюз, то к созданию локальных актов можно привлечь его руководителя.
6. Определяется форма бланка локального акта, при необходимости она дорабатывается и согласовывается со всеми членами группы.
7. Инструкция регистрируется и подписывается руководителем, а также всеми ответственными лицами.

После создания документа с ним знакомят работников, они должны подтвердить свое согласие с необходимостью выполнять эту инструкцию при помощи подписи.

Необязательно формировать должностные инструкции для всех работников. Чаще всего этот документ издают для материально-ответственных лиц и сотрудников производственных цехов. Занимающим остальные должности достаточно перечислить их обязанности в одной из частей трудового договора.

Законом не регламентируется количество бланков должностных инструкций. Их необязательно выдавать работникам на руки. Чаще всего при трудоустройстве соискатели знакомятся с оригиналом документа, а на рабочем месте у них хранится его копия. На вредных производствах делают 3 экземпляра: для архивирования, выдачи работникам и ознакомления.

Когда необходимо издавать новую редакцию документа

Документ, разработанный на предприятии единожды, может действовать годами. Замена его необходима только в следующих случаях:

• изменение названия организации;
• смена руководства;
• должность занял другой работник или прежний сменил фамилию;
• предприятие реорганизовано;
• появилась необходимость внести новые пункты в документ (например, после установки нового оборудования или из-за расширения круга обязанностей сотрудника);
• название должности стало иным.

При необходимости замены действующей должностной инструкции издается приказ руководителя, а потом происходит разработка документа в обычном порядке. Локальные акты, утратившие силу, необходимо не уничтожать в течение 5 лет (с 2013 года).

Особых требований к месту хранения инструкций закон не предъявляет. В большинстве случаев их целесообразно хранить по месту разработки, то есть в организации, выступающей в роли работодателя. Но допустимо передать их:

• в архивы;
• компаниям, занимающимся хранением документации.

Место хранения инструкции необходимо указать в Положении о ее создании (если оно издается). Регистрация должностного документа необязательна. Ведение документации работников в этом случае полностью передано на усмотрение работодателя.

Какие законы регулируют обращение с должностными инструкциями

Сколько хранятся локальные акты

Определяют период хранения должностной инструкции исходя из ее вида:

1. Унифицированная форма, разработанная отраслевым ведомством, подлежит постоянному хранению.
2. Если вы создали локальный акт силами группы специалистов организации, то он признается индивидуальным. Такой вариант хранят в течение 75 лет, если он создан для научных сотрудников, работников во вредных, тяжелых или опасных условиях (а также занимающих должности приравненные к ним). Для всех остальных должностей необходимо хранить акт до прекращения существования предприятия.
3. Инструкция, являющаяся приложением к трудовому договору. В этом случае она хранится вместе с основным документов в течение 75 лет, вне зависимости от условий труда работника (об этом гласит пункт 657 Приказа № 558 Минкульта).

Если вы заменили должностную инструкцию на новую, то документ в старой редакции нужно хранить 5 лет, а новый вариант должен лежать в течение 75 лет.

Нарушение правил хранения должностных инструкций является административным правонарушением. К ответственности по статье 13.20 КоАП РФ привлекают должностных лиц, отвечающих за архивацию.

Срок хранения должностной инструкции

Для чего необходимы учет и хранение документов в организации

Любое направление работы компании, любая операция должны быть оформлены документально. Это касается, в том числе, производственной, финансовой, бухгалтерской, хозяйственной и кадровой деятельности предприятия, где наличие конкретных подтверждающих документов закреплено на законодательном уровне. Правильно оформленные документы, имеющие все необходимые реквизиты, заверяют установленные процедуры, подтверждают их законность и позволяют государству контролировать деятельность хозяйствующих субъектов.

Учет и хранение документов в организации позволяет однозначно идентифицировать каждый документ путем присвоения ему уникального регистрационного номера, обеспечить его сохранность и оперативный поиск. Минимизация времени и усилий, затрачиваемых на поиск документов, существенно повышает производительность труда сотрудников и дает возможность предъявлять испрашиваемые контролирующими органами бумаги сразу, по мере поступления запросов.

Регистрация и порядок хранения документов в организации должны быть регламентированы в соответствии с их типом и характером производственной деятельности компании, учитывать особенности ее структуры и организационных процессов.

Порядок и сроки хранения документов различного типа

Общие положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке локального нормативного акта, устанавливающего порядок и сроки хранения документов на предприятии, изложены в:

• Федеральном законе 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
• «Основных правилах работы архивов организации», одобренных решением Росархива от 06.02.2002;
• Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, далее — Перечень № 58.

Обратите внимание: Если предприятие организовано в форме акционерного общества, то есть, его деятельность связана с ценными бумагами, порядок и сроки хранения документов в организации должны соответствовать особым требованиям, устанавливаемым Постановлением ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Порядок и сроки хранения уставных документов

Уставные документы имеют первостепенное значение в деятельности организации и хранятся особым образом — в отдельной папке, которую помещают в сейф, доступ к которому имеют только те должностные лица, список которых утвержден приказом руководителя. Ответственность за сохранность правоустанавливающих документов возлагается на руководителя или главного бухгалтера предприятия. Бумажные оригиналы уставных документов сейчас почти не используются — после регистрации предприятия в ЕГРЮЛ вся необходимая информация находится в открытом доступе.

Срок хранения уставных документов — не ограничен и в случае ликвидации компании они передаются на архивное хранение специализированной организации в установленном порядке.

• Правила регистрации документов
• Как без ошибок определять сроки хранения документов по разным перечням
• Создаем документы и работаем с ними в CRM-системах

Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского и налогового учета

По окончании календарного года эти документы подшиваются в дела, папки с которыми еще 3-4 года хранятся в специально оборудованных шкафах в бухгалтерии, а затем передаются на хранение в архив предприятия.

Порядок хранения бухгалтерских документов в организации устанавливается в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина СССР от 29.07.1983 №105. При этом разница в сроках хранения таких документов объясняется различиями в степени важности, необходимости для исчисления и уплаты налогов, осуществления бухгалтерского учета.

Те первичные документы, в соответствии с которыми исчисляются и отчисляются налоги и страховые взносы, согласно НК РФ, должны хранится на предприятии не менее четырех лет. К таким документам относятся те, которыми подтверждается получение доходов, произведенные предприятием расходы и выплаты в бюджет по налогам. В то же время, согласно закону о бухучете, порядок хранения документов бухгалтерского учета, предполагает пятилетний минимальный срок их хранения и соответствие правилам организации государственного архивного дела.

В таблице представлены сроки, установленные для хранения разных видов документов бухгалтерского и налогового учета.

Аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности

Лицевые карточки, счета работников

Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет

Исполнительные листы работников

до минования надобности

Бланки форм статистической отчетности в организациях, не являющихся их разработчиками

до замены новыми

Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды

Порядок хранения документов кадрового учета

Трудовые книжки работников хранятся в сейфе, обеспечивающем их сохранность в случае пожара или затопления. Другие документы кадрового учета хранятся в специально оборудованных шкафах, обеспечивающих отсутствие к ним несанкционированного доступа в соответствии с законодательством о персональных данных. Сроки хранения документов по личному составу установлены ст. 22.1 федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ, они представлены в таблице:

Документы по личному составу

Созданные до 2003 года

Созданные после 2003 года

Сформированные в государственных, муниципальных органах и организациях-источниках комплектования госархивов

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Сформированные в государственных и муниципальных архивах, поступившие из ликвидированных организаций всех форм собственности

75 лет со дня поступления

50 лет со дня поступления

Сформированные в иных организациях

75 лет с даты создания

50 лет с даты создания

Обратите внимание: уничтожение этих документов допускается на основании соответствующего акта, то есть, только после того, как была проведена экспертиза их практической, научной, исторической и культурной ценности. Образец акта о выделении документов к уничтожению можно скачать .

Каким документом регламентируется порядок хранения документов

На предприятии должен быть разработан свой список документов, подлежащий обязательному хранению. Приказ о порядке хранения документов в организации, пример представлен ниже.

В большинстве случаев порядок хранения документов в организации регламентируется архивным законодательством Российской Федерации и Перечнем №558, но нормативные акты, разработанные на государственном уровне не могут охватить все то разнообразие документов, которое генерируется в процессе деятельности предприятий. В таких случаях в качестве регламентов можно воспользоваться отраслевыми и ведомственными перечнями, например:

Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Центрального банка РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности органов управления, воинских частей войск гражданской обороны, подразделений пожарной службы, учреждений, организаций Министерства по чрезвычайным ситуациям РФ;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Сберегательного банка РФ и учреждений его системы, с указанием сроков хранения;

Перечнем документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения.

Данные регламенты могут применяться в качестве справочников и теми компаниями, деятельность которых осуществляется в смежных областях.

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников

Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

• в архивы;
• фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).

Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.

ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним. Утвержденные как самостоятельный документ ДИ могут храниться отдельно от соответствующих трудовых договоров.

[3]

При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).

Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой

В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:

• типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
• индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.

При этом устаревшая ДИ, замененная новой редакцией, должна храниться еще в течение 3 лет с момента ее замены. Таким образом, потерявшая свою актуальность ДИ может быть утилизирована через 3 года после ее замены. К вновь введенной ДИ применяются правила о хранении в течение 75 лет или постоянном хранении — для индивидуальных и типовых ДИ соответственно.

Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.

Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях. При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Источники

1. 
   Подгорная, Л. И. Deutsche Geschichte in Biografien: Wissenschaft und Kultur / История Германии в биографиях. Наука и культура / Л.И. Подгорная. — М.: Каро, 2015. — 272 c.
2. 
   ред. Суханов, Е.А. Том 1. Гражданское право. Общая часть; М.: Волтерс Клувер; Издание 3-е, перераб. и доп., 2013. — 720 c.
3. 
   Фаградянц, И. Немецко — русский словарь — справочник. Переписка с официальными лицами и учреждениями: структура письма, образцы обращений, примеры писем; М.: ЭТС & Polyglossum, 2011. — 208 c.
4. История Библиотеки Академии наук СССР. 1714 — 1964 / ред. М.С. Филиппов. — М.: М-Л: Наука, 2017. — 600 c.
5. Берус, Виталий А.С. Лаппо-Данилевский. История. Философия. Методология / Виталий Берус. — М.: LAP Lambert Academic Publishing, 2014. — 160 c.